Als Arbeitgeber können Sie die folgenden Daten maschinell übermitteln oder anfordern:

• Verdienstbescheinigung zur Berechnung von Entgeltersatzleistungen übermitteln,

• Höhe der beitragspflichtigen Einnahmen mitteilen,

• Information über Vorerkrankungszeiten anfordern,

• Information über die Höhe der Entgeltersatzleistungen anfordern.

   

Von der TK erhalten Sie auf Anforderung maschinell Informationen über

• anrechenbare Vorerkrankungen und
• die Höhe der Entgeltersatzleistung.

Damit die Entgeltbescheinigung eindeutig zugeordnet werden kann, müssen Sie in jedem Fall Ihre Betriebsnummer als Arbeitgeber, die Betriebsnummer der jeweiligen Krankenkasse und die Rentenversicherungsnummer des Versicherten angeben.

Des Weiteren füllen Sie die einzelnen Felder der Datensätze mit den erforderlichen Angaben aus. Informationen und Kommentierungen zu den einzelnen Datenbausteinen finden Sie in der Verfahrensbeschreibung in der Anlage 4 hier auf dem Firmenkundenportal.

Kranken- und Verletztengeld

Den Datensatz für die Entgeltbescheinigungen bei Kranken- oder Verletztengeld übermitteln Sie bitte grundsätzlich bis zum fünften Arbeitstag vor dem 42. Tag der Arbeitsunfähigkeit an die TK. Bestehen anrechenbare Vorerkrankungen, berücksichtigen Sie diese bitte bei der Frist. Die TK ermittelt dann das Kranken- oder Verletztengeld.

Krankengeld bei Erkrankung des Kindes

Wenn es um die Erkrankung eines Kindes geht, übermitteln Sie die Daten an die TK, sobald Ihnen alle erforderlichen Angaben bekannt sind.

Mutterschaftsgeld

Damit die TK das Mutterschaftsgeld berechnen kann, übermitteln Sie den Datensatz bitte bei Beginn der sogenannten Schutzfrist, also zu dem Zeitpunkt, an dem die Entgeltzahlung endet.

Können Sie diese Zeiten nicht einhalten, müssen Sie allerdings keine Auswirkungen befürchten. Zu spät übermittelte Daten werden weder von der Datenannahmestelle der Ersatzkassen, dem Verband der Ersatzkassen noch von der TK zurückgehalten oder abgewiesen.

Als Arbeitgeber übermitteln Sie die Datensätze an die sogenannte Datenannahmestelle. Diese leitet die Meldungen an die jeweilige Krankenkasse weiter.

Die Datenannahmestelle der Ersatzkassen ist der Verband der Ersatzkassen (vdek). Auch die Meldungen der Krankenkassen an die Arbeitgeber laufen über diese Stelle.

Datenannahmestelle für die Ersatzkassen ist der Verband der Ersatzkassen (vdek). Die Datenannahmestelle leitet die Daten an die jeweilige Krankenkasse weiter. Sie ist auch dafür zuständig, die Daten der Krankenkasse an die Arbeitgeber zu übermitteln.

Darüber hinaus prüft sie die Daten formal, nicht aber fachlich oder inhaltlich. Sie kontrolliert zum Beispiel, ob Sie für Ihre Datensätze ein zugelassenes Entgeltabrechnungsprogramm oder eine zugelassene Ausfüllhilfe eingesetzt haben. Sie kontrolliert auch, ob die Datei korrekt aufgebaut ist und ob Pflichtfelder wie die Betriebsnummern oder die Rentenversicherungsnummer ausgefüllt sind. Denn nur dann können die Daten richtig verarbeitet werden.

Liegt Ihre maschinell übermittelte Verdienstbescheinigung der TK nicht vor, können hierfür mehrere Gründe vorliegen:

• Der Datensatz ist nicht bei der Datenannahmestelle der Ersatzkassen eingegangen, so dass dieser ihn nicht an die TK weiterleiten konnte.

• Der Datensatz ist zwar beim Verband der Ersatzkassen eingegangen, dieser hat ihn aber auf Grund von Mängeln abgelehnt. In diesem Fall korrigieren Sie die abgewiesenen Daten und übermitteln Sie sie erneut.

Bei Fragen wenden Sie sich in jedem Fall an die Datenannahmestelle beziehungsweise an den Softwarehersteller Ihres Entgeltabrechnungsprogramms.

Stellt die Datenannahmestelle Mängel fest, lehnt sie die Daten ab. Sie müssen die Meldung dann stornieren.

Lehnt die Datenannahmestelle Ihren Datensatz ab oder stellen Sie fest, dass er inhaltlich fehlerhaft ist, stornieren Sie ihn. Erstellen Sie dazu den übermittelten Datensatz neu und fügen Sie das Stornierungsmerkmal "Stornierung einer bereits abgegebenen Mitteilung" hinzu. Übermitteln Sie zusätzlich einen neuen Datensatz mit den richtigen Werten.

Ja. Die Datenannahmestelle - für die Ersatzkassen ist das der Verband der Ersatzkassen vdek - schickt Ihnen eine Eingangsbestätigung, wenn sie Ihre Daten angenommen hat. Über den Kommunikationsserver erhalten Sie außerdem eine Verarbeitungsbestätigung mit dem Ergebnis der Plausibilitätsprüfung.

Möchten Sie keine positiven Verarbeitungsbestätigungen erhalten, können Sie dies in Ihrem Programm kennzeichnen. Dies gilt nicht bei fehlerhaften Datensätzen: negative Verarbeitungsbestätigungen erhalten Sie immer.

Ob Sie Arbeitsentgelt während des Bezuges einer Entgeltersatzleistung weiterzahlen, teilen Sie der TK bereits mit der Entgeltbescheinigung per Datensatz mit.

Wenn wir die Entgeltersatzleistung berechnet haben, erhalten Sie von uns deren Höhe per Datensatz. Anhand dieser Angaben können Sie dann die Höhe der beitragspflichtigen Einnahmen aus dem weitergewährten Arbeitsentgelt ermitteln und uns anschließend per Datenaustausch melden.

Anfragen zu Vorerkrankungen können Sie seit dem 1. Juli 2011 nur noch maschinell stellen. Auch die Mitteilung über die Vorerkrankung erhalten Sie nur noch auf maschinellem Weg. Bitte prüfen Sie in jedem Fall, ob eine Anfrage zu Vorerkrankungen tatsächlich notwendig ist.