Weil Dienstreisen im Gesetz nicht ausdrücklich geregelt sind, sorgen sie häufig für Zündstoff zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter. Arbeitgeber sollten deshalb die Dienstreisen in ihrem Betrieb klar definieren, zum Beispiel die Spesen und die Vergütung der Reisezeit.

 

"Es ist dringend zu empfehlen, dass der Arbeitgeber die genauen Rechte und Pflichten beider Seiten festlegt und dies zum Beispiel in einer Dienstreiseordnung regelt", rät Rechtsanwalt Jobst-Hubertus Bauer, Partner der Berliner Kanzlei Gleiss Lutz und Leiter der Arbeitsgemeinschaft Arbeitsrecht im Deutschen Anwaltverein (DAV). Auch Christian Götz, Arbeitsrechtsexperte und Gewerkschaftssekretär in der Rechtsabteilung von ver.di, empfiehlt ein klares Regelwerk.

 

Dieses Regelwerk wird durch einen Verweis im Arbeitsvertrag Teil dieser individuellen Vereinbarung oder durch Aushang am Schwarzen Brett gültig. "Eine Dienstreiseordnung ist auf jeden Fall für den Arbeitnehmer verbindlich", so Bauer. Häufig schließt der Betrieb eine entsprechende Betriebsvereinbarung mit den Arbeitnehmervertretern. Das schaffe eine breitere Akzeptanz im Betrieb, sagt Gewerkschaftssekretär Götz.

 

Was ist eine Dienstreise?

Eine Dienstreise liegt nach allgemeiner Ansicht dann vor, wenn ein Mitarbeiter im Auftrag seines Unternehmens an einen Ort außerhalb des Dienstortes reist. Im Gegensatz dazu spricht man von einem Dienstgang, wenn er für seinen Arbeitgeber außerhalb des Betriebs etwas erledigt, dabei aber den Wohn- oder Dienstort nicht verlässt. In einer großen Metropole wie Berlin kann aber auch ein Dienstgang innerhalb des Stadtgebiets schon eine Dienstreise sein. Eine genaue gesetzliche Definition dazu gibt es nicht. Auf Dienstreise unterliegt der Mitarbeiter der gesetzlichen Unfallversicherung. Die Reisewege sind Bestandteil der betrieblichen Tätigkeit.

 

Zur Reise verpflichtet

Grundsätzlich ist der Arbeitnehmer zu Dienstreisen verpflichtet. Die Voraussetzung: Die Dienstreise muss mit seiner Tätigkeit zusammenhängen und der Arbeitgeber muss sie kraft seines Direktionsrechts anordnen. Dabei muss die Pflicht zur Dienstreise nicht einmal ausdrücklich im Arbeitsvertrag erwähnt werden. Sie ergibt sich aus der Natur der Sache, das heißt, aus dem Berufsbild oder Tätigkeitsfeld, das dem Arbeitsvertrag zugrunde liegt.

 

Dennoch muss der Arbeitgeber bestimmte Umstände berücksichtigen. "Wer krankgeschrieben ist, für den kann auch keine Dienstreise angeordnet werden", betont Götz. Rücksicht nehmen müsse der Arbeitgeber auch bei Mitarbeitern mit einer anerkannten Schwerbehinderung. Allerdings seien auch diese nicht grundsätzlich von der Pflicht zur Dienstreise befreit.

 

Reise- und Arbeitszeit

Ist die Reisezeit als Arbeitszeit zu betrachten? Muss der Mitarbeiter zum Beispiel auf einer Zugfahrt arbeiten oder ist das Freizeit? Wie wirkt sich eine Dienstreise auf die Vergütung aus? Muss der Arbeitgeber zum Beispiel Überstunden bezahlen, wenn der Mitarbeiter zehn Stunden am Tag unterwegs ist? Diese Grundsatzfragen stehen bei Diskussionen um die Reise- und Arbeitszeit meist im Vordergrund.

