Laut Bundesarbeitsministerium wird angenommen, dass rund 10 Prozent der fest angestellten Menschen in Deutschland keinen Arbeitsvertrag haben. Demzufolge wissen viele Arbeitnehmer gar nicht, was genau ihre Arbeitsbedingungen sind. Die neue Richtlinie soll nun Abhilfe schaffen. Im Kern geht es darum, die Arbeitsbedingungen zu verbessern, indem eine transparente und vorhersehbare Beschäftigung gefördert und zugleich die Anpassungsfähigkeit des Arbeitsmarktes gewährleistet wird. 

Diese neue Regelung bedeutet allerdings auch einen erheblichen administrativen Mehraufwand für alle Unternehmen und Arbeitgeber über sämtliche Branchen hinweg. Denn durch das neue EU-Arbeitsrecht für Arbeitsverträge müssen sich Unternehmen und Arbeitgeber nun auf groß angelegte Veränderungen bei der Gestaltung von Arbeitsverträgen einstellen. 

Bisherige Pflichten des Arbeitgebers

Bisher regelte das sogenannte Nachweisgesetz, dass der Arbeitgeber die wichtigsten Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen hatte mit einer Monatsfrist nach Beginn des Arbeitsverhältnisses. 
Folgende Punkte waren betroffen:

  • Name und Anschrift der Vertragsparteien
  • Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
  • Bei Befristung: Dauer des Arbeitsverhältnisses
  • Arbeitsort
  • Bezeichnung/Beschreibung der Tätigkeit
  • Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts
  • Arbeitszeit
  • Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
  • Kündigungsfristen
  • Allgemeiner Hinweis auf Tarifverträge sowie Betriebs- und Dienstvereinbarungen

Zusätzlichen Pflichten seit dem 1. August 2022

Gemäß dem "Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union im Bereich des Zivilrechts (Gesetz zur Umsetzung der Arbeitsbedingungenrichtlinie im Zivilrecht)" müssen seit dem 1. August 2022 folgende Aspekte zusätzlich dokumentiert werden:

  • Enddatum eines befristeten Arbeitsverhältnisses
  • Die freie Wahl des Arbeitsorts durch den Arbeitnehmer, wenn vereinbart
  • Die Dauer der Probezeit, sofern vereinbart
  • Die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts inklusive der Vergütung von Überstunden, Zuschlägen, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie deren Fälligkeit und Art der Auszahlung
  • Vereinbarte Arbeitszeiten, Ruhepausen und Ruhezeiten; bei Schichtarbeit ebenso das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen
  • Die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen, sofern besprochen
  • Ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung
  • Name und Anschrift des Versorgungsträgers der betrieblichen Altersvorsorge, sofern vorhanden; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist.
  • Das Verfahren, das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhalten ist (mindestens aber das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses)
  • Die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage (innerhalb von drei Wochen nach Zugang der schriftlichen Kündigung, vgl. § 4 S. 1 Kündigungsschutzgesetzes - KSchG) sowie den Hinweis darauf, dass nach Ablauf der Klagefrist die Kündigung als rechtswirksam anzusehen ist (vgl. § 7 KSchG).

Wer profitiert von den neuen Pflichten?

Die neuen Pflichten gelten bei allen Neueinstellungen seit dem 1. August 2022. Im Unterschied zu älteren Verträgen muss dem Arbeitnehmer bereits am ersten Arbeitstag die Niederschrift mit den Informationen über Namen und Anschrift der Vertragspartner, das Arbeitsentgelt und seine Zusammensetzung sowie über die Arbeitszeit vorliegen. Spätestens bis zum siebten Kalendertag müssen alle weiteren, vereinbarten Angaben in Form eines Dokumentes schriftlich zur Verfügung gestellt werden. 

Welches Recht gilt für Beschäftigte, die vor dem 1. August 2022 eingestellt wurden? 

Arbeitnehmer, die vor dem 1. August 2022 eingestellt wurden, können ihren Arbeitgeber auffordern, sie schriftlich über ihre wesentlichen Arbeitsbedingungen in Kenntnis zu setzen. Die elektronische Form per E-Mail, PDF oder im Rahmen sonstiger digitaler Dokumente reicht hier allerdings nicht aus. Der Arbeitgeber muss das Nachweisdokument eigenhändig signieren.

Ratsam ist es, dem Arbeitnehmer ein unterschriebenes Informationsblatt oder eine unterzeichnete Auflistung der Arbeitsbedingungen bereitzustellen. Es ist nicht erforderlich, die gesamten Arbeitsverträge anzupassen. 

Bei Verstoß droht Geldbuße 

Die Mitgliedstaaten sind aufgefordert, bei Nichtbefolgung wirksame, angemessene und abschreckende Sanktionen festzulegen. Es ist daher vorgesehen, dass derjenige ordnungswidrig handelt, der eine der genannten wesentlichen Vertragsbedingungen nicht richtig, nicht vollständig und in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig niederlegt. Bei Verstoß droht eine Geldbuße von bis zu 2.000 Euro.