Serie: Sie entsen­den? Kein Problem! Diesen Monat: Polen

In unserer Serie zum Thema "Entsendung" geben wir Ihnen hilfreiche Tipps, wenn Sie Ihre Mitarbeitenden ins Ausland entsenden möchten. Diesmal stellen wir Ihnen das Land Polen vor.

Seit über zwei Jahrzehnten ist Deutschland der wichtigste Handelspartner Polens, und auch deutsche Unternehmen pflegen intensive wirtschaftliche Aktivitäten ins Nachbarland. 

Welche Vorschriften gelten bei der Entsendung nach Polen? 

Entsenden Sie Mitarbeitende nach Polen, müssen Sie die besondere Meldepflicht gegenüber der Staatlichen Arbeitsinspektion (PIP) beachten. 

Die Meldung erfolgt über ein Formular, das entweder online oder postalisch übermittelt werden kann. Dieses muss spätestens am ersten Arbeitstag der Arbeitsinspektion vorliegen. 

Im Formular müssen Sie neben Angaben zum Namen, dem Arbeitsort und der Arbeitsdauer auch eine Kontaktperson für diese Behörde nennen. Diese Kontaktperson ist während der gesamten Entsendung der erste Ansprechpartner für die polnische Arbeitsinspektion. Außerdem vertritt sie Ihr Unternehmen bei allen Entsendeangelegenheiten, insbesondere bei Kontrollen. 

Das polnische Recht sieht vor, dass auch die Entsendeunterlagen vor Ort aufbewahrt und für bis zu zwei Jahre nach Ende des Einsatzes in Polen archiviert werden müssen. 

Wofür gilt keine Meldepflicht?

Folgende Tätigkeiten sind von der Meldepflicht ausgenommen: 

  • Kundenmeetings auf Ebene der Geschäftsführung
  • Besuche von Messen
  • Workshops und Konferenzen
  • reine Vertragsverhandlungen
  • konzerninterne Besprechungen 

Gut zu wissen: Die Deutsch-Polnische Industrie- und Handelskammer (AHK Polen) unterstützt deutsche Unternehmen zum Thema "Meldepflichten" und übernimmt die Funktion des Vertreters vor den polnischen Behörden.

Welches Sozialversicherungsrecht gilt?

Entsenden Sie Mitarbeitende nach Polen, gilt weiterhin deutsches Sozialversicherungsrecht, sofern die Voraussetzungen zur Ausstrahlung erfüllt sind. 

Einen entsprechenden Nachweis darüber erhalten Sie, indem Sie im Vorfeld einen Antrag auf die A1-Bescheinigung an den zuständigen Sozialversicherungsträger stellen. 

Dieser Vorgang ist ausschließlich elektronisch über ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm oder über sv.net möglich.

Weitere Infos

Die polnische Regierung hat unter dem Stichwort "Business in Polen" eine Internetseite eingerichtet, auf der ausländische Unternehmen über alle wichtigen Themen wie Versicherungen und behördliche Meldepflichten bei Entsendungen ihrer Mitarbeitenden informiert werden.

Im Merkblatt "Arbeiten in Polen" der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung - Ausland (DVKA) finden Sie ausführliche Infos zum Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrecht. 

Weitere Infos zur Entsendung haben wir für Sie in unseren FAQ zusammengestellt: zur Bescheinigung A1  und zu Grenzgängern .

Darüber hinaus informiert das Auswärtige Amt über aktuelle Hinweise zu Reisen nach Polen.