Viele Betriebe sind verpflichtet, monatlich Steuerabrechnungen und regelmäßig Bilanzen abzuliefern. Aber auch wer nur einmal im Jahr oder nur vierteljährlich mit dem Finanzamt abrechnet, kommt als Unternehmer nicht um eine geordnete Buchhaltung herum. Hier finden Sie die wichtigsten Tipps zum Thema.

 

Eine professionelle Buchhaltung gehört mittlerweile zum Pflichtprogramm jeder Firma. Eine sorgfältige Pflege der Bücher gewährleistet den ständigen Überblick über den Finanzhaushalt des eigenen Unternehmens. "Klären Sie zunächst, wie Sie buchhalten müssen", rät der selbstständige Hamburger Steuerwirt Martin Mosel. Hierfür gibt es Vorschriften aus der Abgabenordnung oder dem Handelsgesetzbuch wie etwa die Bilanzierungspflicht ab einer jährlichen Umsatzgröße von 500.000 Euro. Bei solchen Summen ist eine korrekte Bilanzierung nur auf Grundlage einer professionellen Buchführung möglich. Aber auch kleinere Unternehmen sollten nach Ansicht von Experten auf eine sorgfältige Buchhaltung nicht verzichten.

 

Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung

In der Buchhaltung wird grundsätzlich zwischen Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung unterschieden. In die Finanzbuchhaltung gehören Vorgänge, die zur Bilanzierung sowie zur Gewinn- und Verlustrechnung notwendig sind. Dies sind alle unternehmensbezogenen Vorgänge, die sich in Zahlenwerten ausdrücken lassen, also alle Aufwendungen und Erträge. So kann dann eine Gewinn- und Verlustrechnung der Firma aufgestellt und internen oder externen Stellen wie etwa Aktionären, Teilhabern oder Kreditgebern vorgelegt werden.

 

Die Lohnbuchhaltung beschäftigt sich mit den Lohn- und Gehaltsabrechnungen eines Unternehmens. Auch die regelmäßige Pflege von Personaldaten, die Erfüllung gesetzlich vorgeschriebener Meldeerfordernisse wie etwa Krankenkassen-Beitragsnachweise sowie die Erstellung von Buchungsbelegen fallen in den Bereich der Lohnbuchhaltung.

 

Intern oder extern?

Für eine professionelle Buchhaltung muss eine Firma keine eigene Buchhaltungsabteilung ins Leben rufen. Gerade kleine Betriebe geben die Buchhaltung gern an einen externen Dienstleister ab. Meist fehlen im eigenen Betrieb Zeit und Fachwissen. Besonders die Lohnbuchhaltung sollte extern geführt werden, rät Experte Mosel. "Dafür fallen pro Mitarbeiter monatliche Kosten von fünf bis zehn Euro an", so Mosel. Ein Betrieb mit unter hundert Mitarbeitern kann hier also deutlich sparen, wenn er nicht gleich eine eigene Abteilung gründet. Oft braucht ein kleines Unternehmen auch die komplette Arbeitskraft für bestehende Projekte. Dann ist auch die Finanzbuchhaltung wohl besser beim externen Fachmann aufgehoben. Die gibt es für kleinere Betriebe oft schon ab 60 bis 80 Euro pro Monat. 

 

Entscheidungskriterien

Bei der Vergabe der Buchhaltung an einen externen Dienstleister gibt es zwei unterschiedliche Typen. Variante eins: Die Firma sammelt Belege und Lohnabrechnungen und gibt diese dann beim Steuerbüro oder Buchhalter ab. Variante zwei: Der externe Dienstleister kommt ins Büro der Firma, um dort seine Aufgaben zu erledigen. "Dies hat den Vorteil, dass mögliche Fehler direkt vor Ort ausgebessert werden können", sagt Mosel. Auch können anfallende Fragen sofort geklärt werden und das Unternehmen hat die Belege stets im Haus.

 

Aber auch die interne Buchhaltung hat Vorteile: Ein großer Betrieb spart so meist Kosten, da die externe Abwicklung bei zu vielen Mitarbeitern sehr teuer werden kann. Ein entscheidender Vorteil dieser Variante ist auch die dauerhafte Transparenz der Bücher. Denn ein externer Buchhalter liefert je nach Absprache meist einmal monatlich einen Bericht. Wird die Buchhaltung dagegen intern geregelt, kann jederzeit auf die Daten zugegriffen werden. "Investitionsentscheidungen des Unternehmens können so schneller getroffen werden", sagt Mosel. Allerdings muss das Unternehmen darauf achten, dass die eigenen Mitarbeiter auf dem Gebiet der Buchhaltung qualifiziert genug sind. Außerdem sollte das Risiko bedacht werden, dass ein Mitarbeiter beispielsweise wegen einer Krankheit ausfallen könnte.

 

Buchhaltungs-Software

Ohne eine professionelle Buchhaltungs-Software werden heutzutage kaum noch Vorgänge verbucht. Selbst sehr kleine Betriebe verschwenden ohne eine entsprechende Software wertvolle Zeit. Es gibt verschiedene Software-Anbieter auf dem Markt, die sich mit dem Thema Buchhaltung beschäftigen.

 

Die Kosten für die einzelnen Programme unterscheiden sich von Anbieter zu Anbieter. Bei Datev beispielsweise wird über monatliche oder jährliche Überlassungsgebühren abgerechnet. Für rund 200 Euro jährlich kann der Kunde seine Buchhaltung über Datev abwickeln. Ein anderer großer Anbieter auf dem Markt ist Lexware. Für diese Software muss der Kunde einen einmaligen Preis von rund 160 Euro für die aktuelle Version bezahlen. Ein weiterer Anbieter auf dem Markt ist Agenda. Die Kostenstruktur ist hier etwas komplizierter, der Preis wird monatlich berechnet und verändert sich individuell je nach Art des Angebotes. Ein Paket zur Lohnbuchhaltung etwa kostet rund 55 Euro monatlich.

 

Firmen können bei vielen Anbietern auch kostenlose Testversionen über einen bestimmten Zeitraum anfordern. Wichtig ist es, auf die Kostentransparenz zu achten: Oft verbergen sich hinter Updates und teuren Service-Hotlines weitere Kosten.

 

So wichtig eine gute Software ist: Sie ersetzt nicht den Buchhalter. Absolute Laien können auch mit dem besten Programm nicht ordentlich Buch führen und somit auch kein Geld sparen. Im Gegenteil: Die Hoffnung, mit einer internen Lösung Geld zu sparen, kann für ein Unternehmen unter Umständen teuer werden. Denn eine fehlerhafte Buchhaltung bei der Steuererklärung sorgt für mehr Zeitaufwand beim Steuerberater und dadurch für höhere Kosten beim Unternehmen.

 

Vorbereitung spart Zeit und Geld

Egal, ob intern oder extern verbucht wird, eine gewisse Vorbereitung erleichtert das Buchen. Die Belege einfach nur zu sammeln ist wenig sinnvoll. Vielmehr empfehlen Experten, die Quittungen nach Datum sortiert aufzukleben und sauber in einem Ordner abzulegen. Dann kann auch zügiger verbucht werden. Beispiel: Nutzt ein Mitarbeiter einen Dienstwagen, kann die Zuordnung von Belegen mit einem kleinen Vermerk der Autonummer beschleunigt werden. Manchmal geht aus dem Text auf einer Quittung nicht sofort hervor, wofür diese ausgestellt wurde. Vermerken Sie den Grund in solchen Fällen mit einer kurzen Notiz, also beispielsweise für Reisekosten, Büromaterial oder Informationen wie Fachbücher.