Der Verwaltungserlass enthält die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für beruflich und betrieblich veranlasste Auslandsdienstreisen ab 2021. Bis zu dieser Höhe kann der Arbeitgeber steuerfreie Erstattungen vornehmen (BMF-Schreiben vom 03.12.2020, IV C 5 - S 2353/19/10010:002).

Änderungen bei den Verpflegungsmehraufwendungen

Änderungen gegenüber der Vorversion ergeben sich unter anderem für folgende Staaten beziehungsweise Orte:

  • Albanien
  • Andorra
  • China (mit Ausnahme Hongkong)
  • Irland 
  • Korea Republik (Südkorea) 
  • Kuwait 
  • Liechtenstein 
  • Rumänien (mit Ausnahme für Bukarest) 
  • Schweiz

So betragen beispielsweise die Spesensätze für die Schweiz seit 2021:

  • bei vollen Abwesenheitstagen (24 Stunden) 64 Euro und
  • für den An- und Abreisetag sowie bei einer Abwesenheitsdauer von mehr als acht Stunden 43 Euro.

Pauschalen für Übernachtungskosten im Ausland

Die Verwaltungsanweisung enthält darüber hinaus die Pauschbeträge für Übernachtungskosten seit 2021. Auch hier ergeben sich einige Änderungen gegenüber der Vorversion, insbesondere bei den meisten der oben genannten Staaten. So können für eine Übernachtung in Shanghai seit 2017 217 Euro pauschal erstattet werden. Die Pauschalen sind ausschließlich in den Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar.

Auslandspauschalen: Werte gelten 2022 weiter

Pandemiebedingt werden die Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder zum 1. Januar 2022 nicht neu festgesetzt: Die für 2021 veröffentlichten Beträge gelten für das Kalenderjahr 2022 unverändert fort. Die mit dem oben genanntem Erlass veröffentlichten steuerlichen Pauschbeträge sind damit auch für das Kalenderjahr 2022 anzuwenden (BMF-Schreiben vom 27.09.2021).

Bei der Ermittlung der jeweils abzugsfähigen bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei erstattungsfähigen Pauschalen sind insbesondere die folgenden Besonderheiten zu beachten.

Berechnung Verpflegungsmehraufwand Ausland 

Bei eintägigen Reisen in das Ausland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend.

Bei mehrtägigen Reisen in verschiedenen Staaten gilt für die Ermittlung der Verpflegungspauschalen am An- und Abreisetag sowie an den Zwischentagen Folgendes:

  • Bei einer Anreise vom Inland ins Ausland ohne Tätigwerden ist die Verpflegungspauschale des Ortes maßgebend, der vor 24 Uhr erreicht wird. 
  • Bei einer Rückreise vom Ausland ins Inland ist die Verpflegungspauschale des letzten Tätigkeitsorts im Ausland maßgebend. 
  • Für die Zwischentage ist in der Regel der Pauschbetrag des Ortes maßgebend, den die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.

Schließt sich an den Tag der Rückreise von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zur Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte eine weitere ein- oder mehrtägige Auswärtstätigkeit an, ist für diesen Tag nur die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen.

Beispiel zur Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen im Ausland

Ein Arbeitnehmer reist im Januar 2022 am Montag um 20 Uhr zu einer beruflichen Auswärtstätigkeit von seiner Wohnung in Berlin nach Brüssel. Er erreicht Belgien um 2 Uhr. Dienstag ist er den ganzen Tag in Brüssel tätig. Am Mittwoch reist er zu einem weiteren Geschäftstermin um 8 Uhr nach Amsterdam. Er erreicht Amsterdam um 14 Uhr. Dort ist er bis Donnerstag um 13 Uhr tätig und reist anschließend zurück nach Berlin. Er erreicht seine Wohnung am Donnerstag um 22.30 Uhr.

