Frankfurt am Main, 25. Mai 2020. Irren ist menschlich, auch in der Medizin - doch wer gibt Fehler schon gerne zu? Eine aktuelle Studie zeigt: Ambulante Arztpraxen, die sich systematisch mit Fehlern auseinandersetzen, profitieren ganz erheblich vom großen Innovationspotenzial von Fehlern. Praxisteams mit einem strukturierten Fehlermanagement gelingt es, Schwachpunkte und Risiken in ihren Arbeitsabläufen zu identifizieren und aus dem offenen Austausch über Fehler oder andere kritische Ereignisse zu lernen. So können Arztpraxen einen entscheidenden Beitrag zur Patientensicherheit leisten. Im Rahmen der CIRSforte-Studie hat das Institut für Allgemeinmedizin der Goethe-Universität in Frankfurt gemeinsam mit der Techniker Krankenkasse (TK), dem Aktionsbündnis Patientensicherheit (APS) und weiteren Partnern insgesamt 184 Arztpraxen in Hessen und bundesweit bei der Einführung eines Fehlerberichts- und Lernsystems umfassend unterstützt und begleitet. Die Ergebnisse der Studie wurden jetzt in einer Online-Abschlussveranstaltung vorgestellt. 

Großes Innovationspotenzial von Fehlern

Während Fehlerberichts- und Lernsysteme im stationären Bereich inzwischen etabliert sind, werden sie in der ambulanten Versorgung noch nicht flächendeckend genutzt. Allein aufgrund der hohen Zahl der Patientenkontakte sollten aus Sicht der TK in Hessen auch Arztpraxen die Vorteile eines strukturierten Fehlermanagements nutzen: In Hessen versorgen jedes Jahr rund 13.000 niedergelassene Haus- und Fachärzte in mehr als 8.700 Praxen fast 48 Millionen Behandlungsfälle. "Patienten vertrauen auf eine gute und sichere Behandlung. Um dieses Vertrauen nicht zu gefährden, ist es wichtig, dass sich die Praxen mit vorhandenen Risiken auseinandersetzen und Prozesse noch sicherer gestalten", sagt Dr. Barbara Voß, Leiterin der TK-Landesvertretung in Hessen.

Alltagstaugliches Instrument

Die Studie zeigt: Fehlerberichts- und Lernsysteme sind ein praktikables, alltagstaugliches Instrument für die Umsetzung von Fehlermanagement in der Praxis. Befragungen zu Beginn der Studie zeigten, dass jede zweite teilnehmende Praxis (45 Prozent) ein solches System im Praxisablauf integriert hatte. Es gab aber auch viele Praxisteams, die anfangs nicht wussten, wie sie Fehler oder kritische Ereignisse aufarbeiten konnten. Am Ende der Studie war das strukturierte Fehlermanagement mit Fehlerberichts- und Lernsystemen in 91 Prozent der Praxen zum festen Bestandteil des internen Qualitätsmanagements geworden. "Viele Praxisteams fanden das Projekt sehr hilfreich und haben eine hohe Motivation zu lernen, wie sie Fehler vermeiden können. Das ist ein großer Erfolg", so Dr. Voß. 

"In den Praxen, die wir im CIRSforte-Projekt während der 17-monatigen Studienphase begleitet haben, hat sich vieles positiv verändert", sagt auch Dr. Beate Müller, Projektleiterin der Studie und Leiterin des Arbeitsbereichs Patientensicherheit am Institut für Allgemeinmedizin der Frankfurter Goethe-Universität. "Das Wissen der Praxisteams, wie einem Fehler vorgebeugt werden kann, hat sich signifikant verbessert. Die Aufarbeitung von Schwachstellen verlief strukturierter und die Qualität des Austauschs mit dem gesamten Praxisteam hat sich erhöht", so Dr. Müller. 95 Prozent der Praxen haben am Ende der Studie das Thema Fehlermanagement als festen Tagesordnungspunkt in die regelmäßig stattfindenden Teamsitzungen aufgenommen. Zwei von drei Praxen (70 Prozent) haben Verantwortlichkeiten für das Thema benannt. Die teilnehmenden Praxen sahen in diesen festen Strukturen einen enormen Zugewinn für ihre gemeinsame Fehleraufarbeitung.

Offener Umgang mit Fehlern

"Wenn Praxisteams sich fragen, wo im Praxisalltag kritische Ereignisse auftreten können, dann lautet die Antwort: Überall. Jede einzelne Handlung bei der Behandlung eines Patienten ist risikoanfällig", sagt Dr. Müller. Beispielsweise können Patienten verwechselt werden, weil der Aufruf im Wartezimmer akustisch nicht eindeutig ist oder es einen weiteren Patienten mit gleichem Vor- und Nachnamen gibt. Oder es wird einem Patienten irrtümlich Blut entnommen oder ein falsches Dokument oder fehlerhaftes Rezept ausgehändigt. Wenn so etwas passiert, helfen Appelle, beim nächsten Mal besser aufzupassen, nicht weiter. Machen sich die Praxismitarbeiter nicht auf die Suche nach diesen Ursachen und ändern sie an den internen Strukturen nichts, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass sich ein Fehler in gleicher oder ähnlicher Weise wiederholt.

