TK-Service Ausland: Große, international aktive Unternehmen sind in der Regel gut aufgestellt in ihrer internen Kommunikation. Was ist bei mittelständischen Unternehmen das Tool der Wahl, um eine gemeinsame Unternehmenskultur zu unterstützen? 

Lutz Hirsch: Das eine, richtige Tool gibt es nicht. Voraussetzung ist erst einmal, dass Management und Mitarbeiter sich auf gemeinsame Werte für das Wirtschaften und Zusammenarbeiten einigen. Dann kommt es darauf an, genau die zum jeweiligen Unternehmen, seiner Kultur und seinen Anforderungen passende Intranet- beziehungsweise "Digital Workplace"-Lösung zu finden. 

Geht es Unternehmen zum Beispiel darum, alle Mitarbeiter, auch die ohne PC-Zugang, digital zu erreichen und mit Unternehmens-News zu versorgen, bieten sich mobile Intranets wie Staffbase oder Beekeeper an. 

Stehen die standortübergreifende Vernetzung, der Austausch und der Wissenstransfer im Vordergrund, kann eine Social-Intranet-Lösung wie COYO passend sein. In der Microsoft-Umgebung setzen zudem immer mehr Organisationen auf Office 365. Dank Intranet-Add-ons lassen sich heute auch sehr moderne, intuitiv nutzbare Intranets auf SharePoint-Basis umsetzen und mit Social-Collaboration-Lösungen wie Microsoft Teams und Yammer kombinieren.

Die Welt der Tools ist dabei auch nicht "schwarz und weiß". Vielmehr sehen wir momentan auch eine große Bereitschaft in den Unternehmen, flexible Szenarien mit einer Kombination verschiedener Plattformen umzusetzen. 

TK-Service Ausland: Worin liegen die aktuellen Herausforderungen, wo hakt’s? 

Lutz Hirsch: Fast alle international tätigen mittelständischen Unternehmen sind in der externen Kommunikation mit Kunden, Partnern oder Lieferanten sehr gut aufgestellt. Geht es aber um die Digitalisierung der internen Kommunikation und Zusammenarbeit, dann heißt es oft noch: zu teuer, zu kompliziert, zu langwierig. Neben der Angst vor hohen Kosten sind es speziell auch die internen Faktoren wie das Abwehrverhalten von Führungskräften, Unsicherheiten im Umgang mit digitalen Tools oder auch lange Kommunikations- und Entscheidungswege. 

Der Schlüssel liegt in der Schaffung interaktiver Arbeitsumgebungen. Denn genau sie ermöglichen den Mitarbeitern, sich ortsunabhängig einfacher zu vernetzen und produktiver zu arbeiten. Und zu guter Letzt gewinnen Unternehmen den Wettbewerb um die digitalen Talente auf dem Arbeitsmarkt nur, wenn sie attraktive und flexible Arbeitsmodelle und -werkzeuge anbieten. Mit einem drei Jahre alten Desktop-Rechner, verstaubten Dreier-Büros, einer abgeschotteten IT-Umgebung und Silodenken im Unternehmen vergrault man heute in kurzer Zeit jeden engagierten, jungen Mitarbeiter. 

TK-Service Ausland: Wie schwierig ist es, bei digitalen Produkten alle ins Boot zu holen - also auch Blue-Collar-Worker? 

Lutz Hirsch: Das ist eine Herausforderung, die aber zu meistern ist. Viele dieser Mitarbeiter sind durchaus digital affin und nutzen auch privat Apps auf ihrem Smartphone. Der Umgang mit digitalen Produkten ist daher nicht neu und nicht sehr schulungsintensiv. Vielmehr muss der Nutzen für das konkrete Arbeitsumfeld aufgezeigt werden. Was kann einfacher, besser und schneller erledigt werden? Warum ist das digitale Produkt kein Ersatz für die eigene Arbeitskraft? Wird der Einsatz der digitalen Plattform von meiner Führungskraft befürwortet? 

Oft wird gerade für Blue-Collar-Worker immer noch die Schulung von Funktionen in den Vordergrund gestellt. Das ist meiner Erfahrung nach der falsche Fokus. Mitarbeiter müssen die Tools nicht nur kennen und verwenden können, sondern vor allem: Sie müssen sie auch nutzen wollen. Geeignete Maßnahmen, um die Akzeptanz zu steigern und alle ins Boot zu holen, sind zum Beispiel Einführungs-Workshops, Führungskräfte-Coachings, Schulungen, Starter-Kits mit Infobroschüren, Flyern, Postkarten, Aufklebern etc., Infobörsen oder Roadshows mit Fotobox-Aktionen oder auch offene Sprechstunden. 

TK-Service Ausland: Was hat sich in den letzten Jahren am stärksten auf dem Gebiet getan? 

Lutz Hirsch: Ganz klar: Der entscheidende Faktor bei Intranet- und "Digital Workplace"-Projekten heißt mittlerweile "Einfachheit". Wo Anfang der 2000er-Jahre die Einführung von derlei Plattformen oft noch sehr komplex, kostenintensiv und wenig nutzerfreundlich war, bedeutet ein modernes Intranet heute: Es hat einfache Strukturen, damit die Nutzer Informationen schnell finden können. Es bietet leicht zu nutzende Funktionen für den virtuellen Austausch und die standortübergreifende Zusammenarbeit. Und es ist über mobile Geräte zugänglich und nah am Internet-Standard, weil die Nutzer genau diesen gewohnt sind. 

Im Umkehrschluss heißt das: Was früher teuer und langwierig war, ist heute schon innerhalb weniger Monate und kostengünstig umzusetzen. 

Inzwischen führen immer mehr mittelständische Unternehmen moderne Kollaborationsplattformen ein. Sie haben einen entscheidenden Vorteil: Sie können aufgrund ihrer organisatorischen Struktur meist viel flexibler in kürzester Zeit agieren als Großunternehmen. Dadurch können sie viel schneller und flexibler Produkte und Dienstleistungen weiterentwickeln und gewinnen im Vergleich zu Großkonzernen mittlerweile auch schneller die nötigen neuen Mitarbeiter. 

Lutz Hirsch ist Gründer und Geschäftsführer der Hamburger Agentur HIRSCHTEC. Seit 2003 berät er Unternehmen bei der digitalen Transformation der Arbeitslandschaft und lehrte an verschiedenen deutschen Hochschulen.

Weitere Tipps und Übersichten

Tipp: Eine aktuelle Tool-Übersicht liefert die Studie "Intranet - Marktübersicht und Trends 2019", die von der School for Communication and Management (scm) und der Agentur HIRSCHTEC herausgegeben wurde. Grundsätzliche Informationen liefert auch der Leitfaden "Interne Kommunikation - Mitarbeiter und Partner erreichen", eine Publikation der Mittelstand 4.0-Agentur, die vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) gefördert wird.