Eine Studie der Software-Plattform Spendesk zeigt, dass Firmen in Deutschland, Frankreich und Großbritannien fast wieder so viel Geld wie vor der Pandemie für Dienstreisen ausgeben. Einer der Kostentreiber: die Mietwagen. Die sind knapp und entsprechend teuer.

Das stellt viele Unternehmen vor enorme Herausforderungen. "Trotz der gestiegenen Preise sollte man beim Preisvergleich nicht auf die ersten Lockangebote vertrauen", rät Tobias Ruoff, Geschäftsführer der ADAC Autovermietung. "Wichtig ist, vor der Buchung die Gesamtpakete zu vergleichen, sonst kann man schnell in die Kostenfalle tappen."

Die wichtigsten Tipps, damit die Automiete auf Dienstreisen nicht zum finanziellen Fiasko führt:

  1. Rechtzeitig buchen: Kurzfristig erst am Flughafen zum nächsten Vermieter gehen, ist so gut wie aussichtslos. Zudem lässt sich mit etwas Vorlauf ein besserer Preisvergleich anstellen.
  2. Vorab für den optimalen Schutz sorgen: Ruoff rät zu einer echten Vollkasko-Versicherung mit Diebstahlschutz ohne Selbstbeteiligung. Die Versicherungssumme der Haftpflicht sollte dabei mindestens eine Million Euro betragen. Glas, Felgen und Reifen sollten mitversichert sein - dort sind Schäden am häufigsten. Sind diese Versicherungen vorab abgeschlossen, gibt es keinen Grund für zusätzliche Versicherungspakete vor Ort, wie es viele Vermieter am Zielort noch versuchen.
  3. Tankregelung full-to-full: Die Spritpreise sind hoch. Wer dann noch ein Auto mit leerem Tank abgibt, zahlt dann beim Vermieter pro Liter meist kräftig drauf. Deswegen den Wagen vollgetankt mieten und so auch zurückgeben.
  4. Genau auf Vorschäden achten: Am Flughafen oder auch sonst bei der Autovermietung muss es schnell gehen. Halten Sie Ihre Mitarbeitenden dennoch an, den Wagen genau auf Vorschäden zu inspizieren, ggfs. Fotos zu machen und sich die auch bestätigen zu lassen. Wenn im Nachhinein nicht mehr nachzuweisen ist, dass die Delle bereits im Blech war, kann das teuer werden. 
  5. Auf "No show"-Regelung achten: Ein Phänomen, das gerade auch in der Gastronomie für Aufregung sorgt. Die Klausel besagt, dass selbst bei Nichterscheinen, etwa durch eine Flugverspätung oder einen Ausfall, eine (Teil-)Zahlung fällig wird, beziehungsweise das bereits im Voraus gezahlte Geld nicht erstattet wird. Zusätzliches Ärgernis: Nicht nur das Geld ist weg, sondern auch der Mietwagen. Verbraucherschützer raten daher, die AGBs daraufhin genau zu studieren und möglichst Zahlungen erst vor Ort zu tätigen.

Auf die Details der Buchung kommt es also an und auf die individuellen Umstände: Während größere Unternehmen oft mit internationalen Autovermietungen zusammenarbeiten, suchen kleinere Firmen für ihre Mitarbeitenden jeweils nach Bedarf nach einem Anbieter. Da kann auch ein kleineres, lokales Unternehmen die richtige Wahl sein. Die sind oftmals flexibler, im Zweifel aber auch nicht immer so professionell organisiert, wie es auf Geschäftsreisen notwendig ist. Wie gesagt: Auf die Details kommt es an.