Über­blick: Elek­tro­ni­sche Entgelt­un­ter­lagen seit 2022

Seit 2022 müssen Arbeitgeber die ergänzenden Unterlagen zu den Entgeltunterlagen in elektronischer Form führen. Diese Regelung hängt eng mit der elektronischen Betriebsprüfung zusammen, die ab 2023 vorgesehen ist. Inzwischen wurden auch die entsprechenden Grundsätze veröffentlicht. Wir bieten einen Überblick über die wichtigsten Fragen.

Welche ergänzenden Entgeltunterlagen müssen elektronisch geführt werden?

Die ergänzenden Unterlagen zu den Entgeltunterlagen sind in § 8 Abs. 2 BVV aufgelistet. Dazu gehören unter anderem:

  • Anträge von Minijobbern zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
  • Erklärungen von kurzfristig Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen
  • Bescheide von Krankenkassen über die Feststellung der Versicherungspflicht
  • Entscheidungen der Finanzbehörden, dass Studiengebühren kein Arbeitsentgelt sind
  • Nachweis der Elterneigenschaft

Diese Unterlagen sollen Arbeitgeber bereits in elektronischer Form von den zuständigen Stellen oder den Beschäftigten erhalten. Das heißt also, dass die Person, die dem Arbeitgeber eine entsprechende Unterlage einreicht (zum Beispiel eine Immatrikulationsbescheinigung), dies auf digitalem Weg erledigen muss.

In welchem Format dürfen die Entgeltunterlagen gespeichert werden?

Die Unterlagen sollen im Grunde so geführt werden, wie in den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) vorgesehen. Dies gilt, soweit es keine Bestimmungen im Bereich der Sozialversicherung gibt, die davon abweichen. 

Erlaubt sind PDF-Dateien und Bilddateien in den Formaten jpeg, bmp, png oder tiff.

Welche Anforderungen sind für Unterlagen mit Unterschriftserfordernis zu beachten?

Für bestimmte Anträge und Erklärungen von Arbeitnehmern ist die Schriftform erforderlich. Das betrifft zum Beispiel den Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht bei einer geringfügigen Beschäftigung. Der elektronischen Form genügt dann ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. 

Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?

Eine qualifizierte elektronische Signatur wird über die Verordnung (EU) Nr. 910/2014 geregelt und ist eine Form eines Zertifikats, die die handschriftliche Unterschrift ersetzt. 

Erstellt werden diese Signaturen durch qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter. Wer sie nutzen möchte, muss seine Identität gegenüber einem solchen Vertrauensdiensteanbieter sicher nachweisen. Welche Signaturen es gibt, welche Vertrauensdiensteanbieter in Frage kommen sowie weitere Informationen finden Sie auf der Seite der Bundesnetzagentur.

Wie sind die Dateien der Entgeltunterlagen zu bezeichnen?

Die Entgeltunterlage muss mit einem sprechenden Dateinamen versehen werden, damit sie bei einer späteren Anforderung einfach und schnell zugeordnet werden kann. Dabei sollten Rückschlüsse auf das Dokument, den Namen der betroffenen Person und den Zeitraum möglich sein, zum Beispiel "immatrikulationsbescheinigung-kern_sandra-Sommersemester_2022".
Der Dateiname darf max. 64 Zeichen umfassen, wobei einige Zeichen nicht verwendet werden dürfen.

Kann man sich von der Führung der elektronischen Unterlagen befreien lassen?

Arbeitgeber können sich - entsprechend der Regelung zur Befreiung von der elektronischen Betriebsprüfung - bis zum 31. Dezember 2026 von der Führung elektronischer Unterlagen auf Antrag bei dem für ihn zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung befreien lassen. 

Der Antrag kann formlos erfolgen. Eine Antragsfrist ist nicht vorgesehen, sodass ein Antrag auch noch vor der nächsten Betriebsprüfung erfolgen kann. Wird eine Befreiung erteilt, sind die Unterlagen spätestens ab dem 1. Januar 2027 elektronisch zu führen.