Bislang sind viele Europäer aufgrund mangelnder Vernetzung und digitaler Barrieren zwischen den Mitgliedstaaten gezwungen, dieselben Informationen an verschiedene Behörden weiterzugeben, selbst wenn eine Behörde diese Informationen bereits in elektronischer Form vorliegen hat. Wenn jedoch die grenzüberschreitende Mobilität im alltäglichen Leben der Menschen immer mehr zunimmt, muss auch die Verwaltung mitspielen. 

Das "Once Only Technical System" (OOTS) bedeutet keine Zentralisierung der Verwaltung. Stattdessen soll die Informationsarchitektur in Zukunft so aufgebaut werden, dass die vielen unterschiedlichen Systeme innerhalb der EU gut miteinander kommunizieren können. Es handelt sich hierbei um das erste fachbereichsübergreifende technische System für einen sicheren Datenaustausch zwischen EU-Behörden.

OOTS über Ebenen und Grenzen hinweg

Ziel der EU-Kommission ist es, den digitalen Binnenmarkt mithilfe des OOTS weiterzuentwickeln, indem der Verwaltungsaufwand für Bürger und Unternehmen verringert wird. Mit dem System, das die nationalen Portale miteinander verbindet, soll ein Dokument künftig nur einmal bei einer öffentlichen Behörde eingereicht werden müssen. Wenn eine andere öffentliche Behörde in der EU Zugang zu demselben Dokument benötigt, kann sie es mit ausdrücklichem Einverständnis des Nutzers ganz einfach über das OOTS-System abrufen

Auf diese Weise soll zum Beispiel ein deutscher Arbeitnehmer, der nach Spanien entsandt wurde, von dort aus Daten in einem deutschen Register abrufen können, um bestimmte Anträge zu erledigen. OOTS soll so zukünftig verschiedenste Antragsverfahren über Ebenen und Grenzen hinweg vereinfachen. 

"Dies ist ein lang erwarteter Schritt hin zu einem effizienten Binnenmarkt ohne digitale Schranken. Mit dem einheitlichen technischen System sind wir besser gerüstet, um das Leben der europäischen Bürger und Unternehmen zu verbessern und die Effizienz des Binnenmarkts durch einen erheblichen Bürokratieabbau zu steigern", sagte der für den Binnenmarkt zuständige Kommissar Thierry Breton.