Wenn Sie einen Ihrer Mitarbeiter zeitlich befristet in ein Land entsenden wollen, mit dem Deutschland ein bilaterales Sozialversicherungsabkommen geschlossen hat, ist Ihr Ansprechpartner grundsätzlich die Krankenkasse Ihres Mitarbeiters. Gegebenenfalls kann es aber auch die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung-Ausland (DVKA) sein.

 

So gehen Sie vor:

 

• Beantragen Sie zunächst bei der Krankenkasse Ihres Mitarbeiters, an die Sie bisher die Beiträge zur Rentenversicherung abgeführt haben, die nach dem jeweiligen Abkommen vorgesehene "Bescheinigung über die Anwendung der deutschen Rechtsvorschriften“. Bei Entsendungen in die USA ist das zum Beispiel der Vordruck D/USA 101. Teilen Sie dazu der Krankenkasse auch die Einzelheiten der Entsendung mit, zum Beispiel den Grund und die Dauer. Falls für den Mitarbeiter bisher keine Beiträge zur Rentenversicherung zu zahlen waren, beantragen Sie die Bescheinigung bei der Deutschen Rentenversicherung Bund.
• Wenn die Krankenkasse oder die Deutsche Rentenversicherung Bund Ihnen die Bescheinigung übermittelt hat, händigen Sie diese Ihrem Mitarbeiter aus. Weisen Sie ihn darauf hin, dass er das Papier während seines Auslandseinsatzes stets bei sich haben muss.
• Nehmen Sie zusätzlich eine Kopie der Bescheinigung in die Personalakte Ihres Mitarbeiters auf. Eine weitere Kopie leiten Sie an das Unternehmen im Ausland weiter, das Ihren Mitarbeiter beschäftigen wird.

 

Ausnahmevereinbarung beantragen

Wenn Sie Ihren Mitarbeiter von vornherein länger ins Ausland entsenden wollen, als dies im Sozialversicherungsabkommen maximal vorgesehen ist, oder sich die Verlängerung während der Entsendung ergibt, benötigen Sie eine Ausnahmevereinbarung. Diese Ausnahmevereinbarung müssen Sie bei der DVKA beantragen.

Die Ausnahmevereinbarung treffen die Sozialversicherungsträger der beteiligten Staaten. Es kann manchmal Monate dauern, bis ein Antrag auf Ausnahmevereinbarung bearbeitet ist. Stellen Sie Ihre Anträge deshalb möglichst frühzeitig.

Sobald die Ausnahmevereinbarung geschlossen wurde, erhalten Sie von der DVKA, der zuständigen Krankenkasse oder der Deutschen Rentenversicherung Bund die "Bescheinigung über die Anwendung der deutschen Rechtsvorschriften", die nach dem jeweiligen Abkommen vorgesehen ist.