Für Betriebs­prü­fun­gen: Ergän­zende Entgelt­un­ter­lagen in digi­taler Form

Die Regelung gilt schon 2022: Arbeitgeber müssen ergänzende Unterlagen zu den Entgeltunterlagen in digitaler Form führen. Damit soll die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung erleichtert werden. In unserem Artikel finden Sie die wichtigsten Fragen und Antworten im Überblick.

Welche Entgeltunterlagen sind elektronisch zu führen?

Die sogenannten ergänzenden Unterlagen zu den Entgeltunterlagen sind gesetzlich festgelegt und werden in § 8 Abs. 2 BVV aufgelistet. Dazu gehören beispielsweise:

  • Anträge von Minijobbern zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
  • Erklärungen von kurzfristig Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen
  • Bescheide von Krankenkassen über die Feststellung der Versicherungspflicht
  • Entscheidungen der Finanzbehörden, dass Studiengebühren kein Arbeitsentgelt sind
  • Nachweis der Elterneigenschaft

Diese Unterlagen erhalten Arbeitgeber von den zuständigen Stellen oder den Beschäftigten bereits in digitaler Form. Das heißt, schon die Person oder Stelle, die dem Arbeitgeber eine solche Unterlage übergibt (wie z.B. eine Immatrikulationsbescheinigung), muss dies in elektronischer Form tun.

In welchem Format dürfen die Entgeltunterlagen gespeichert werden?

Die Speicherung der Unterlagen ist ebenfalls geregelt. Sie soll den Grundsätzen entsprechen, die zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) festgelegt sind - immer vorausgesetzt, dass es keine abweichenden Bestimmungen im Bereich der Sozialversicherung gibt. 

Erlaubt sind PDF-Dateien und Bilddateien in den Formaten 

  • jpeg, 
  • bmp, 
  • png oder 
  • tiff.

Wie sind Unterlagen aufzubewahren, die unterschrieben werden müssen? 

Bestimmte Anträge und Erklärungen von Arbeitnehmern müssen unterschrieben aufbewahrt werden. Dafür gibt es unterschiedliche Signaturmöglichkeiten:

Qualifizierte elektronische Signatur

Um die elektronische Form zu erfüllen, kann das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden. Arbeitgeber können solche Anträge und Erklärungen in digitaler Form zu den Entgeltunterlagen nehmen.

Eine qualifizierte elektronische Signatur ist eine durch die Verordnung (EU) Nr. 910/2014 geregelte Form eines Zertifikats, die die handschriftliche Unterschrift ersetzt. Erstellt werden diese Signaturen durch einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter. 

Wer die qualifizierte elektronische Signatur nutzen will, muss dem Anbieter im Vorfeld seine Identität nachweisen. Außerdem sind eine Signaturkarte eines Zertifizierungsanbieters, ein Kartenlesegerät und eine Signatursoftware erforderlich.

Fortgeschrittene elektronische Signatur

Erhält der Arbeitgeber ein Dokument in Papierform, muss er es digitalisieren. Dabei kann er es mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur versehen: Arbeitgeber können dafür das Zertifikat verwenden, das ihnen im Meldeverfahren ausgestellt wird.

Bei dieser Form der Signatur wird die elektronische Signatur mit einem einmaligen Signaturschlüssel erstellt. Die fortgeschrittene Signatur ist technisch ein Software-Zertifikat. Man braucht keine Signaturkarte und kein Kartenlesegerät.

Wenn die Dokumente vollständig digitalisiert wurden, können die schriftlichen Entgeltunterlagen vernichtet werden.

Ohne digitale Signatur

Dokumente können auch ohne fortgeschrittene digitale Signatur digitalisiert werden. Allerdings müssen Arbeitgeber dann das Originaldokument zusätzlich in Papierform aufbewahren.

Datenspeicherung: Müssen die Dateien auf bestimmte Weise benannt werden?

Entgeltunterlagen in Dateiform müssen mit sprechenden Namen versehen werden, damit sie schnell wiedergefunden und eindeutig zugeordnet werden können (zum Beispiel bei einer Betriebsprüfung). Der Dateiname sollte Rückschlüsse auf das Dokument erlauben und den Namen des Betroffenen sowie den Zeitraum enthalten, auf den sich das Dokument bezieht.

Kann man sich von der Führung der elektronischen Unterlagen befreien lassen?

Arbeitgeber können sich für Abrechnungszeiträume bis 31. Dezember 2026 von der Führung elektronischer Unterlagen befreien lassen. Dafür müssen sie einen Antrag bei dem für sie zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung stellen. Ein formloser Antrag unter Angabe der Betriebsnummer reicht aus. 

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Alles Wichtige zu Betriebsprüfungen hat die DRV in einem Lexikon-Artikel zusammengestellt.

Weiterführende Informationen, Rechtsgrundlagen und Antworten auf häufige Fragen rund um die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) finden Sie ebenfalls bei der DRV.

Unser Online-Lexikon TK-Lex führt alles Wichtige zum Lohnkonto und zu den Entgeltunterlagen aus lohnsteuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Sicht auf.