Auch wenn es inzwischen fast überholt scheint: In arbeitsrechtlichen Angelegenheiten sind Arbeitgeber noch immer auf der sicheren Seite, wenn sie diese schriftlich auf Papier erledigen. Per WhatsApp zu kündigen oder bei der Befristung von Arbeitsverträgen auf digitale Scans der Unterschrift zurückzugreifen, ist bequem, aber rechtlich unzulässig. Und kann für Arbeitgeber unangenehme Folgen haben. 

Wann wird arbeitsrechtlich ein schriftliches Dokument gefordert und was sind die Konsequenzen, wenn hier Fehler gemacht werden? 

Schriftform bei Beendigung von Arbeitsverhältnissen

Die Schriftform muss zwingend bei allen Rechtsgeschäften eingehalten werden, die auf eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses abzielen, also

  • bei einem Aufhebungsvertrag,
  • bei der Abrede einer automatischen Beendigung des Arbeitsverhältnisses bei befristeten Arbeitsverträgen,
  • bei Kündigungserklärungen.

Fehler bei der Schriftform: Was sind die Konsequenzen?

Wichtig: Nicht nur das "Ob", auch das "Wie" der Schriftform muss beachtet werden. Die Schriftform, so bestimmt es § 126 BGB, ist nur bei einer "eigenhändigen Unterzeichnung" gewahrt.

Für Kündigungsschreiben bedeutet das: Der Zugang der Kündigung wird nur durch die Übergabe der Originalfassung bewirkt. Die Unterschriften unter einem Aufhebungsvertrag müssen auf derselben Urkunde erscheinen. Diese Anforderung ist jedoch auch gewahrt, wenn der Aufhebungsvertrag in mehreren "gleichlautenden Exemplaren ausgefertigt wird und jede Partei die für die andere Partei bestimmte Urkunde unterzeichnet".

Elektronische Signatur statt Papier

Das "Papier-Zeitalter" ist eigentlich vorbei. Vorschriften über die zwingende Verwendung von Papierformularen und -dokumenten erscheinen im digitalen Zeitalter nicht mehr ganz zeitgemäß. Daher hat der Gesetzgeber schon seit geraumer Zeit die grundsätzliche Möglichkeit geschaffen, die Schriftform papierlos und durch eine elektronische Signatur zu ersetzen. Auch für Gerichtsverfahren wurde das elektronische Verfahren eingeführt, bei dem mittlerweile auch rechtsverbindliche Erklärungen per elektronischer Signatur abgegeben werden können.

Schriftform digital: Wann genügt die elektronische Fassung?

Für Kündigungen und Aufhebungsverträge ist die digitale Form ausdrücklich ausgeschlossen. Das sollte insbesondere im Hinblick auf fristwahrende Kündigungserklärungen beachtet werden, deren Zugang nur in der "körperlichen" Originalfassung gültig ist, also weder als Fax noch als Scan.

In anderen Fällen kann die elektronische Fassung wirksam sein. So beispielsweise bei der Befristungsabrede, die zwar schriftlich abgeschlossen werden muss, bei der die elektronische Signatur aber nicht per Gesetz ausgeschlossen wird. Wichtig: Es muss sich um eine qualifizierte elektronische Signatur im Sinne des § 126a BGB handeln, um die gesetzlich vorgesehene Schriftform zu ersetzen. Die nach Art. 26 eIDAS-VO erforderliche Zertifizierung muss also eingehalten werden. 

Schriftlich einwilligen: Wann reicht die Textform? 

Es gibt eine Vielzahl von arbeitsrechtlichen Vorschriften, in denen auch die Textform genannt wird: Beispielsweise muss ein Arbeitgeber nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz einem Beschäftigten, der einen Teilzeitwunsch äußert, spätestens einen Monat vor dem gewünschten Beginn der Teilzeit seine Entscheidung "in Textform mitteilen". Auch die Arbeitnehmer müssen ihren Teilzeitwunsch innerhalb bestimmter Fristen in Textform geltend machen (§ 8 Abs. 2 TzBfG).

Wenn also die Schriftform nicht per Gesetz gefordert wird oder sie vertraglich vereinbart wird oder wenn die elektronische Form nicht ausdrücklich ausgeschlossen ist, genügt in der Regel die einfache Textform.

Um die Textform einzuhalten, genügt es gemäß § 126b BGB, dass die lesbare Erklärung auf einem Datenträger abgegeben wird und sich erkennen lässt, wer die Erklärung verfasst hat. Grundsätzlich reicht damit eine E-Mail oder ein Fax aus, um die Textform zu wahren. 

Im Zweifel lieber die Schriftform

Es ist nicht immer auf den ersten Blick zu erkennen, ob der Gesetzgeber, wenn er eine "schriftliche Erklärung" fordert, damit die Schriftformerfordernis von § 126 BGB im Sinn hatte. 

Manchmal kann erst eine arbeitsgerichtliche Auslegung nach dem Sinn und Zweck der Formvorschrift Aufschluss über die Konsequenz eines Schriftformfehlers ergeben. Zudem ist zu bedenken, dass eine E-Mail allein kein ausreichender Beweis für den Zugang der Erklärung ist. Im Zweifel machen Arbeitgeber also alles richtig, wenn sie die gesetzliche Schriftform wahren.