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Buchhaltung

Viele Betriebe sind verpflichtet, monatlich Steuerabrechnungen und regelmäßig Bilanzen abzuliefern. Aber auch wer nur einmal im Jahr oder nur vierteljährlich mit dem Finanzamt abrechnet, kommt als Unternehmer nicht um eine geordnete Buchhaltung herum. Hier finden Sie die wichtigsten Tipps zum Thema.

Eine professionelle Buchhaltung gehört mittlerweile zum Pflichtprogramm jeder Firma. Eine sorgfältige Pflege der Bücher gewährleistet den ständigen Überblick über den Finanzhaushalt des eigenen Unternehmens. "Klären Sie zunächst, wie Sie buchhalten müssen", rät der selbstständige Hamburger Steuerwirt Martin Mosel. Hierfür gibt es Vorschriften aus der Abgabenordnung oder dem Handelsgesetzbuch wie etwa die Bilanzierungspflicht ab einer jährlichen Umsatzgröße von 500.000 Euro. Bei solchen Summen ist eine korrekte Bilanzierung nur auf Grundlage einer professionellen Buchführung möglich. Aber auch kleinere Unternehmen sollten nach Ansicht von Experten auf eine sorgfältige Buchhaltung nicht verzichten.

Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung

In der Buchhaltung wird grundsätzlich zwischen Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung unterschieden. In die Finanzbuchhaltung gehören Vorgänge, die zur Bilanzierung sowie zur Gewinn- und Verlustrechnung notwendig sind. Dies sind alle unternehmensbezogenen Vorgänge, die sich in Zahlenwerten ausdrücken lassen, also alle Aufwendungen und Erträge. So kann dann eine Gewinn- und Verlustrechnung der Firma aufgestellt und internen oder externen Stellen wie etwa Aktionären, Teilhabern oder Kreditgebern vorgelegt werden.

Die Lohnbuchhaltung beschäftigt sich mit den Lohn- und Gehaltsabrechnungen eines Unternehmens. Auch die regelmäßige Pflege von Personaldaten, die Erfüllung gesetzlich vorgeschriebener Meldeerfordernisse wie etwa Krankenkassen-Beitragsnachweise sowie die Erstellung von Buchungsbelegen fallen in den Bereich der Lohnbuchhaltung.

Intern oder extern?

Für eine professionelle Buchhaltung muss eine Firma keine eigene Buchhaltungsabteilung ins Leben rufen. Gerade kleine Betriebe geben die Buchhaltung gern an einen externen Dienstleister ab. Meist fehlen im eigenen Betrieb Zeit und Fachwissen. Besonders die Lohnbuchhaltung sollte extern geführt werden, rät Experte Mosel. "Dafür fallen pro Mitarbeiter monatliche Kosten von fünf bis zehn Euro an", so Mosel. Ein Betrieb mit unter hundert Mitarbeitern kann hier also deutlich sparen, wenn er nicht gleich eine eigene Abteilung gründet. Oft braucht ein kleines Unternehmen auch die komplette Arbeitskraft für bestehende Projekte. Dann ist auch die Finanzbuchhaltung wohl besser beim externen Fachmann aufgehoben. Die gibt es für kleinere Betriebe oft schon ab 60 bis 80 Euro pro Monat.

Entscheidungskriterien

Bei der Vergabe der Buchhaltung an einen externen Dienstleister gibt es zwei unterschiedliche Typen. Variante eins: Die Firma sammelt Belege und Lohnabrechnungen und gibt diese dann beim Steuerbüro oder Buchhalter ab. Variante zwei: Der externe Dienstleister kommt ins Büro der Firma, um dort seine Aufgaben zu erledigen. "Dies hat den Vorteil, dass mögliche Fehler direkt vor Ort ausgebessert werden können", sagt Mosel. Auch können anfallende Fragen sofort geklärt werden und das Unternehmen hat die Belege stets im Haus.

Aber auch die interne Buchhaltung hat Vorteile: Ein großer Betrieb spart so meist Kosten, da die externe Abwicklung bei zu vielen Mitarbeitern sehr teuer werden kann. Ein entscheidender Vorteil dieser Variante ist auch die dauerhafte Transparenz der Bücher. Denn ein externer Buchhalter liefert je nach Absprache meist einmal monatlich einen Bericht. Wird die Buchhaltung dagegen intern geregelt, kann jederzeit auf die Daten zugegriffen werden. "Investitionsentscheidungen des Unternehmens können so schneller getroffen werden", sagt Mosel. Allerdings muss das Unternehmen darauf achten, dass die eigenen Mitarbeiter auf dem Gebiet der Buchhaltung qualifiziert genug sind. Außerdem sollte das Risiko bedacht werden, dass ein Mitarbeiter beispielsweise wegen einer Krankheit ausfallen könnte.