Vereinfachungsregelung

Mit dem Zweiten Bürokratieentlastungsgesetz soll der Verwaltungsaufwand von Unternehmen bei der Beitragsabrechnung reduziert werden.

Für Arbeitgeber gilt die folgende Regelung:

  • Beiträge, die nach dem Arbeitsentgelt zu bemessen sind, werden in voraussichtlicher Höhe spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die beitragspflichtige Beschäftigung ausgeübt worden ist.
  • Ein verbleibender Restbeitrag wird zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats fällig.
  • Außerdem müssen Arbeitgeber der Einzugsstelle zwei Arbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge - also am fünftletzten Arbeitstag des Monats - einen Beitragsnachweis übermitteln.

Zwei Zahlungs- und Nachweisverfahren

Für die Ermittlung der Höhe von Beitragsnachweis und -zahlung gibt es seit 2006 zwei Verfahren.

 

Grundsätzlich müssen Arbeitgeber die Höhe der Beitragsschuld gewissenhaft schätzen. Wenn die Lohn- und Gehaltsabrechnung bereits bis zum fünftletzten Arbeitstag des Beitragsmonats durchgeführt wird, ist der Abrechnungsbetrag maßgeblich. Das ist zum Beispiel bei Betrieben der Fall, die keine Fluktuation bei ihren Beschäftigten haben und diesen ein festes Monatsgehalt zahlen.


Der Arbeitgeber kann - muss aber nicht - abweichend vom Schätzungsverfahren die Beiträge in Höhe des Vormonats zahlen, wenn regelmäßige Änderungen der Beitragsabrechnung dies erfordern. Der Gesetzgeber nennt für die Änderungen zwei Gründe:

  • Mitarbeiterwechsel und/oder
  • die Zahlung variabler Entgeltbestandteile.

Zur Erinnerung: Ein verbleibender Restbeitrag ist zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats fällig.

 

Von Regelmäßigkeit ist dann auszugehen, wenn im abzurechnenden Monat und den beiden Vormonaten jeweils entweder ein Mitarbeiterwechsel oder ein variabler Entgeltbestandteil zu berücksichtigen ist beziehungsweise war.

 

Schätzverfahren

Beim Schätzverfahren müssen Arbeitgeber die Höhe der Beitragsschuld für ihre Beschäftigten im laufenden Monat gewissenhaft schätzen, sodass der Restbeitrag, der erst im Folgemonat fällig wird, so gering wie möglich bleibt. Bei festen Monatsgehältern ist dies unproblematisch.

 

Das möglichst genaue Schätzergebnis wird dadurch erreicht, dass das Beitragssoll des letzten Entgeltabrechnungszeitraums unter Berücksichtigung

  • der Änderungen der Zahl der Beschäftigten,
  • der Arbeitstage beziehungsweises Arbeitsstunden sowie
  • der einschlägigen Entgeltermittlungsgrundlagen und der Beitragssätze

aktualisiert wird.

 

Sind auch andere Berechnungen erlaubt?

Andere - im Ergebnis vergleichbare - Berechnungen sind zulässig, solange der gesetzlichen Intention Rechnung getragen wird, dass die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld keinen bloßen Abschlag darstellt und tatsächlich der endgültigen Beitragsschuld nahezu entspricht.

 

Durchschnittsberechnungen sind dagegen grundsätzlich nicht als geeignetes Mittel anzusehen, um die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld zu ermitteln.

 

Die Parameter, nach denen die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld ermittelt wurde, sind zu dokumentieren.

 

Wie ist einmalig gezahltes Arbeitsentgelt zu betrachten?

Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt ist bei der Beitragsberechnung dem Monat zuzuordnen, in dem es ausgezahlt wird. Sofern eine Einmalzahlung im Abrechnungsmonat bereits ausgezahlt wurde oder dies bis zum Monatsende sicher zu erwarten ist, ist sie in diesem Monat zu berücksichtigen.

 

Müssen Vormonats-Beitragsnachweise korrigiert werden, wenn eine Differenz zur Echtabrechnung besteht?

Da die betriebliche Lohn- und Gehaltsabrechnung oftmals bis zum Fälligkeitstag noch nicht abgeschlossen ist oder am Monatsende unvorhergesehene Änderungen eintreten, sind Überzahlungen beziehungsweise verbleibende Restbeiträge nicht zu vermeiden.

