Wer im Jahresdurchschnitt monatlich 20 oder mehr Arbeitnehmer beschäftigt, ist dazu verpflichtet, Menschen mit einer Schwerbehinderung einzustellen. Und zwar müssen mindestens fünf Prozent der Arbeitsplätze mit schwerbehinderten Menschen besetzt werden. Welche Arbeitnehmer als schwerbehindert gelten, definiert das SGB IX. 

Diese Quoten sind festgelegt:

  • Arbeiten im Unternehmen im Jahresdurchschnitt monatlich mindestens 20, aber weniger als 40 Mitarbeiter, muss der Arbeitgeber einen Schwerbehinderten beschäftigen.
  • Bei mindestens 40, aber weniger als 60 Mitarbeitern ist der Arbeitgeber verpflichtet, zwei Schwerbehinderte zu beschäftigen.
  • Arbeitgeber mit mindestens 60 Mitarbeitern sind verpflichtet, Bruchteile von 0,5 und mehr aufzurunden.
  • Arbeitgeber mit weniger als 60 Beschäftigten runden Bruchteile bei der Berechnung der Quote ab.

Berechnung der Arbeitsplätze: ein Beispiel

Ein Arbeitgeber verfügt über 30 anrechnungspflichtige Arbeitsplätze. Er rechnet wie folgt: 30 Arbeitsplätze x 5 % = 1,5

Da weniger als 60 Mitarbeiter beschäftigt sind, kann er abrunden. Das Ergebnis: Ein Arbeitsplatz muss mit einem Schwerbehinderten besetzt werden.

Welche Arbeitsplätze müssen in die Berechnung einfließen?

Nach dem SGB IX spricht man von Arbeitsplätzen, wenn dort Arbeitnehmer, Beamte, Richter, Auszubildende sowie andere zu ihrer beruflichen Bildung Eingestellte (zum Beispiel Praktikanten oder Volontäre) beschäftigt sind.

Allerdings zählen Stellen von Auszubildenden bei der Berechnung nicht mit. Ebenfalls nicht als Arbeitsplätze im Sinne des SGB IX zu werten sind:

  • Stellen, die nur für die Dauer von höchstens acht Wochen besetzt sind, zum Beispiel aufgrund einer Befristung
  • Stellen, auf denen Beschäftigte mit weniger als 18 Stunden pro Woche beschäftigt sind 

Wird ein schwerbehinderter Mensch jedoch auf einem Teilzeitarbeitsplatz mit weniger als 18 Wochenstunden beschäftigt, weil dies wegen der Art und Schwere der Behinderung als notwendig erscheint, muss dieser Arbeitnehmer auch auf die Pflichtarbeitsplatzquote angerechnet werden.

Ausgleichsabgabe bei Nichtbesetzung

Erfüllt ein Arbeitgeber die Pflichtquote von fünf Prozent nicht, muss er für jeden unbesetzten Pflichtarbeitsplatz monatlich eine Ausgleichsabgabe bezahlen. Die Ausgleichsabgabe berechnet sich wie folgt:

Bis zu 39 Mitarbeiter

125 Euro pro monatlich unbesetztem Pflichtarbeitsplatz, wenn ein Arbeitgeber mit bis zu 39 Mitarbeitern nicht mindestens einen Schwerbehinderten beschäftigt.

Bis zu 59 Mitarbeiter

220 Euro pro monatlich unbesetztem Pflichtarbeitsplatz, wenn ein Arbeitgeber mehr als 39, aber nicht mehr als 59 Mitarbeiter beschäftigt und nicht mindestens zwei schwerbehinderte Beschäftigte hat. Hat im Vorjahr nur eine schwerbehinderte Person im Unternehmen gearbeitet, muss der Arbeitgeber eine Ausgleichsabgabe in Höhe von 125 Euro pro monatlich unbesetztem Pflichtarbeitsplatz abführen.

Mehr als 59 Mitarbeiter

Die Ausgleichsabgaben für Unternehmen mit mehr als 59 Beschäftigten pro monatlich unbesetztem Pflichtarbeitsplatz betragen:

Quote der schwerbehinderten Mitarbeiter

Ausgleichsabgabe

ab 5 % der durchschnittlich monatlich Beschäftigten

keine Ausgleichsabgabe

zwischen 3 % und unter 5 % der durchschnittlich monatlich Beschäftigten

125 Euro

zwischen 2 % und unter 3 % der durchschnittlich monatlich Beschäftigten

220 Euro

unter 2 % der durchschnittlich monatlich Beschäftigten

320 Euro

Ausgleichsabgabe immer bis 31. März

Muss eine Ausgleichsabgabe für 2019 gezahlt werden, müssen Arbeitgeber sie bis zum 31. März 2020 an das für den Arbeitgeber-Hauptsitz zuständige Integrationsamt überweisen.

Bis 31. März 2020: Anzahl der schwerbehinderten Mitarbeiter melden

Ebenfalls spätestens bis zum 31. März 2020 muss die Anzahl der schwerbehinderten Mitarbeiter für das Jahr an 2019 die Bundesagentur für Arbeit (BA) gemeldet werden.

Für die Meldung sind die amtlichen Vordrucke der BA zu verwenden. Alternativ können Arbeitgeber die Meldung auch per IW-Elan elektronisch übermitteln. Diese Software erstellt das Institut der deutschen Wirtschaft im Auftrag der Bundesagentur für Arbeit. Die Software kann kostenlos heruntergeladen werden. 

Die Anzeige selbst kann elektronisch übermittelt oder ausgedruckt und per Post verschickt werden. Arbeitgeber haben damit auch die Möglichkeit, die Ausgleichsabgabe zu berechnen. Eine Speicherung der Daten erfolgt im System des Nutzers. Die Daten können dann im Folgejahr in die neue Version der Software übernommen werden. Eine Schnittstelle zur Personalsoftware ist ebenfalls vorhanden, so dass Daten alternativ auch jedes Jahr in aktualisierter Form importiert werden können.

2020 kein automatischer Versand der Software

Um Ressourcen zu schonen, wird die Bundesagentur für Arbeit erstmalig keine CD-ROM mit der Software mehr standardmäßig an alle beschäftigungspflichtigen Arbeitgeber versenden. Wer keine Download-Möglichkeit hat, kann jedoch seit dem 7. Januar 2020 eine CD-ROM mit "IW-Elan 2019" bei der Bundesagentur für Arbeit über das Internetformular bestellen.