"Beim Einsatz von ausländischen Mitarbeitern aus Drittstaaten in Deutschland ist die Unterscheidung zwischen Geschäftsreise und Erwerbstätigkeit die größte Fehlerquelle für Unternehmen", weiß Dr. Michael Wrage, Experte für Zuwanderungsrecht und Partner in der Kanzlei Dr. Wrage und Guse. Dies könne zu hohen Bußgeldern führen. Laut dem Experten ist eine Einzelfallentscheidung deshalb stets erforderlich. Es gibt jedoch ein paar grundsätzliche Kriterien, die bei einer ersten Einschätzung helfen.

Kurz und unentgeltlich: Geschäftsreisen

Geschäftsreisen fallen unter die sogenannten Kurzaufenthalte. Zu diesem Zweck dürfen internationale Arbeitnehmer für eine maximale Aufenthaltsdauer von insgesamt drei Monaten (90 Tage) in die Bundesrepublik einreisen. Dafür benötigen sie je nach Herkunftsstaat ein Visum. Dieses kann entweder für den Aufenthalt von 90 Tagen innerhalb eines 6- oder 12-Monats-Zeitraums ausgestellt werden.

Ein Schengen-Visum beispielsweise erlaubt den Aufenthalt von maximal 90 Tagen innerhalb eines 6-Monats-Zeitraums. "Eine Aufenthaltserlaubnis oder die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit sind bei Geschäftsreisen jedoch nicht erforderlich", ergänzt Dr. Wrage.

Angehörige aus Drittstaaten, die visumsfrei nach Deutschland einreisen dürfen, können sich bis zu 90 Tage innerhalb von sechs Monaten im Bundesgebiet aufhalten. "Unabhängig davon, ob ein Visum benötigt wird, ist bei Drittstaatlern darauf zu achten, dass die erlaubten 90 Tage nicht zweimal aneinandergehängt werden", gibt Dr. Wrage zu bedenken. "Seinen gewöhnlichen Aufenthalt im Ausland behält der Geschäftsreisende bei."

Im Rahmen einer Geschäftsreise darf sich der Arbeitnehmer zum Beispiel zu Verhandlungen oder Besprechungen mit Geschäftspartnern treffen. Außerdem ist es erlaubt, Vertragsangebote zu erstellen, Verträge zu schließen und deren Durchführung zu überwachen. Wichtig: All diese Aktivitäten müssen unentgeltlich sein, um als Geschäftsreise zu zählen.

Erwerbstätigkeit nur mit Zustimmung der Arbeitsagentur

Alle anderen beruflichen Tätigkeiten werden als Erwerbstätigkeit angesehen. "Besonders zu beachten ist dabei: Wenn Trainings oder Schulungen - auch Training on the Job oder Einarbeitungen - in Deutschland absolviert werden, gilt dies als Erwerbstätigkeit", erklärt der Rechtsexperte. In diesem Falle benötigt der Arbeitnehmer ein Arbeitsvisum oder eine Aufenthaltsgenehmigung mit Beschäftigungserlaubnis ab dem ersten Beschäftigungstag. Zudem muss die Agentur für Arbeit der Tätigkeit in den meisten Fällen zustimmen.

Meeting ist nicht gleich Geschäftsreise

Eine besondere Stolperfalle stellen Meetings dar. Denn: "Meetings gelten nur als Geschäftsreise, wenn die Tätigkeit für keinen der Geschäftspartner eine entgeltliche Leistung darstellt", sagt Dr. Wrage. 

Damit sei nicht nur die direkte Bezahlung gemeint. "Bei einer technischen Fachberatung (Technical Meeting) wird beispielsweise angenommen, dass die Tätigkeit als Research & Development-Kosten direkt oder über den Produktpreis in Rechnung gestellt werden", führt der Anwalt aus.
 
In der Regel werde die Aufbesserung oder Änderung von Produkten, Produktions- oder Geschäftsabläufen sowie die Implementierung oder Entwicklung von Software deswegen als Erwerbstätigkeit angesehen. "Werden hingegen wirtschaftliche Thematiken (Business Meeting) wie Finanzangelegenheiten, Planung, Ziele oder Produktpräsentationen besprochen, gehen die Behörden im Allgemeinen von einer unentgeltlichen Tätigkeit und damit einer Geschäftsreise aus", resümiert Dr. Wrage.

Weiterführende Informationen

Die Arbeitsagentur hat ein Merkblatt zur Beschäftigung ausländischer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Deutschland mit Fragen, Antworten und Tipps für Arbeitnehmer und Arbeitgeber zusammengestellt.

Informationen zu Visa finden Arbeitgeber auf der Internetseite des Auswärtigen Amtes.