Lohn- und Gehaltsunterlagen
Als Arbeitgeber müssen Sie für jeden Mitarbeiter Lohn- und Gehaltsunterlagen führen. Damit dokumentieren Sie auch, dass Sie Ihre Aufgaben in der Sozialversicherung ordnungsgemäß durchführen.
Die Lohn- und Gehaltsunterlagen führen Sie für jeden Beschäftigten - egal, ob dieser Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- oder Arbeitslosenversicherung zahlt oder nicht. Der Rentenversicherungsträger überwacht durch Betriebsprüfungen spätestens alle vier Jahre, ob Sie alles ordnungsgemäß erledigt haben.
Formale Mindestanforderungen
Der Gesetzgeber stellt an die Unterlagen bestimmte Mindestanforderungen. So müssen Sie die Unterlagen formal zum Bespiel
- nach Kalenderjahren trennen,
- in deutscher Sprache führen,
- innerhalb Deutschlands führen,
- die Unterlagen durch eine betriebliches Ordnungsmerkmal verbinden, wenn sie aus mehreren Teilen bestehen, zum Beispiel durch die Personalnummer.
Inhaltliche Mindestanforderungen
Inhaltlich dürfen folgende Punkte nicht in den Unterlagen fehlen:
- Personalien
- Beginn und Ende der Beschäftigung
- Beschäftigungsart
- Versicherungsfreiheit oder Befreiung
- Arbeitsentgelt
- Beitragsschlüssel
Detaillierte Informationen finden Sie in unserem Beratungsblatt "Lohn- und Gehaltsunterlagen". Einfach hier herunterladen.
Aufbewahrungsfristen
Das Gesetz legt auch fest, wie lange Sie die Lohn- und Gehaltsunterlagen aufbewahren müssen. Vernichten dürfen Sie die Unterlagen erst nach Ablauf des Kalenderjahres, das auf die letzte Betriebsprüfung folgt.
Unterlagen für die Lohnsteuer
Neben den sozialversicherungsrechtlichen Anforderungen sind auch für die Lohnsteuer eine Reihe von verbindlichen Inhalten vorgeschrieben. Nähere Informationen hierzu erhalten Sie von Ihrem Finanzamt.
erstellt am 01.02.11; zuletzt aktualisiert am 03.01.12
Quelle: TK
