Sofort­mel­dung zu Beschäf­ti­gungs­be­ginn - für wen die Melde­pflicht gilt

Besteht für einen Wirtschaftsbereich ein erhöhtes Risiko für Schwarzarbeit, gelten besondere Regeln bei der Einstellung neuer Kräfte. Arbeitgeber müssen bei Beschäftigungsbeginn noch vor der eigentlichen Anmeldung eine Sofortmeldung bei der Krankenkasse abgeben.

Für welche Branchen gilt die Sofortmeldepflicht?

Die Sofortmeldepflicht gilt unter anderem für diese Branchen:

• Schaustellergewerbe
• Gaststättengewerbe
• Hotels und Pensionen
• Baugewerbe
• Speditions-, Transport- und Logistikunternehmen
• alle Sparten der Personenbeförderung (Bahn- und Busbetriebe, Taxiunternehmen oder Berg- und Seilbahnen)
• Forstwirtschaft
• Gebäudereinigungsgewerbe
• Fleischwirtschaft
• alle Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen beteiligen
• Wach- und Sicherheitsgewerbe

Wichtig: Für Zeitarbeitsunternehmen gilt keine Sofortmeldepflicht.

Für wen brauche ich eine Sofortmeldung?

Die Sofortmeldung gilt für alle Beschäftigten - unabhängig davon, ob sie geringfügig oder kurzfristig beschäftigt sind oder ob sie als Aushilfe eingestellt wurden.

Bis wann muss die Sofortmeldung abgegeben werden?

Die Sofortmeldung müssen Sie spätestens bis zur Aufnahme der Beschäftigung abgeben. Fängt eine Person beispielsweise am 15. April um 8 Uhr morgens bei Ihrem Unternehmen an, muss die Sofortmeldung spätestens bis zum 15. April um 8 Uhr übermittelt werden.

Was enthält die Sofortmeldung?

Die Sofortmeldung muss diese Daten enthalten:

• Vorname(n) und Nachname
• Versicherungsnummer
• Betriebsnummer des Arbeitgebers
• Tag der Beschäftigungsaufnahme

Ist die Versicherungsnummer der neu eingestellten Person zum Zeitpunkt der Sofortmeldung nicht bekannt, sind diese zusätzlichen Angaben erforderlich:

• die für die Vergabe einer Versicherungsnummer erforderlichen Daten (Tag und Ort der Geburt, Anschrift)
• ggf. die Europäische Versicherungsnummer

Die ermittelte oder neu vergebene Versicherungsnummer wird dem Arbeitgeber direkt von der DSRV (Datenstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund) im elektronischen Datenaustausch zurückgemeldet.

Wohin schicke ich die Sofortmeldung?

Die Sofortmeldung schicken Sie direkt an die Datenstelle der Rentenversicherung. Nutzen Sie hierfür den Abgabegrund 20.

Sofortmeldung im Minijob

Auch bei Minijobs senden Sie die Sofortmeldung zusammen mit den persönlichen Daten und dem Abgabegrund 20 direkt an die Datenstelle der Rentenversicherung. Dies gilt für alle Beschäftigten, die geringfügig oder kurzfristig beschäftigt sind (Personengruppen 109 oder 110). 

Deutsche Rentenversicherung speichert Sofortmeldung

Die Deutsche Rentenversicherung speichert die Sofortmeldungen in einer zentralen Datei. Bei Prüfungen greifen die Hauptzollämter online auf diese Daten zu und können so sofort feststellen, ob alle Beschäftigten angemeldet wurden. 

Sofortmeldung vergessen gilt als Ordnungswidrigkeit

Wird bei einer Prüfung eine Person angetroffen, für die keine Sofortmeldung gespeichert wurde, kann es teuer werden. Denn geben Sie die Sofortmeldung zu spät oder gar nicht ab, gilt dies als Ordnungswidrigkeit. Hierfür drohen bei einer Prüfung durch den Zoll Bußgelder von bis zu 25.000 Euro. 

Sofortmeldung SV: Besonderheiten bei Arbeitsplatzwechsel

Arbeitsplatzwechsel innerhalb des Unternehmens

Wechseln Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer innerhalb eines Unternehmens den Arbeitsplatz von den alten in die neuen Bundesländer (oder umgekehrt), müssen diejenigen nur aufgrund des meldepflichtigen Rechtskreiswechsels an- und abgemeldet werden. Für diese Beschäftigten müssen Arbeitgeber jedoch keinen neue Sofortmeldung abgeben. 

Arbeitsplatzwechsel zwischen eigenständigen Arbeitgebern

Wechseln Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer den Arbeitsplatz zwischen eigenständigen Unternehmen (mit verschiedenen Hauptbetriebsnummern), müssen Arbeitgeber direkt zum Beschäftigungsbeginn neben der Ab- und Anmeldung (Abgabegründe 30 und 10) auch eine Sofortmeldung abgeben.

Sie sind nicht sicher, ob in Ihrem Fall die Sofortmeldepflicht gilt?

In solchen Fällen entscheidet die Einzugsstelle. Bei versicherungspflichtigen Beschäftigungen ist das die zuständige Krankenkasse. Bei geringfügig Beschäftigten wenden Sie sich bitte an die Minijob-Zentrale.

Häufige Arbeitgeberfragen bei der DSRV

Die Datenstelle der Rentenversicherung informiert auf ihrer Seite ausführlich über Sofortmeldungen. Dort finden Sie neben aktuellen Hinweisen auch einen umfangreichen FAQ-Katalog mit häufig gestellten Arbeitgeberfragen, unter anderem auch zu Fehler- und Rückmeldungen.