 

Die Differenz aus der Schätzung und der Echtabrechnung, also dem endgültigen Ergebnis der Lohn- und Gehaltsabrechnung, ist zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats fällig. Deshalb ist in jedem Abrechnungsmonat eine eventuelle Differenz des Vormonats zu berücksichtigen. Diese fließt in die aktuelle Abrechnung ein; eine Korrektur des Vormonats-Beitragsnachweises findet nicht statt.

 

Ändert sich 2017 etwas am Schätzverfahren?

Das Schätzverfahren bleibt 2017 unverändert erhalten.

 

Wie sind variable Arbeitsentgeltbestandteile zu berücksichtigen?

Bei der Ermittlung der voraussichtlichen Höhe der Beitragsschuld sind auch variable Arbeitsentgeltbestandteile zu berücksichtigen.

 

Wenn diese zeitversetzt gezahlt werden und eine Berücksichtigung bei der Beitragsberechnung für den Entgeltabrechnungszeitraum, in dem sie erzielt wurden, nicht möglich ist, gilt folgendes: Sie können zur Beitragsberechnung dem Arbeitsentgelt des nächsten oder übernächsten Entgeltabrechnungszeitraumes hinzugezählt werden. Die Voraussetzung dafür ist, dass solche Entgeltbestandteile monatlich anfallen.

 

Diese Abrechnungsmethode muss mit der Einzugsstelle abgestimmt und dann durchgängig angewendet werden.

 

 

Vereinfachtes Verfahren

Das Schätzverfahren führt häufig zur Mehrbelastung der Unternehmen, weil diese zunächst eine Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld für die Sozialversicherung veranlassen und danach noch einmal mit der Entgeltabrechnung eine Echtabrechnung vornehmen.


Um den Verwaltungsaufwand der Unternehmen zu reduzieren, wurde 2006 eine Ergänzung der Fälligkeitsregelungen eingeführt.

 

Wenn regelmäßige Änderungen der Beitragsabrechnung durch Mitarbeiterwechsel oder variable Entgeltbestandteile dies erfordern, kann der Arbeitgeber anstelle des Schätzverfahrens auch das vereinfachte Verfahren anwenden: Er kann den Betrag in Höhe der Beiträge des Vormonats (Echtabrechnung) zahlen; für einen verbleibenden Restbeitrag bleibt es bei der Fälligkeit zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats.

 

Bei dieser Verfahrensweise entfällt die Schätzung der voraussichtlichen Beitragsschuld, was insbesondere bei Kleinbetrieben zu erheblichen Arbeitserleichterungen führt.

 

Gilt das vereinfachte Verfahren bei allen Einzugsstellen?

Macht der Arbeitgeber von der Anwendung der Vereinfachungsregelung und damit der Zahlung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags auf Basis der Echtabrechnung des Vormonats Gebrauch, gilt dies gegenüber allen Einzugsstellen, an die Beiträge zu zahlen sind.

 

Wer darf das vereinfachte Verfahren ab 2017 anwenden?

Durch das Zweite Bürokratieentlastungsgesetz wird die Anwendung des vereinfachten Verfahrens beim Gesamtsozialversicherungsbeitrag vom 1. Januar 2017 an in allen Betrieben ermöglicht, weil es auf regelmäßige Änderungen nicht mehr ankommt.

 

Nach Feststellung der Bundesregierung wird dieses Verfahren bereits heute regelmäßig von 17 Prozent der Betriebe angewendet. Weitere 39 Prozent haben erklärt, zukünftig diese Fälligkeitsregelung nutzen zu wollen. Eine Umstellung ist problemlos möglich, da diese Regelung heute schon in den Entgeltabrechnungsprogrammen vorgesehen ist. Insgesamt soll die Wirtschaft durch diese Wahlmöglichkeit um 64 Mio. Euro jährlich entlastet werden.

 

Wieso wurde diese Regelung eingeführt?

Durch die Regelung wird eine von der Wirtschaft seit Jahren geforderte Entlastung vom Bürokratieaufwand durch die derzeitige Fälligkeitsregelung für die Beiträge zur Sozialversicherung erreicht.

 

Statt einer aufwendigen Schätzung der monatlichen Beiträge kann zukünftig in den Fällen, in denen der tatsächliche Wert für den laufenden Monat noch nicht bekannt ist, auf den tatsächlichen Wert des Vormonats zurückgegriffen werden. Dieser Wert liegt zum Zeitpunkt der Beitragszahlung am drittletzten Bankarbeitstag eines Monats als Ergebnis der Entgeltabrechnung für den Vormonat immer vor.