 

Reisezeit ist keine Arbeitszeit

Rechtsstreitigkeiten gibt es häufig bei langen oder mehrtägigen Reisen. Grundsätzlich gilt: Die Reisezeit ist keine Arbeitszeit. Sitzt der Mitarbeiter also sechs Stunden im Zug, kann er zum Beispiel lesen oder schlafen. "Wenn die Reisezeit zur Erledigung von dienstlichen Aufgaben genutzt werden soll, sollte dies der Arbeitgeber durch eine ausdrückliche Weisung klarstellen", empfiehlt Bauer. Fährt der Mitarbeiter mit dem eigenen Fahrzeug oder Firmenwagen, ist das reine Fahren als Arbeit zu betrachten.

 

Auch wenn der Mitarbeiter während der Reise nicht arbeiten muss, ist der Arbeitgeber verpflichtet, ihm die reguläre Vergütung zu bezahlen. Dies ergibt sich aus den § 611 und 612 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB). Nicht vergütungspflichtig ist hingegen die Zeit, die der Arbeitnehmer zwischen der Wohnungs- und der Arbeitsstätte zurücklegt.

 

Arbeitsrechtler unterscheiden zwischen Arbeitszeiten im Sinne des Arbeitszeitgesetzes und der zu vergütenden Arbeitszeit. Das Arbeitszeitgesetz regelt, dass ein Arbeitnehmer nicht mehr als zehn Stunden am Tag arbeiten darf. Wenn er im Zug sitzt und nicht arbeiten muss, dann zählen diese Stunden nicht zur Arbeitszeit. Es ist also zulässig, dass der Mitarbeiter acht Stunden reist und danach acht Stunden arbeitet. "Bei der Vergütung jedoch muss der Arbeitgeber unter Umständen Reisezeiten bezahlen, auch wenn sie eigentlich keine Arbeitszeiten sind", so Bauer. Das richte sich zum Beispiel nach den Absprachen im Arbeitsvertrag oder einer Dienstreiseordnung.

 

Längere Arbeitszeit auf Dienstreisen

Dauert die Reise eines Arbeitnehmers länger als die regelmäßige Arbeitszeit, hat der Arbeitgeber die Reisezeit als Arbeitszeit zu bezahlen. Dies gilt dann, wenn eine Vergütung "den Umständen nach" zu erwarten ist, wie das Bundesarbeitsgericht vor einigen Jahren schon urteilte. "Allerdings sind die Umstände des Einzelfalls maßgeblich. Einen Rechtssatz, dass solche Reisezeiten stets oder regelmäßig zu vergüten seien, gibt es nicht", betont Bauer. So habe das Bundesarbeitsgericht auch eine teilweise Vergütung der Reisezeiten zugelassen. Bei "höheren“ und normalerweise gut verdienenden Angestellten hält das Gericht zwei zusätzliche Reisestunden ohne extra Bezahlung für vertretbar.

 

Reisekosten abrechnen

Der Arbeitgeber muss die Kosten für die Dienstreise übernehmen. Dazu gibt es in vielen Unternehmen Spesenrichtlinien. Sie halten fest, ob der Angestellte zum Beispiel Business Class fliegen darf. Auch für die Übernachtung gibt es oft Vorgaben. "Ein häufiges Problem bei der Dienstreiseabrechnung entsteht, wenn ein Mitarbeiter wie vereinbart unterwegs ist, das Ziel aber nicht erreichen kann und dann außerplanmäßig ein Taxi nimmt", so Gewerkschaftssekretär Götz. Um Ärger zu vermeiden, rät er deshalb, solche Dinge vorab im Detail genau zu regeln.

 

Spesenbetrug kann zur Kündigung führen

Rechnet ein Mitarbeiter seine Reisekosten bewusst falsch ab, begeht er einen Spesenbetrug. Der Arbeitgeber kann ihm gemäß § 626 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) fristlos kündigen. "Solche Fälle gibt es leider immer wieder", weiß Bauer. Sein klassisches Beispiel: Der Mitarbeiter nimmt seine Ehefrau mit auf Dienstreise, bucht ein Doppelzimmer und bittet das Hotel, den erhöhten Rechnungsbetrag als Einzelzimmer auszuweisen.