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Geschäftsbriefe: Worauf Sie achten sollten

Im Geschäftsleben ist die Form eines Schriftstücks oft entscheidend. Neben rechtlichen Vorgaben sollten Sie bei Geschäftsbriefen auch formelle Regeln beachten.

Was ist ein Geschäftsbrief?

Als Geschäftsbrief gilt in der Regel der gesamte externe Schriftverkehr, das heißt, jede schriftliche Mitteilung eines Unternehmens, die an einen oder mehrere Empfänger gerichtet ist. Dazu gehören auch alle Nachrichten, die mithilfe neuer Telekommunikationssysteme übermittelt werden, wenn sie beim Empfänger in Schriftform auf Papier oder am Bildschirm ankommen. Außerdem zählen Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen zu den Geschäftsbriefen.

Grundsätzlich muss jeder Geschäftsbrief, der geeignet ist, im Einzelfall den ersten schriftlichen Kontakt zwischen den Geschäftspartnern herzustellen, die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten. Seit 2007 hat der Gesetzgeber klargestellt, dass jede Form eines Geschäftsbriefs, also auch E-Mails oder Telefaxe, bestimmte Mindestangaben enthalten muss.

Nicht als Geschäftsbrief gilt in der Regel der interne Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen, Büros, Filialen und Niederlassungen eines Unternehmens. Keine Geschäftsbriefe sind auch alle Mahnungen, Abholbenachrichtigungen sowie alle Nachrichten, die an einen unbestimmten Personenkreis gerichtet sind, zum Beispiel Werbeschriften, Postwurfsendungen und Zeitungsanzeigen.

Den Kontakt knüpfen

Bevor Sie einen Geschäftsbrief schreiben, sollten Sie sich darüber informieren, wen Sie eigentlich genau anschreiben. "Es kann nie schaden, bei dem entsprechenden Unternehmen anzurufen, um bei dem Kontakt schon einmal vorzufühlen", sagt Dirk Bachmann von der Hamburger Existenzgründungsinitiative (H.E.I.). Außerdem rät der Fachmann, möglichst den Ansprechpartner herauszufinden, der für das Anliegen gleichzeitig der richtige Entscheider ist. Das spart Wege, und der eigene Name ist dort schon bekannt.