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Wer zu viel auf einmal tun will, verzettelt sich in seinen Aufgaben und gerät in Stress. Schriftliche Tagespläne schaffen Abhilfe. Sie geben Orientierung, sortieren die Gedanken und helfen, den Überblick zu behalten. So können Sie auch in stressigen Zeiten noch strukturiert und planvoll arbeiten. 

Schreiben Sie am Ende jeden Tages auf, was Sie am nächsten Tag erledigen wollen. Das schriftliche Planen hilft Ihnen, sich auf das Wichtige zu konzentrieren. Zusätzlich motivieren Sie sich, wenn Sie abhaken können, was Sie erledigt haben. Was Sie nicht geschafft haben, übertragen Sie auf den Plan für den nächsten Tag. So gerät nichts mehr in Vergessenheit.

Planen Sie schriftlich

Nicht alle Aufgaben haben die gleiche Wichtig- oder Dringlichkeit. Es sinnvoll, Aufgaben in wichtige und unwichtigere zu unterteilen. Dringend und wichtig sind die A-Aufgaben. Sie entstehen zum Beispiel, wenn Sie eine Krisensituation bewältigen müssen oder aktuelle Chancen nutzen wollen. B-Aufgaben sind wichtig, aber weniger dringend - zum Beispiel, wenn Sie eine grundsätzliche Entscheidung vorbereiten. C-Aufgaben gehören oft zum klassischen Tagesgeschäft. Sie müssen erledigt werden, sind aber wenig wichtig für den Gesamterfolg. D-Aufgaben sind weder wichtig noch dringend. Wenn möglich, delegieren Sie sie - oder lassen Sie sie ganz entfallen.

Die wichtigsten Regeln:

  • Schätzen Sie ein, wie wichtig und / oder wie dringend die Aufgaben sind.
  • Machen Sie das Wichtige / Dringende zuerst. Also erst A, dann B, dann C.
  • Schätzen Sie die Zeit realistisch ein, die Sie für Ihre Aufgaben brauchen - im Zweifel lieber zu großzügig als zu knapp.
  • Planen Sie nicht mehr ein, als Sie schaffen können - zum Beispiel nicht mehr als zwei A-Aufgaben pro Tag.

Die ALPEN-Methode

Als wertvolle Hilfe beim Aufstellen des Tagesplans hat sich die ALPEN-Methode erwiesen. So funktioniert sie:

  1. Aufgaben, Termine und Tätigkeiten notieren
  2. Länge der Aktivitäten schätzen
  3. Pufferzeiten einplanen - am besten etwa 40 Prozent der täglichen Arbeitszeit. Auch wenn es um einzelne Aufgaben geht, sollten Sie Pufferzeiten einplanen -je unsicherer Sie sich bei der Zeitschätzung sind, desto großzügiger
  4. Entscheidungen treffen
  5. Nachkontrolle: am Ende des Tages Unerledigtes streichen oder auf den nächsten Tag übertragen. Prüfen, ob Sie die Zeiten realistisch geschätzt haben

Zu Tagesbeginn Entscheidungen treffen

Beim Erstellen Ihres Tagesplans entscheiden Sie, was Sie an diesem Tag tun wollen. Fragen Sie sich dazu zum Beispiel:

  • Was sind die Prioritäten, also die A- und B-Aufgaben?
  • Begrenzen Sie entsprechend Ihr Tagespensum
  • Was kann ich delegieren? Hierfür eigenen sich vor allem die C- und D-Aufgaben
  • Den Rest verschieben oder streichen Sie