Die Datenannahmestelle leitet die von Arbeitgebern gemeldeten Daten an die jeweilige Krankenkasse weiter. Sie ist auch dafür zuständig, die Daten der Krankenkassen an die Arbeitgeber zu übermitteln.
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Darüber hinaus prüft sie die Daten formal, nicht aber fachlich oder inhaltlich.
Sie kontrolliert zum Beispiel, ob Arbeitgeber ein zugelassenes Entgeltabrechnungsprogramm oder eine zugelassene Ausfüllhilfe eingesetzt haben.
Sie kontrolliert auch, ob die Datei korrekt aufgebaut ist und ob Pflichtfelder - wie die Betriebsnummern oder die Rentenversicherungsnummer- ausgefüllt sind. Denn nur dann können die Daten richtig verarbeitet werden.
Die Datenannahmestelle für die Ersatzkassen ist der Verband der Ersatzkassen (vdek).