Fehlen dem Arbeitgeber wichtige Angaben zu seinem Beschäftigten, kann es passieren, dass er Beiträge zu Unrecht abführt. Beispielsweise, wenn er davon ausgeht, dass für diesen Arbeitnehmer Versicherungs- und Beitragspflicht besteht oder wenn Angaben zu einem Rentenbezug oder zu Kindern fehlen. In solchen Fällen können Arbeitgeber schriftlich beantragen, die Beiträge zurückzubekommen.

Für die Erstattung nutzen Arbeitgeber den " Antrag auf Erstattung  zu Unrecht gezahlter Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung aus einer Beschäftigung". Der Vordruck enthält die wichtigsten Angaben, die Sozialversicherungsträger brauchen, um den Erstattungsanspruch zu prüfen. Der Vorteil: So verringern sich Rückfragen bei Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Arbeitgeber stellen den Antrag auf Beitragserstattung bei der zuständigen Einzugsstelle, also bei der Krankenkasse oder der Minijobzentrale. Betrifft die Beitragserstattung eigentlich die Renten- oder Arbeitslosenversicherung, leitet die Stelle den Antrag entsprechend weiter.

Verrechnung statt Erstattung

Bevor Arbeitgeber die Erstattung beantragen, sollten sie prüfen, ob eine Verrechnung mit laufenden Beitragszahlungen über das Entgeltabrechnungsprogramm sinnvoll ist. Über die Verrechnung ist sichergestellt, dass der Beschäftigte seine zu viel gezahlten Beiträge zurückbekommt. 

Die Verrechnung muss allerdings innerhalb bestimmter Fristen erfolgen, und zwar

  • innerhalb von sechs Monaten bei Beiträgen, die in voller Höhe gezahlt wurden und
  • innerhalb von 24 Monaten bei Beiträgen, die teilweise (falsch) gezahlt wurden.

Arbeitgeber sollten vor der Verrechnung klären, ob für den Beschäftigten seit Beginn des Erstattungszeitraums Leistungen in den jeweiligen Versicherungszweigen erfolgt sind. Denn dann kann die Erstattung ausgeschlossen sein - eine Verrechnung ist in diesem Fall nicht möglich.

Angaben getrennt nach Beitragsgruppen

Im nun überarbeiteten Antragsformular erfolgen die Angaben zu den Zeiträumen pro Kalenderjahr getrennt nach Beitragsgruppen. So wird die Prüfung des Antrags erleichtert. Denn die übermittelten Beträge im Beitragsnachweis-Datensatz sind ebenfalls nach Beitragsgruppen getrennt. 

Für die gezahlten Beiträge und die zu zahlenden Beiträge sind jeweils acht Zeilen vorhanden. Antragsteller müssen hier die einzelnen Beträge für diese Beitragsgruppen nennen:

Krankenversicherung (KV)

  • 1000 - allgemeiner Beitrag
  • 3000 - ermäßigter Beitrag
  • 4000 - Beitrag zur landwirtschaftlichen KV
  • 5000 - Arbeitgeberbeitrag zur landwirtschaftlichen KV
  • 6000 - Pauschalbeitrag für geringfügig Beschäftigte
  • ZBP - Zusatzbeitrag für versicherungspflichtige Arbeitnehmer
  • ZBF - Zusatzbeitrag für freiwillig versicherte Arbeitnehmer

Rentenversicherung (RV)

  • 0100 - voller Beitrag
  • 0300 - halber Beitrag
  • 0500 - Pauschalbeitrag für geringfügig Beschäftigte

Arbeitslosenversicherung (AV)

  • 0010 - voller Beitrag
  • 0020 - halber Beitrag

Pflegeversicherung (PV)

  • 0001 - voller Beitrag
  • 0002 - halber Beitrag

Umlagen

  • 0050 - Insolvenzgeldumlage
  • U1 - Umlage Krankheitsaufwendungen
  • U2 - Umlage Mutterschaftsaufwendungen

Erstattungsgrundsätze überarbeitet

In den "Gemeinsamen Grundsätzen für die Verrechnung und Erstattung zu Unrecht gezahlter Beiträge aus einer Beschäftigung", auch Erstattungsgrundsätze genannt, regeln die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung, wie eine Beitragsrückerstattung ablaufen muss. Die überarbeitete Fassung vom 21. März 2019 können Sie sich als PDF herunterladen:  Gemeinsame Grundsätze zur Beitragserstattung vom 21. März 2019 (PDF, 270 kB) .