 

Um die sich dadurch ergebenden Abweichungen zwischen der tatsächlichen Beitragsschuld für einen Monat und dem verwendeten Wert des Vormonats auszugleichen, ist die Differenz jeweils von der Beitragszahlung im Folgemonat abzuziehen oder zu addieren.

 

Wie funktionieren Zahlung und Nachweis der Beiträge beim vereinfachten Verfahren?

Zahlung und Nachweis der Beiträge im vereinfachten Verfahren gestalten sich wie folgt:

  • Grundlage der Abrechnung ist der Betrag der Echtabrechnung des Vormonats. Sofern sich zwischen der Echtabrechnung und dem Beitragsnachweis des Vormonats eine Differenz ergibt, ist diese außerdem zu berücksichtigen, sodass der Wert im Beitragsnachweis gegebenenfalls noch einmal anzupassen ist.
  • Im Folgemonat ist dann allerdings der Wert aus dem Beitragsnachweis ohne die Differenz aus dem Vormonat für die erneute Differenzberechnung zwischen Beitragsnachweis und Echtabrechnung zugrunde zu legen.

Die Fälligkeit des Restbeitrags in beiden Verfahren wirkt sich nicht auf die Grundlagen der Berechnung des Restbeitrags aus. Insoweit bleiben Änderungen der Beitragsfaktoren für den Folgemonat, in dem der Restbeitrag fällig wird, unberücksichtigt. Es gelten die Beitragsfaktoren des Abrechnungszeitraums, unabhängig von der zeitlichen Zuordnung zum Beitragsnachweis.

Was passiert, wenn ein Arbeitnehmer kündigt oder die Krankenkasse wechselt?

Wird an eine Einzugsstelle nur der Gesamtsozialversicherungsbeitrag für einen Arbeitnehmer gezahlt und es trifft folgendes ein:

  • Der Arbeitnehmer scheidet aus der Beschäftigung aus,
  • und es kann in diesem Fall das endgültige Beitragssoll nicht abgerechnet werden.

Dann müssen Arbeitgeber für den Monat nach dem Ausscheiden einen Beitragsnachweis mit der Differenz (Restschuld oder gegebenenfalls Guthaben) der Einzugsstelle zuleiten - dies ist der sogenannte "nachgehende Beitragsnachweis".

 

Gleiches gilt, wenn ein Arbeitnehmer die Krankenkasse wechselt und für diese Einzugsstelle nach dem vollzogenen Krankenkassenwechsel keine Beiträge mehr abzuführen sind.

 

Gilt das vereinfachte Verfahren auch für einmalige Zahlungen?

Die Vereinfachungsregelung findet auf einmalig gezahltes Arbeitsentgelt keine Anwendung.

 

Einmalzahlungen sind weiterhin in dem Monat zu berücksichtigen, in dem sie tatsächlich gezahlt werden. Der Wert der Echtabrechnung des Vormonats ist daher um den Betrag von Einmalzahlungen zu erhöhen, wenn diese im Abrechnungsmonat gezahlt werden. Beiträge, die im Vormonat auf Einmalzahlungen entfallen sind, werden für die Ermittlung der Beitragsschuld des laufenden Monats von der Echtabrechnung des Vormonats abgezogen.

 

Damit wird der Intention der Vereinfachungsregelung Rechnung getragen, Beiträge aus laufendem Arbeitsentgelt auf Vormonatsbasis entsprechend der Echtabrechnung zu zahlen, ohne dass dabei die Beiträge aus Einmalzahlungen aus dem Vormonat das Beitragssoll zulasten des Arbeitgebers erhöhen.


Beim Heranziehen der Echtabrechnung des Vormonats ist zu beachten, dass dieser Wert gegebenenfalls den Betrag von in diesem Monat gezahlten Einmalzahlungen enthält.

 

 

Abrechnung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags nach dem Zweiten Bürokratieentlastungsgesetz

Die obenstehende Darstellung der Rechtslage beruht auf einem Gesetzentwurf zum Zweiten Bürokratieentlastungsgesetz, der am 3. August 2016 beschlossen wurde. Das Gesetz soll zum 1. Januar 2017 in Kraft treten.

 

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