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Das Dokument muss heute noch zum Chef, die Kundin wartet schon seit Stunden auf einen Rückruf und das nächste Meeting steht auch gleich an. Zeitdruck auf der Arbeit kennt fast jeder. Wer jedoch zu viel auf einmal erledigen will, verzettelt sich oft. Mit einfachen Mitteln und Methoden können Sie Ihren Arbeitstag stressfreier gestalten.

Schreiben Sie am Ende jedes Tages auf, welche Aufgaben Sie am nächsten Tag schaffen wollen. Das schriftliche Planen hilft Ihnen, sich auf das Wichtige zu konzentrieren. Zusätzlich motivieren Sie sich, wenn Sie abhaken können, was Sie erledigt haben. Was Sie nicht geschafft haben, übertragen Sie auf den Plan für den nächsten Tag. So gerät nichts mehr in Vergessenheit.

Dr. Johannes Wimmer: So moti­vieren Sie sich am Arbeits­platz

Planen Sie schriftlich

Beim Erstellen der Pläne sollten Sie beachten: Nicht alle Aufgaben haben die gleiche Priorität. Es ist sinnvoll, Aufgaben in wichtige und unwichtigere zu unterteilen und diese in eine Liste einzutragen - ob schriftlich oder digital, beispielsweise in eine App.

Dringend und wichtig sind die A-Aufgaben. Sie entstehen zum Beispiel, wenn Sie eine Krisensituation bewältigen müssen oder aktuelle Chancen nutzen wollen. B-Aufgaben sind wichtig, aber weniger dringend - zum Beispiel, wenn Sie eine grundsätzliche Entscheidung vorbereiten. C-Aufgaben gehören oft zum klassischen Tagesgeschäft. Sie müssen erledigt werden, sind aber wenig wichtig für den Gesamterfolg. D-Aufgaben sind weder bedeutend noch dringend. Wenn möglich, delegieren Sie sie  - oder lassen sie ganz entfallen. Wägen Sie stets das Aufwand-Nutzen-Verhältnis ab. Oft kann ein "Nein" auch sehr befreiend wirken.

Wichtig dabei: Planen Sie für jede Aufgabe auch die entsprechende Zeit ein, die die Bearbeitung erfordert - im Zweifel lieber großzügiger als zu knapp. Eine Regel könnte dabei lauten: nicht mehr als zwei A-Aufgaben pro Tag.

Weniger ist mehr

So praktisch es auch sein kann, seine Aufgaben in schriftlichen oder auch digitalen Listen zu führen - allein die Anzahl und Länge der Listen kann dazu führen, dass man schon beim Anblick der To-dos in Stress gerät. Daher wägen Sie sorgsam ab, was auf die Liste gehört und was nicht. So laufen Sie nicht Gefahr, sich im wahrsten Sinne des Wortes zu verzetteln. 

Die ALPEN-Methode

Als wertvolle Hilfe beim Aufstellen des Tagesplans hat sich die ALPEN-Methode erwiesen. So funktioniert sie:

  1. Aufgaben, Termine und Tätigkeiten notieren
  2. Länge der Aktivitäten schätzen
  3. Pufferzeiten einplanen - am besten etwa 40 Prozent der täglichen Arbeitszeit. Auch wenn es um einzelne Aufgaben geht, sollten Sie Pufferzeiten einplanen - je unsicherer Sie sich bei der Zeitschätzung sind, desto großzügiger.
  4. Entscheidungen treffen
  5. Nachkontrolle: am Ende des Tages Unerledigtes streichen oder auf den nächsten Tag übertragen. Prüfen, ob Sie die Zeiten realistisch geschätzt haben.

Stille Stunden einplanen

Sollte es trotz sorgfältiger Planung stressig werden - beispielsweise, weil es im Großraumbüro zu laut ist, das Telefon ununterbrochen klingelt oder Sie privaten Ärger mit sich rumtragen -, kann es helfen, einen Kollegen einzuweihen und ihn zu bitten, eine Weile das Telefon zu übernehmen. So können Sie konzentriert arbeiten. Gegebenenfalls hilft es auch, den Raum zu wechseln. Und später revanchieren Sie sich und verschaffen Ihrem Kollegen ein paar stille Stunden.

Zu Tagesbeginn Entscheidungen treffen

Beim Erstellen Ihres Tagesplans entscheiden Sie, was Sie an diesem Tag tun wollen. Fragen Sie sich dazu zum Beispiel:

  • Was sind die Prioritäten, also die A- und B-Aufgaben?
  • Begrenzen Sie entsprechend Ihr Tagespensum.
  • Was kann ich delegieren? Hierfür eigenen sich vor allem die C- und D-Aufgaben.
  • Den Rest verschieben oder streichen Sie.