Nicht die Dauer einer Arbeitsunterbrechung ist entscheidend, sondern die Unterbrechung an sich: Bereits weniger als drei Sekunden reichen aus, damit sich die Fehlerquote verdoppelt. Dieses Ergebnis überraschte sogar Psychologe Erik Altmann, Leiter einer Studie zur Auswirkung von kurzen Unterbrechungen an der Michigan State University (MSU).

Kurze Störung, doppelt so viele Fehler

Für die Studie bekamen 300 Teilnehmer verschiedene Aufgaben, die Aufmerksamkeit erforderten, wie etwa das alphabetische Sortieren von Briefen. Schon in der ungestörten Arbeitsphase passierten den Teilnehmern Fehler. Wurden sie auch noch unerwartet unterbrochen, machten sie noch mehr Fehler. Die Störung dauerte zwar nur 2,8 Sekunden, führte aber zu einer Verdopplung der Fehler.

Die Wissenschaftler fragten sich, warum die Unterbrechung zu mehr Fehlern führt. Ihre Erklärung: Die Ablenkung von einer Aufgabe und die Konzentration auf eine andere löst eine Störung aus - unabhängig von der Dauer der Unterbrechung. Die Leistungsfähigkeit des Gehirns verringert sich um 20 bis 40 Prozent, wenn Aufgaben parallel statt nacheinander erledigt werden. Außerdem löst Multitasking Stress aus.

Werden lediglich Briefe in alphabetischer Reihenfolge sortiert, sind Fehler nicht schlimm. Verheerend können die Folgen jedoch sein, wenn kurze Unterbrechungen bei Flugzeugmechanikern oder Notärzten Fehler verursachen. 

Erkenntnisse widersprechen früheren Studien

Die Ergebnisse der Studie widersprechen früheren Untersuchungen, nach denen Multitasking die Leistungsfähigkeit auch verbessern kann. In vielen Berufen ist es jedoch nicht möglich, Störungen einfach auszuschalten. Im Büro rufen Kunden an, Kollegen bitten um Unterstützung oder der Chef hat einen dringenden Auftrag. Und in Gesundheitsberufen gehören Unterbrechungen sogar zum Arbeitsalltag: Patienten oder Pflegebedürftige können nicht immer warten, bis das Pflegepersonal eine Aufgabe zu Ende geführt hat. In solchen Situationen wird empfohlen, die Arbeit so zu unterbrechen, dass man später wieder schnell den Anschluss findet.

Praxistipps zum Multitasking

Praxistipps und Empfehlungen gibt die Broschüre "Arbeitsunterbrechungen und Multitasking täglich meistern" der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA).

Einige Beispiele:

  • Bitten Sie Kollegen frühzeitig um Unterstützung.
  • Richten Sie sich Zeitfenster ein, in denen Sie ungestört arbeiten können. Schalten Sie nach Möglichkeit das Telefon stumm, blenden Sie die E-Mail-Benachrichtigungen aus und hängen Sie ein "Bitte nicht stören"-Schild an die Tür oder an Ihren Platz.
  • Beenden Sie möglichst eine aktuelle Aufgabe, bevor Sie sich einer neuen zuwenden.
  • Ist das nicht möglich, machen Sie sich Notizen, bevor Sie Ihre Aufgabe unterbrechen.
  • Wenden Sie sich nach der Unterbrechung schnell wieder Ihrer ursprünglichen Aufgabe zu.
  • Bleiben Sie trotz aller Störungen gelassen und gehen Sie Ihre Aufgaben in Ruhe an.
  • Machen Sie Vorgesetzten und Kollegen in einem freundlichen Gespräch klar, was Störungen für Sie bedeuten.
  • Achten Sie auf klare und eindeutige Absprachen in Ihrem Team.
  • Führen Sie Privatgespräche mit Kollegen dort, wo Sie niemanden dabei stören, konzentriert zu arbeiten.