Während des Auslandsaufenthaltes eines Mitarbeiters hat der Arbeitgeber keinen Zugriff auf die Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM). Der Mitarbeiter wird automatisch mit Ablauf des Monats, in dem er sich für den Auslandsaufenthalt abgemeldet hat, in die Steuerklasse 6 eingeordnet.

Damit nach der Rückkehr nach Deutschland das ELStAM-Verfahren möglichst zügig durchgeführt werden kann, empfiehlt das Dienstleistungszentrum des Bundesverwaltungsamtes, sich noch im Ausland einen Termin beim Einwohnermeldeamt zu sichern. Die melderechtliche Anmeldung ist nämlich Voraussetzung dafür, dass ein Zugriff des Arbeitgebers auf die ELStAM wieder möglich wird. Weitere Informationen dazu stellt das Bundesverwaltungsamt online zum Download zur Verfügung. 

Übrigens: Seit dem 1. Januar 2020 müssen Arbeitgeber auch bei beschränkt Steuerpflichtigen die Lohnsteuerabzugsmerkmale im ELStAM-Verfahren abrufen. Dies trifft unter anderem für Erwerbstätige in Deutschland zu, die ihren Wohnsitz im Ausland haben. In einem Rundschreiben vom 7. November 2019 informiert das Bundesfinanzministerium über die Freischaltung des ELStAM-Abrufs für diesen Personenkreis. 

Zuständigkeit des Finanzamtes

Welches Finanzamt bei der zu erstellenden Steuererklärung zuständig ist, richtet sich vor allem danach, wo Ihr Mitarbeiter während seiner Auslandstätigkeit seinen Lebensmittelpunkt hatte und wie lange er sich dort aufgehalten hat. 

Hat Ihr Mitarbeiter seinen Wohnsitz in Deutschland behalten, kann er hier unbeschränkt steuerpflichtig sein, unabhängig davon, ob er sich auch in Deutschland aufgehalten hat oder nicht. Das gleiche gilt, wenn der Ehepartner oder die Kinder in Deutschland geblieben sind und so der Lebensmittelpunkt auch weiterhin in Deutschland bestand.

Doppelbesteuerungsabkommen

Nach dem Welteinkommensprinzip unterliegen unbeschränkt Steuerpflichtige mit ihren gesamten inländischen und ausländischen Einkünften in Deutschland der Einkommensteuer. Bei Auslandstätigkeiten meldet jedoch auch regelmäßig der Fiskus des Tätigkeitsstaates Steueransprüche an. Damit in diesen Fällen das Einkommen nicht doppelt besteuert wird, hat Deutschland mit vielen Ländern Doppelbesteuerungsabkommen abgeschlossen. Diese Abkommen orientieren sich zwar an einem Vertragsmuster der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD), fallen aber in den verschiedenen Ländern auch unterschiedlich aus.

In der Regel muss das Einkommen in dem Staat versteuert werden, in dem der Arbeitnehmer seine Tätigkeit ausgeübt hat. In Deutschland werden die entsprechenden Einkünfte dann von der Einkommensteuer freigestellt. Bestenfalls hat Ihr Mitarbeiter für die Zeit der Entsendung eine Freistellung von der deutschen Lohnsteuer beantragt. Diesen Beleg bewahrt der Arbeitgeber als Anlage zum Lohnkonto auf. Die Freistellungsbescheinigung ist maximal drei Jahre gültig.

Vorsicht bei der 183-Tage-Frist

Eine Ausnahme bildet die sogenannte 183-Tage-Frist: Hat sich Ihr Mitarbeiter weniger als 183 Tage im Ausland aufgehalten, dann ist der deutsche Fiskus zuständig, wenn die Vergütung vom Mutterunternehmen in Deutschland gezahlt wurde. Wurde der Lohn dagegen von der Tochtergesellschaft oder der Niederlassung am Einsatzort entrichtet, ist auch dort die Steuer fällig, unabhängig von der Aufenthaltsdauer. Das gilt auch, wenn - wie beispielsweise in Österreich - der rechtliche Arbeitgeber maßgeblich ist und nicht - wie in Deutschland - der wirtschaftliche.

Für Sie als Arbeitgeber bedeutet das also, dass Sie für die Auslandsvergütung Ihres Mitarbeiters in Deutschland Lohnsteuer abführen müssen, wenn:

  • Ihr Mitarbeiter sich höchstens 183 Tage im Ausland aufgehalten hat und
  • der Arbeitslohn von einem Arbeitgeber oder einer Betriebsstätte in Deutschland beziehungsweise nicht im Tätigkeitsland gezahlt wurde.

Vorsicht ist auch bei der Errechnung der 183-Tage-Frist geboten: Ob diese Frist für das Kalenderjahr, das Steuerjahr oder einen Zeitraum von zwölf Monaten gilt und welche Aufenthalte hierzu gezählt werden, hängt von dem mit dem jeweiligen Land geschlossenen Doppelbesteuerungsabkommen ab. So ist in Frankreich, Italien und Österreich der Aufenthalt entscheidend, in Belgien und Dänemark zählt hingegen der Zeitraum der Berufsausübung. Mehr dazu erfahren Sie in den jeweiligen Abkommen. Detaillierte Auskunft gibt außerdem das Rundschreiben des Bundesfinanzministeriums zur steuerlichen Behandlung des Arbeitslohns nach dem Doppelbesteuerungsabkommen vom 3. Mai 2018.

Versteuerung zusätzlicher Einkünfte

Hat Ihr Mitarbeiter während seiner Auslandstätigkeit seinen Wohnsitz oder seinen gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland aufgegeben, ist er mit seinen in Deutschland erzielten Einkünften nur beschränkt steuerpflichtig. Nach dem Quellenstaatsprinzip unterliegen dann nur jene Einkünfte der inländischen Besteuerung, die auch im Inland erwirtschaftet wurden. 

Wichtig für Sie als Arbeitgeber ist die Versteuerung zusätzlicher Gehaltszahlungen. Denn nicht nur die reinen Lohnzahlungen, sondern auch Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Provisionen und variable Einkommensbestandteile müssen versteuert werden. Wenn Ihr Mitarbeiter nicht das gesamte Jahr im Ausland tätig war, werden diese anteilsmäßig auf die Anwesenheitstage umgerechnet und versteuert.

Doch auch hier ist Vorsicht geboten: Durch den sogenannten Progressionsvorbehalt kann es sein, dass der deutsche Fiskus für die in Deutschland erzielten Einkünfte einen höheren Steuertarif veranschlagt. Bekommt Ihr Mitarbeiter die zusätzliche Gehaltszahlung erst im Folgejahr ausgezahlt und fällt diese in den Zeitraum des Auslandsaufenthaltes, muss er diese zusätzlich zur Steuerzahlung im Ausland rückwirkend in Deutschland versteuern.