So bleiben Sie bei der Sache
Konzentriert an einem Thema zu arbeiten ist im Alltag nicht immer möglich. Aber oft können wir selbst beeinflussen, ob wir uns unterbrechen lassen oder nicht.
Manchmal gibt es Wichtigeres als das, was man gerade tut - der Anruf eines Kunden, ein Notfall, ein dringender Auftrag. Klar, dass man die aktuelle Aufgabe dann unterbricht. Aber müssen Sie sich von elektronischen Pieptönen, Pop-up-Fenstern und Vibrationen von Ihrem Thema ablenken lassen? Müssen Sie auf jede SMS sofort reagieren?
Unterbrechungen vermeiden
Ein paar einfache Strategien helfen, sich wieder besser auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren:
- Hören Sie auf, sich automatisch über eingehende E-Mails und SMS informieren zu lassen. Dann müssen Sie auch nicht ständig entscheiden, ob Sie diese Nachrichten jetzt auch lesen oder beantworten wollen.
- Bearbeiten Sie Ihre E-Mails im Block zu bestimmten Zeiten des Tages.
- Schauen Sie nicht öfter als dreimal am Tag in Ihren E-Mail-Briefkasten.
- Bestellen Sie Newsletter ab, die Ihnen keine wichtige Info liefern.
- Organisieren Sie sich Zeiten, in denen Sie nicht erreichbar sind. Verabreden Sie zum Beispiel mit einem Kollegen, dass zuerst er eine Stunde lang die Telefonate für Sie annimmt und danach Sie für ihn.
- Versuchen Sie, mindestens 15 Minuten bei Ihrer Aufgabe zu bleiben.
- Versenden Sie selber wenig Mails. Dann erhalten Sie auch weniger.
- Lesen Sie in Ihrer Pause keine Mails. Das macht nur Stress.
Kleine Pausen fördern die Aufmerksamkeit
Niemand kann ständig aufmerksam sein. Nach spätestens einer halben Stunde lässt die Aufmerksamkeit nach. Machen Sie dann bewusst eine kleine Pause. Nach drei bis fünf Minuten sind Sie anschließend wieder voll da.
Wenn Sie unterbrochen werden
Kaum jemand kann über seine Zeit ganz allein bestimmen. Dass man unterbrochen wird, gehört einfach dazu - im Familienleben genauso wie im Büro. Und das kostet dann Zeit. Vor allem dadurch, dass Sie die notwendigen Informationen erst wieder in Ihr Arbeitsgedächtnis holen müssen. Meist müssen Sie dazu dann Ihre vorherige Aufgabe teilweise noch einmal machen.
Den Zeitverlust können Sie aber minimieren. In Studien haben sich zwei Strategien als erfolgreich erwiesen:
- Bringen Sie, wenn es geht, erst eine Teilaufgabe zu Ende. Das ist günstiger als zwischendurch auszusteigen. "Einen kleinen Moment noch, ich bin gleich für Sie da" kann als kleine Zwischeninfo helfen.
- Bevor Sie mit Ihrer aktuellen Aufgabe aufhören: Merken Sie sich, wo Sie stehengeblieben sind. Zum Beispiel mit einem kleinen Zettel auf dem Schreibtisch oder dem Schriftstück, an dem Sie gerade arbeiten. Oder - bei sehr kurzen Unterbrechungen - indem Sie sich mental aktiv daran erinnern, was Sie gerade tun wollten. So wissen Sie anschließend schneller, wo Sie wieder beginnen müssen.
Autor: Dipl.-Psych. Anne Frobeen, erstellt am 12.03.11
Quelle: Baethge, A., Rigotti, T., "Arbeitsunterbrechungen und Multitasking", Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (Hrsg.), Dortmund/Berlin/Dresden 2010; Wiessmann, F., "Multitasking und Informationsmanagement", Unfallkasse Post und Telekom (Hrsg.), Tübingen 2010
