Team­füh­rung aus der Ferne: Tipps zur Vorbe­rei­tung und Chancen

Schaffen Sie die technische Basis für eine reibungslose Zusammenarbeit

Der erste Schritt zu einer gelungenen Zusammenarbeit mit Teammitgliedern in remote und dem Ausland ist eine funktionierende Infrastruktur. Nur wenn sichergestellt ist, dass alle Beteiligten auf zuverlässige Technologie zugreifen können, ist die Führung virtueller Teams überhaupt möglich. 

Formulieren Sie Erwartungen klar 

Bestimmte Leitlinien sollten so klar wie möglich abgesteckt sein: Wie oft sollen Mitarbeitende im Büro sein? Wie regelmäßig sollen sie sich melden? Und muss ein Zeitkonto geführt werden? Einige Arbeitgeber möchten täglich von jedem Teammitglied über den aktuellen Stand informiert werden, für andere sind Briefings in größeren Abständen völlig ausreichend. Um Ergebnisse im Team besser einordnen zu können, legen Sie z. B. konkrete KPIs (Key Performance Indicators - Schlüsselkennzahlen) fest. Definieren Sie Ziele und den dafür notwendigen Arbeitsaufwand gemeinsam mit Ihren Teammitgliedern. 

Die richtige Kommunikationsstrategie ist entscheidend

Machen Sie klar, wie Sie sich die Zeitplanung vorstellen. Wie schnell muss eine Antwort auf Mails während der Geschäftszeiten erfolgen? Welche Probleme können hier durch Zeitverschiebung auftreten? Auch wichtig: In virtuellen Teams geht der rote Faden schnell verloren. Stellen Sie deshalb zum Beispiel klar, dass Mails nicht immer der geeignete Kommunikationskanal für die Diskussion eines Themas sind. Mails können in größeren Teams schnell zu endlosen Mail-Schlangen werden, bei denen am Ende niemand mehr den Überblick hat.

Vermeiden Sie Mikromanagement

Sind Ihre Mitarbeitenden nicht vor Ort erreichbar, kann der Eindruck entstehen, dass sie nicht ihre Aufgaben erfüllen. Häufig führt das zu Mikromanagement: Führungskräfte wollen ständig über die kleinsten Fortschritte ihrer Teammitglieder informiert sein. Das ist für beide Seiten belastend und vermittelt ein Gefühl mangelnden Vertrauens. Orientieren Sie sich an den Ergebnissen der Arbeit und sprechen mit Ihren Mitarbeitenden über die Projekte. Es ist wichtig, dass Sie regelmäßig Rückmeldungen einholen und die Bedürfnisse ernst nehmen.

Suchen Sie so oft wie möglich den direkten Kontakt

Mitarbeitende im Ausland haben oft das Gefühl, nicht wirklich am Geschehen teilzunehmen. Nehmen Sie sich deshalb Zeit für regelmäßige persönliche Gespräche und halten Sie Ihr Team auf dem neuesten Stand. Verwenden Sie Tools, die eine Kommunikation von Angesicht zu Angesicht ermöglichen. Bieten Sie auch separate Kommunikationskanäle an, in denen Kontakte geknüpft werden können.

Halten Sie regelmäßige Teammeetings ab

Unabhängig davon, ob Ihr Team vollständig oder nur teilweise aus extern arbeitenden Kolleginnen und Kollegen besteht, sollten Sie regelmäßige Teammeetings und virtuelle Termine planen. Das gibt den Teammitgliedern die Gelegenheit, ihre Ideen zu äußern und z. B. Missverständnisse bei Projektdetails auszuräumen. 

Lösen Sie aufgabenbezogene Konflikte im Team 

Während vor Ort persönliche Unstimmigkeiten zwischen Teammitgliedern im direkten Gespräch geklärt werden können, stellt sich die Situation virtuell schwieriger dar. Am besten vereinbaren Sie im Team, dass Konflikte nur aufgabenbezogen gelöst werden, denn persönliche Differenzen schaden dem Gesamterfolg. Offenheit und Toleranz gegenüber kulturellen Unterschieden in multinationalen und multikulturellen Teams ist immer ein wichtiger Faktor - denn Ihre Teammitglieder sollten sich wohlfühlen.

Übrigens: Wie wäre es mal mit einer kleinen sportlichen Pause?

Wer sich voll in die Arbeit stürzt, vergisst oft die Zeit - und verharrt viel zu lange in derselben Position. Die Folgen: Der Nacken zieht und spannt, der Rücken schmerzt. Schnelle Abhilfe verschaffen verschiedene Dehnübungen , die Sie und Ihr Team direkt am Schreibtisch machen können.