BAG-Urteil zu Gehaltsabrechnungen: Verzicht auf Papier rechtlich zulässig
Das Bundesarbeitsgericht hat ein Urteil zu Gehaltsabrechnungen gefällt: Arbeitgeber dürfen diese rein digital zur Verfügung stellen und auf den Papierversand verzichten.
Grundsätzlich gilt: Gemäß Gewerbeordnung müssen Arbeitgeber ihren Beschäftigten Gehaltsabrechnungen in Textform zur Verfügung stellen (§ 108 Abs. 1 Satz 1 GewO) . Das bedeutet, dass auch elektronische Dokumente zulässig sind, die Mitarbeitende über passwortgeschützte Postfächer abrufen.
Eine Verkäuferin in einem Einzelhandelsbetrieb war damit nicht einverstanden und klagte: Sie wollte ihre Gehaltsabrechnungen nicht über das digitale Mitarbeiterpostfach erhalten, sondern wie gewohnt auf dem Postweg.
Das Landesgericht gab ihr zunächst recht und ging davon aus, dass die Bereitstellung in einem Online-Portal nicht ausreicht.
BAG-Urteil: rein digitale Bereitstellung rechtlich zulässig
Der Arbeitgeber ging in Revision vor dem BAG und hatte Erfolg (BAG-Urteil v. 28.01.2025, Az. 9 AZR 48/24). Das BAG urteilte, dass Entgeltabrechnungen via digitale Mitarbeiterpostfächer die vorgeschriebene Textform erfüllen. Beschäftigte haben bei Gehaltsabrechnungen eine Holschuld. Das heißt, der Arbeitgeber kann den Anspruch auf Entgeltabrechnungen erfüllen, ohne für den Zugang der Abrechnung bei den Beschäftigten verantwortlich zu sein. Es reicht, wenn er die Abrechnung digital zum Abruf bereitstellt. Wichtig ist nur, dass er den Abruf auch den Beschäftigten ermöglicht, die privat nicht über einen Online-Zugriff verfügen. Dies kann zum Beispiel im Betrieb erfolgen, wo Mitarbeitende die Dokumente einsehen und ausdrucken können.
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