Grundsätzlich wird bei Entsendeverträgen zwischen Einvertrags- und Zwei- bzw. Mehrvertragsmodellen unterschieden. 

Im Falle eines Einvertragsmodells wird ein Arbeitsvertrag ausschließlich für die Dauer des Auslandseinsatzes geschlossen. Im Rahmen eines Mehrvertragsmodells hingegen wird ein bestehender Vertrag auf ruhend gestellt und ein zusätzlicher Entsendevertrag formuliert.  Dieser gilt dann für die Dauer der Entsendung und regelt die besonderen Modalitäten des Auslandseinsatzes unter Beachtung des Arbeitsrechts im Gastland.  

Unabhängig vom Vertragsmodell sollten Entsendeverträge neben allgemeinen Angaben zu Vertragsparteien, -dauer und Rückruffristen Regelungen zu folgenden Punkten enthalten: 

Aufgabenbereich und Weisungsrecht 

  • Welche Aufgaben kommen auf den Arbeitnehmer zu?
  • Wem ist der Arbeitnehmer unterstellt? 
  • An wen ist im Ausland zu berichten? 

Der Entsendevertrag sollte zunächst den Arbeitsalltag des Arbeitnehmers im Ausland möglichst klar beschreiben. Zu definieren ist auch, wer vor Ort weisungsbefugt ist und an wen der Arbeitnehmer im Ausland berichten wird. 

Entscheidend für die Berichtsstruktur sollte der wirtschaftliche Zweck bzw. das Ziel der Entsendung sein . 

Bezüge und Kostenerstattungen 

  • Wie viel verdient der Arbeitnehmer im Ausland? 
  • Welche Zulagen wurden vereinbart? 
  • Welche auslandsbezogenen Zusatzkosten können anfallen und wie erfolgt der Ausgleich? 

Neben der Aufschlüsselung der Bezüge (Monatsgehalt, Auslandszulagen, Prämien etc.) sollten Entsendeverträge eventuelle Vereinbarungen zu spezifischen mit der Entsendung verbundenen Mehrkosten enthalten. Beispiele sind Visa-, Umzugs- und Reisekosten, unter anderem auch für Heimatbesuche. 

Im Falle höherer Lebenskosten im Gastland sind Arbeitgeber zum Ausgleich verpflichtet, was ebenfalls vertraglich festgehalten werden sollte. 

Auch ein möglicher Risikozuschlag - etwa bei geringeren Sicherheitsstandards oder besonderen klimatischen Bedingungen - ist üblicher Bestandteil eines Entsendevertrags. 

Tipp: Um den administrativen Aufwand im Rahmen zu halten, empfiehlt sich zum Beispiel die Vereinbarung von Pauschalen zum Ausgleich der Mehrkosten. 

Krankenversicherung 

  • Bleibt der Versicherungsschutz der gesetzlichen Krankenversicherung bestehen? 
  • Ist eine private Krankenversicherung abzuschließen und wer trägt die Kosten? 
  • Welche zusätzlichen Leistungen sind vom Arbeitgeber zu tragen? 

Abhängig vom Gastland sowie Art und Dauer der Entsendung ist es möglich, dass der Arbeitnehmer den Schutz seiner bestehenden gesetzlichen Krankenversicherung verliert bzw. dass deren Leistungen die anfallenden Krankheitskosten im Ausland nicht abdecken. Unter Umständen muss daher eine private Auslandskrankenversicherung abgeschlossen und die Bedingungen im Entsendevertrag geregelt werden. 

Werden weitere Vereinbarungen getroffen, wie beispielsweise zusätzliche Arbeitgeber-Leistungen im Falle von Invalidität oder Tod, sind diese ebenfalls vertraglich festzulegen. 

Arbeitszeit und Urlaub 

  • Wie viele Arbeitsstunden sind zu leisten? 
  • Was gilt im Hinblick auf Mehrarbeit? 
  • Wie viele Urlaubstage stehen dem Arbeitnehmer zu? 

Auch die Anzahl der Arbeitsstunden während des Auslandseinsatzes sollte im Entsendevertrag definiert sein. Wenn in Gastländern längere Arbeitszeiten als im Heimatland üblich sind, kommt es bei Entsendungen häufig zu Mehrarbeit. Entsprechend sollte ein eventueller Ausgleich ebenfalls Vertragsbestandteil sein. 

Auch im Hinblick auf die Anzahl der Urlaubs- und Feiertage bestehen oft erhebliche Unterschiede zwischen dem In- und Ausland. Entsprechend gilt es auch, darüber Klarheit zu schaffen und gegebenenfalls vereinbarte Ausgleiche vertraglich zu regeln. 

Rückkehr 

  • Wie geht das Arbeitsverhältnis nach Ende der Entsendung weiter? 

In der Regel enthalten Entsendeverträge eine Wiederauflebensklausel, die Aufschluss über das weitere Arbeitsverhältnis nach Rückkehr des Arbeitnehmers ins Heimatland gibt.   

Hinweis: Durch die umfassende Reform des Nachweisgesetzes haben sich zum 1. August 2022 die Anforderungen an die vom Arbeitgeber zu erstellende schriftliche Dokumentation der Arbeitsbedingungen bei einer Auslandsentsendung geändert. 

Tipp: Vertragsmuster als Vorlage nutzen 

Bei der Erstellung individueller Entsendeverträge kann die Nutzung von Vertragsmustern sinnvoll sein, insbesondere um größere Unterschiede zu vermeiden, wenn mehrere Beschäftigte im Ausland eingesetzt werden. Eine Vorlage steht Ihnen in unserem Online-Lexikon TK-Lex zur Verfügung. Wichtig: Vertragsmuster sollten immer individuell an die jeweiligen Gegebenheiten des Unternehmens und der Entsendungen angepasst und auf Aktualität geprüft werden. 

Weitere Hinweise zur Vertragsgestaltung finden Sie in unserem Artikel "Vertragsgestaltung: Auf was es bei Entsendungen ankommt".