Für Montag ist die inländische Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand maßgebend (14 Euro), da er sich um 24 Uhr noch im Inland befindet. Für Dienstag ist die Verpflegungspauschale für Belgien anzuwenden (42 Euro). Für Mittwoch ist die Verpflegungspauschale für die Niederlande zugrunde zu legen (47 Euro), da sich der Ort, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat, in den Niederlanden befindet. Für Donnerstag ist die Verpflegungspauschale der Niederlande für den Abreisetag maßgeblich (32 Euro), da der Arbeitnehmer noch bis 13 Uhr in Amsterdam beruflich tätig war.

Ergänzende Informationen zur Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen im Ausland

Insbesondere bei Schiffs- und Flugreisen sind die ergänzenden Richtlinienregelungen (R 9.6 LStR) zu beachten:

  • Bei Schiffsreisen ist das für Luxemburg geltende Tagegeld und für die Tage der Einschiffung und Ausschiffung das für den Hafenort geltende Tagegeld maßgebend.
  • Bei Flugreisen ist die Landung entscheidend. Erstreckt sich eine Flugreise über mehr als zwei Kalendertage, so ist für die Tage, die zwischen dem Tag des Abflugs und dem Tag der Landung liegen, das für Österreich geltende Tagegeld maßgebend.
  • Für die in der Bekanntmachung nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend, für nicht erfasste Übersee- und Außengebiete eines Landes ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag maßgebend.

Daneben enthält der für die Jahre 2021 und 2022 anwendbare Erlass zu den Auslandspauschalen auch Regelungen zur Auslandskürzung der Verpflegungspauschale bei Mahlzeitengestellung. Bei der Gestellung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten ist die Kürzung der Verpflegungspauschale tagesbezogen vorzunehmen, das heißt, von der für den jeweiligen Reisetag maßgebenden Verpflegungspauschale für eine 24-stündige Abwesenheit, unabhängig davon, in welchem Land die jeweilige Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde.

Beispielsweise führt ein in den Jahren 2021 und 2022 vom Arbeitgeber gestelltes Mittagessen in der Schweiz zu einer Kürzung der anzusetzenden Pauschale um 25,60 Euro (64 Euro Tagespauschale x 40 Prozent Kürzung für Mittag-/Abendessen).

Beispiel zur Mahlzeitenkürzung bei Anschlussreise

Ein Arbeitnehmer kehrt am Dienstag von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit in Straßburg (Frankreich) zu seiner Wohnung zurück. Nachdem er Unterlagen und neue Kleidung eingepackt hat, reist er zu einer weiteren mehrtägigen Auswärtstätigkeit nach Kopenhagen (Dänemark) weiter. Er erreicht Kopenhagen um 23 Uhr. Die Übernachtungen - jeweils mit Frühstück - wurden vom Arbeitgeber im Voraus gebucht und bezahlt.

Für Dienstag ist nur die höhere Verpflegungspauschale von 39 Euro (Rückreisetag von Straßburg: 34 Euro, Anreisetag nach Kopenhagen 39 Euro) anzusetzen. Aufgrund der Gestellung des Frühstücks im Rahmen der Übernachtung in Straßburg ist die Verpflegungspauschale um 11,60 Euro (20 Prozent der Verpflegungspauschale Kopenhagen für einen vollen Kalendertag: 58 Euro) auf 27,40 Euro zu kürzen.

Rechtliche Fragen: Hinweis auf Reisekostenerlass

Der Erlass zu den Auslandspauschalen verweist an mehreren Stellen auf das BMF-Schreiben zur steuerlichen Behandlung der Reisekosten von Ende 2020. Dort sind die rechtlichen Grundlagen für die Reisekosten erläutert. Das überarbeitete Schreiben enthält u.a. die neuere BFH-Rechtsprechung sowie die aktuellen Verpflegungspauschalen und weitere Hinweise zu Reisen im Inland (hier gelangen Sie zum BMF-Schreiben vom 25.11.2020).