Tokio, Shanghai, New York - drei Millionen Deutsche arbeiten nach Schätzungen der Vereinten Nationen zurzeit für ihren Arbeitgeber im Ausland. Im internationalen Geschäft mischen nicht nur die großen Konzerne mit, sondern auch immer mehr kleine Unternehmen. 

Was vielen Arbeitgebern häufig bei einer Entsendung nicht bewusst ist: Werden ihre Mitarbeiter oder deren Angehörige im Ausland krank oder haben einen Unfall, haften sie für sämtliche Kosten. Dies ist als Fürsorgepflicht nach § 17 SGB V (Fünftes Sozialgesetzbuch) gesetzlich vorgeschrieben.

Leistungen bei Entsendung ins Ausland

So sind Arbeitgeber verpflichtet, ihre Mitarbeiter beispielsweise im Vorfeld der Entsendung über mögliche Besonderheiten während des Auslandsaufenthaltes aufzuklären. Dazu zählen unter anderem Themen wie Steuerrecht oder Sozialversicherung. 

Vor allem aber haften sie für sämtliche Behandlungskosten; das gilt für kurze Dienstreisen ebenso wie für langjährige Auslandseinsätze. Die bisherige gesetzliche Krankenkasse bzw. private Krankenversicherung des Mitarbeiters leistet zwar grundsätzlich weiter, übernimmt meist jedoch nur die Auslagen bis in Höhe der Kosten, die für diesen Zeitraum in Deutschland angefallen wären. Das Problem: Ärztliche Standards sind in vielen Ländern oft deutlich geringer als in Deutschland. Arbeitgeber sollten sich daher vorab mit dem Reisenden absprechen, ob zusätzlich eine private Auslandsreisekrankenversicherung besteht. 

Entsendung innerhalb Europas

Wer beispielsweise in Frankreich eine Behandlung im Krankenhaus benötigt, legt dort die EHIC (European Health Insurance Card) vor. Hier beträgt die Eigenbeteiligung im Krankenhaus 20 Prozent. Bei Behandlungskosten von 6.000 Euro entspricht das 1.200 Euro. Die deutsche Krankenkasse rechnet die Krankenhauskosten mit der französischen Krankenversicherung ab und hat ihre Leistungspflicht somit erfüllt. Der Arbeitgeber erstattet dem Arbeitnehmer in diesem Fall die volle Eigenbeteiligung von 1.200 Euro, die Krankenkasse ersetzt ihm nichts. Ein ähnliches Modell funktioniert in Staaten, mit denen Deutschland ein bilaterales Abkommen abgeschlossen hat.

Entsendung in Drittstaaten 

Softwareentwickler Björn H. soll in New York eine Messe besuchen. Dort hat er einen Unfall und muss schwer verletzt ins Krankenhaus. Mehrere Wochen liegt er auf der Intensivstation im Koma. Die Kosten belaufen sich bis zu seiner Rückkehr nach Deutschland auf rund 800.000 Euro. In Deutschland wären der Krankenkasse bei gleicher Behandlung 200.000 Euro an Kosten entstanden. Der Arbeitgeber erstattet seinem Arbeitnehmer den vollen Rechnungsbetrag, während er selbst lediglich 200.000 Euro ersetzt bekommt. Den Restbetrag von 600.000 Euro trägt der Arbeitgeber selbst, soweit er nicht eine Zusatzversicherung abgeschlossen hat.

Kostenrisiken gut kalkulieren

Die größten Risiken, also Krankheit oder Unfall sowie ein notwendiger Rücktransport, sollten auf jeden Fall abgesichert werden. Andere Leistungen kann man je nach Bedarf des Unternehmens individuell abwägen. 

Grundsätzlich sind Arbeitnehmer während Tätigkeiten, die sie im Auftrag ihres Arbeitgebers durchführen, sowie auf den damit verbundenen Wegen gesetzlich unfallversichert. Das schließt auch offiziell genehmigte Dienstreisen ein. 

Bei einer Dienstreise ins Ausland gelten allerdings die Zusatzbedingungen, dass der Arbeitnehmer ein deutsches Beschäftigungsverhältnis hat und die Reisedauer von vornherein befristet ist. Wird ein Arbeitnehmer unter diesen Bedingungen in einen Unfall verwickelt, haftet die gesetzliche Unfallversicherung für entstehende Kosten und kommt für Entschädigungen auf. 

Für Mitarbeiter, die in Europa unterwegs sind, sollte außerdem eine A1-Bescheinigung beantragt werden. Auch ohne die Bescheinigung als Nachweis sind Arbeitnehmer versichert, allerdings kann es sein, dass sie für Kosten in Vorleistung treten und diese anschließend von ihrem Arbeitgeber zurückfordern müssen. 

Dienstreiseversicherung

Eine Dienstreiseversicherung ist eine besondere Form der privaten Unfallversicherung. Sie ist für die Absicherung von gefährlichen Montagearbeiten oder für nicht beruflich bedingte Unfälle während der Reise notwendig. Klassisches Beispiel für einen nicht beruflich bedingten Unfall: Eine Arbeitnehmerin auf Geschäftsreise geht zum Abendessen in ein Restaurant, stürzt auf der Eingangstreppe und bricht sich das Bein. Wäre sie im Rahmen eines Geschäftsessens unterwegs, würde die gesetzliche Unfallversicherung gelten. Da es sich aber um eine private Unternehmung handelt, besteht kein Versicherungsschutz. Gut zu wissen: Arbeitgeber, die mehrere Mitarbeiter entsenden, können Gruppenversicherungen abschließen und so Kosten und Aufwand gering halten.

Rücktransportversicherung

Eine Rücktransportversicherung tritt in Kraft, wenn aufgrund eines Unfalls oder einer Krankheit keine reguläre Rückreise stattfinden kann. Dabei ist es wichtig, dass nicht nur der medizinisch notwendige, sondern auch der medizinisch sinnvolle Rücktransport über die Versicherung abgedeckt ist. Gerade in Ländern oder Regionen mit mangelhafter medizinischer Versorgung ist eine solche Rücktransportversicherung enorm wichtig, um im Ernstfall eine angemessene Versorgung des Patienten sicherzustellen. Oftmals ist eine Rücktransportversicherung in Auslandskrankenversicherungen inkludiert, allerdings nur bis zu einem Maximalbetrag. 

Kosten und Risiken bei Entsendungen vermeiden - das Video

Zusammen mit unserem Partner PassportCard haben wir Ende September 2021 ein Webinar über Mitarbeitereinsätze im Ausland durchgeführt: "HR Excellence Auslandseinsätze von Mitarbeitern: (Kosten-)Risiken und Nebenwirkungen vermeiden". Insbesondere haben die Experten beleuchtetet, wie man als Betrieb neue und gängige Risiken dabei vermeidet.

Vorzeitiger Abbruch einer Entsendung

Auch ein vorzeitiger Abbruch der Entsendung aus anderen Gründen kann zum ungeahnten Problem werden. Wie Arbeitgeber am besten reagieren, erfahren Sie in unserem Artikel "Wie schütze ich mich vor der Kostenfalle ´Vorzeitiger Abbruch der Entsendung‘?".