Geschäftsreisen bergen immer ein gewisses Sicherheitsrisiko: Kriminalität, Terrorismus, politische Unsicherheiten sowie Krankheiten sind potenzielle Gefahren, denen Unternehmen bei der Entsendung von Mitarbeitern begegnen müssen. So tragen Arbeitgeber die Verantwortung, ebenjene Risiken für Angestellte möglichst gering zu halten. Am besten kommen Betriebe dieser Pflicht nach, wenn sie auf ein ausgefeiltes, ganzheitliches Sicherheitskonzept zurückgreifen können, das im Notfall Handlungsfähigkeit sichert und durch eingespielte und geregelte Abläufe Zeit spart.

Reisen unter Corona-Bedingungen

Angesichts sich verschärfender Einreiseregeln und stetig wachsender Inzidenzzahlen rückt die Möglichkeit einer Quarantäne wieder in den Fokus vieler Unternehmen. Es gilt nun mehr denn je, Dienstreisende darauf vorzubereiten, raten Experten. Vorbeugend können Unternehmen zum Beispiel interne Richtlinien bestimmen, unter welchen Umständen Reisen erlaubt sind, wer sie genehmigen muss und wie gehandelt wird, wenn eine Rückkehr aus dem Ausland nicht mehr möglich ist. 

Dazu gehört außerdem, mit eventuellen Assistance-Dienstleistern abzusprechen, wo sich in der Nähe des Reiseortes Krankenhäuser mit europäischen Standards und Quarantäne-Möglichkeiten befinden und wann eine Rückholung nach Deutschland nötig ist. Eine solche Situation kann zur extremen Belastung werden, gegebenenfalls sollten daher weitere Vorkehrungen getroffen werden, wie etwa eine psychologische Betreuung. "Wichtig ist, klar zu kommunizieren, welche Regelungen anzuwenden sind", sagt Linda Joana Hagen, Leiterin des Fachausschusses Sicherheit im Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR). "Im besten Fall mit vorausschauendem Blick, sodass die Regeln nicht ständig angepasst werden müssen."

Task Force und Zuständigkeiten

Unternehmen können mit einer sogenannten Task Force diesen belastenden Situationen entgegenwirken. Sie legt fest, welche Reisen in der Pandemie kritisch fürs Business sind. Da sich Corona-Regeln bis zum Abreisetag - und auch danach - jederzeit ändern könnten, sind intensive Recherche und Gespräche mit den Reisenden das A und O. Dazu sollten alle Kanäle genutzt werden, wie etwa ein firmeneigenes Intranet oder Webinare. Klare Verantwortlichkeiten zu definieren, ist ebenfalls von Vorteil, damit im Ernstfall schnelles Handeln erfolgen kann.

Das gilt vor und während der Reise

Im September 2021 veröffentlichte die Internationale Organisation für Normung (ISO) den ersten offiziellen Leitfaden zur Sicherheit auf Geschäftsreisen. Die Norm ISO 31030:2021 bietet einen strukturierten Ansatz für die Entwicklung, Umsetzung, Bewertung und Überprüfung einer Reiserichtlinie und eines Programms zum Management von Reiserisiken. Sie zeigt auf, wie Reiserisiken bewertet und welche Maßnahmen ergriffen werden können. Bereits im Vorfeld sollten Mitarbeiter über Risiken aufgeklärt werden und einen Ansprechpartner zur Seite gestellt bekommen, mit dem in erster Linie individuelle Probleme und Wünsche besprochen werden können, zum Beispiel wenn bestimmte Arzneien regelmäßig eingenommen werden müssen. Sollte es passieren, dass Reisende im Ausland festsitzen und nicht zurückreisen können, bieten einige Airlines die sogenannten Rettungsflüge an, um die Reisenden zurück in ihre Heimatländer zu fliegen. Hierzu informieren die Airlines auf ihren Webseiten.

Traveller lokalisieren

Um den Überblick zu bewahren, wo sich die Reisenden im Ausland genau befinden, empfehlen sich Dashboards - idealerweise integriert in der Gesamtgeschäftsreiselösung des Travel-Managements. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter zu allen für sie wichtigen Regelungen rechtzeitig informiert werden. Dies betrifft Informationen zu aktualisierten Reiserichtlinien und zu anstehenden Geschäftsreisen sowie Rückreiseinformationen.