Die Entwicklung einer guten Sicherheitskultur ist daher unumgänglich, damit die nachhaltige Verbesserung von Arbeitsabläufen und Strukturen funktioniert. Das meint konkret einen offenen Umgang mit Fehlern innerhalb des Praxisteams und das Vertrauen der Mitarbeiter, dass sie nicht fürchten müssen, für einen Fehler bestraft zu werden. Oft wird auch übersehen, dass in den meisten Fällen nicht eine einzelne Person, sondern eine Verkettung unglücklicher Umstände und ein Versagen im System zu einem Fehler geführt haben. Idealerweise sollten Mitarbeiter in einer vertrauensvollen Atmosphäre ohne Angst berichten können, was vorgefallen ist.

Unterstützung der Praxen im CIRSforte-Projekt

Im Projekt wurde der größte Teil der Arbeit von den Praxen selbst geleistet. Die ersten Arbeitsschritte bestanden darin, zu erkennen, dass ein Fehlermanagement wichtig ist, und in der grundsätzlichen Bereitschaft, ein Fehlerberichts- und Lernsystem einzurichten. "Wir haben im Projekt erst einmal gelernt, dass wir analysieren müssen, wie es zu einer kritischen Situation kommen konnte und welche Lücken in unserem System bestehen. Jetzt besprechen wir Fehler in unseren regelmäßigen Teamsitzungen und überlegen gemeinsam Maßnahmen, wie wir den Fehler künftig vermeiden können. So haben wir gemeinsam gelernt, wie wichtig und wertvoll dieses Werkzeug ist, aber auch wie einfach es sein kann, in ein internes Fehlermanagement zu investieren", sagt Dr. Carola Koch, Fachärztin für Allgemeinmedizin aus Frankfurt. 

Lebendiges Fehlermanagement

Um ein lebendiges Fehlermanagement einzuführen, wurden die teilnehmenden Praxen intensiv vom Projektteam begleitet. Dabei zeigte sich auch, welche Unterstützungsmaßnahmen gut ankamen und praktikabel waren, während andere weniger genutzt wurden. Gut besucht waren beispielsweise die Einführungsworkshops als Online- und Präsenzveranstaltung. Ebenfalls intensiv genutzt wurden ein Arbeitspaket mit konkreten Handlungsempfehlungen zur Einführung von Berichts- und Lernsystemen, Online-Schulungen, moderierte Webinare sowie Workshops zum praxisübergreifenden Austausch und ein regelmäßiger Newsletter mit Best-Practice Beispielen für häufige Fehlerquellen. Eine Telefon-Hotline, die helfen sollte, kritische Ereignisse und Risiken in den Arbeitsabläufen zu identifizieren, wurde demgegenüber weniger in Anspruch genommen. 

Bilanz und Ausblick

CIRSforte hat aus Sicht der Projektpartner gezeigt, dass Fehlermanagement das Sicherheitsklima stärkt und praxistauglich umsetzbar ist. Bei der Einführung brauchen Arztpraxen aber begleitende, institutionelle Unterstützung. Diese kann von Einrichtungen wie beispielsweise Kassenärztlichen Vereinigungen, Ärztekammern oder von professionell gemanagten Praxisnetzen geleistet werden. In einem Anschlussprojekt werden aktuell die Angebote, die sich bei CIRSforte bewährt haben, überarbeitet, und zusammen mit einem Implementierungsleitfaden interessierten Einrichtungen im Gesundheitswesen zur Verfügung gestellt. 

Über das Projekt

Am CIRSforte-Projekt haben bundesweit 184 ambulante Arztpraxen teilgenommen, die ein Fehlerberichts- und Lernsystem einführen und sich dabei unterstützen lassen wollten. Der Begriff CIRSforte steht für Fortentwicklung von Fehlerberichts- und Lernsystemen (Critical Incident Reporting System, CIRS) für die ambulante Versorgung.

Aktuell hat Projektleiterin Dr. Beate Müller die wichtigsten Projekt-Ergebnisse in einem Abschluss-Webinar präsentiert. Die Ergebnisse und weitere Informationen zum Projekt sind auf www.cirsforte.de abrufbar.

Das Projekt "CIRSforte" wurde vom bundesweiten Innovationsfonds von April 2017 bis März 2020 über drei Jahre finanziell gefördert. Als Konsortialführer hat das Institut für Allgemeinmedizin der Frankfurter Goethe-Universität das Innovationsfondsprojekt federführend geleitet. Weitere Projektpartner waren neben der Techniker Krankenkasse (TK) das Aktionsbündnis Patientensicherheit, das Ärztliche Zentrum für Qualität in der Medizin, die Kassenärztliche Vereinigung Westfalen-Lippe sowie die Asklepios-Kliniken GmbH.