Seit 2017 versenden Unternehmen ihre Lohnnachweise an die Unfallversicherungsträger elektronisch mithilfe ihrer systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramme oder einer Ausfüllhilfe wie zum Beispiel sv.net.

Weitere Details

Das neue elektronische Lohnnachweisverfahren wurde mit dem 5. SGB IV-Änderungsgesetz beschlossen und erweitert das DEÜV-Meldeverfahren zur Sozialversicherung. Nach einem Übergangszeitraum, in dem das bisherige Papierverfahren und das neue elektronische Meldeverfahren parallel liefen, müssen Arbeitgeber seit 1. Januar 2019 beginnend mit dem Beitragsjahr 2018 nur noch den elektronischen Lohnnachweis übermitteln.

Außerdem müssen Unternehmen seit 2016 eine gesonderte Jahresmeldung zur Unfallversicherung (UV-Jahresmeldung) für jeden Arbeitnehmer abgeben. Diese UV-Jahresmeldung ist ausschließlich für den Prüfdienst der Rentenversicherung bestimmt und ersetzt den bisherigen Datenbaustein Unfallversicherung (DBUV) in den Entgeltmeldungen. Die Beitragsberechnung zur Unfallversicherung erfolgt nicht auf Grundlage dieser Meldung. Nähere Informationen zur UV-Jahresmeldung erhalten Sie bei der Deutschen Rentenversicherung.

Weitere Informationen zum digitalen Lohnnachweis finden Sie auf den Seiten der DGUV.

Hinweis

Die DGUV verwendet in diesem Zusammenhang den Begriff "digitaler Lohnnachweis", um das neue Verfahren von den Fällen abzugrenzen, die bereits in der Vergangenheit den summarischen Lohnnachweis auf elektronischem Weg aus ihrem Abrechnungsprogramm übermittelt haben. Letztlich ist damit aber der elektronische Lohnnachweis für die UV gemeint.

Abgabe des elektronischen Lohnnachweises

Der elektronische Lohnnachweis ist jeweils spätestens bis zum 16. Februar des Folgejahres zu erstellen.

Bei

  • Insolvenz,
  • Betriebseinstellung oder
  • der Beendigung aller Beschäftigungsverhältnisse und wenn im selben Jahr voraussichtlich auch keine mehr begründet werden,

ist der elektronische Lohnnachweis unterjährig mit der nächsten Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen, abzugeben.

Mit der Einführung des elektronischen Lohnnachweises verbunden ist auch ein verpflichtender, neuer automatisierter Stammdatenabgleich mit der Stammdatendatei bei der UV-DAV. Die Stammdaten müssen von den Arbeitgebern mit einer Anzeige zur Abgabe des Lohnnachweises übermittelt werden. Daraufhin werden dem Arbeitgeber die für den elektronischen Lohnnachweis maßgebenden Stammdaten mit Gültigkeiten zurückgemeldet. Mit diesem neuen Verfahren wird sichergestellt, dass die elektronischen Lohnnachweise immer mit korrekten Daten übermittelt werden.