Wer erstmalig eine Betriebsnummer beantragt, gibt seine Arbeitgeberdaten an und erhält die Nummer anschließend vom Betriebsnummern-Service (BNS) der BA. Ändert sich etwas in den Betriebsdaten, müssen diese Änderungen seit Mitte 2019 elektronisch gemeldet werden. Diese Meldungen zur Betriebsdatenpflege sind aus Sicht des BNS nicht immer optimal. Aus diesem Grund wurden Anpassungen im Meldeverfahren beschlossen, die ab 1. Januar 2022 gelten:

Neues Feld "Rechtsform"

Die Rechtsform des Betriebs wird häufig nicht oder fehlerhaft angegeben. Daher muss die Rechtsform ab 2022 zusätzlich zur Benennung im Firmennamen auch im Datensatz Betriebsdatenpflege (DSBD) mit einem neuen fünfstelligen Rechtsformschlüssel angegeben werden. Dafür wurde das Feld "Rechtsform" (RF) geschaffen. Anzugeben sind dort die Schlüsselzahlen entsprechend der "Verfahrensanforderung DSBD für Softwareersteller" ab 1. Januar 2022  (ab Seite 95).

DSBD initiativ erstellen 

Es gibt Sachverhalte, die auch ohne Betriebsdatenänderung zur Übermittlung eines DSBD führen. Wenn zum Beispiel ein Arbeitgeber seinen Dienstleister wechselt (z.B. seinen Steuerberater oder sein Rechenzentrum), dann erfasst dieser im Abrechnungsprogramm erstmals seine betrieblichen Angaben und trägt sich als Ansprechpartner ein. Ein DSBD wird nicht erzeugt - mit der Folge, dass die Ansprechpartnerdaten in der Datei der Beschäftigungsbetriebe nicht aktualisiert werden. 

Gleiches gilt, wenn ein Arbeitgeber umzieht und das Abrechnungsprogramm wechselt. Wenn er seine Betriebsdaten das erste Mal im neuen Programm angibt, wird kein DSBD erzeugt. 

Nun wurden die Rahmenbedingungen verändert, sodass zukünftig ein DSBD initiativ erstellt werden kann. Für die Kennzeichnung des initialen DSBD wurden gesonderte Abgabegründe im neuen Feld "Abgabegrund" (GD) geschaffen:

  • 01 = Änderung: Dieser Abgabegrund ist bei der regulären Änderung von Betriebsdaten zu verwenden.
  • 05 = Änderung der Betriebsdaten: Dieser Abgabegrund erlaubt einen Bestandsabgleich mit der BA. Diese Initiativmeldung ist erforderlich, wenn in der Entgeltabrechnung bereits aktuelle Angaben gespeichert sind, die in der Datei der Beschäftigungsbetriebe bei der BA aber noch anders lauten. Der Arbeitgeber hat damit die Möglichkeit, einen DSBD abzugeben, sofern er dazu aufgefordert wird,
  • 06 = Neuer Dienstleister/neue Abrechnungssoftware: Dieser Abgabegrund ist für eine Initiativmeldung zu verwenden, wenn der Arbeitgeber den Dienstleister wechselt oder das Abrechnungsprogramm, sofern sich gleichzeitig die Betriebsdaten ändern. 

Abweichende Postanschrift 

Nicht immer werden alle Felder im Datenbaustein "Abweichende Postanschrift" (DBPA) gefüllt, oder die Einträge widersprechen sich. Um nicht zulässige Kombinationen auszuschließen, muss künftig im DBPA im neuen Feld "ArtPostanschrift" (ARTPA) eingetragen werden, um welche Art der abweichenden Postanschrift es sich handelt:

  • 1 = Hausanschrift
  • 2 = Postfachanschrift
  • 3 = Großempfängeranschrift
  • 4 = Auslandsanschrift

Angaben von Änderungen, die in der Zukunft liegen

Werden zukünftige Angaben übermittelt, liegen sie meist maximal drei Monate in der Zukunft. Liegen die Datumsangaben weiter als drei Monate in der Zukunft, stellen sich oft als fehlerhaft heraus. Deswegen wurde die Angabe eines Ereignisdatums im Feld "Datum-Ereignis" auf höchstens drei Monate nach dem Erstelldatum begrenzt.