Mitarbeitergespräch

Das Mitarbeitergespräch ist ein unumgängliches Instrument moderner Personalführung. Der Chef kann dem Mitarbeiter eine Rückmeldung über die laufende Arbeit, das Verhalten gegenüber Kollegen oder die beruflichen Perspektiven geben. Dieses sogenannte Feedback hilft nicht nur dem Arbeitnehmer. Auch der Vorgesetzte und das Unternehmen profitieren von einem regelmäßigen Austausch.

Formen des Mitarbeitergesprächs

Geht es darum, Rückmeldung zu geben, wird grundsätzlich zwischen zwei Formen des Mitarbeitergesprächs unterschieden. Das Routinefeedback gibt eine Rückmeldung über die Arbeit der letzten Monate. Dieses Gespräch sollte immer zu einem festen Termin stattfinden.

 

Die zweite Form ist das anlassbezogene Feedback. Hier gibt es einen bestimmten Grund für das Gespräch. So hat ein Mitarbeiter beispielsweise irgendetwas besonders gut oder schlecht gemacht und der Chef nimmt ihn deswegen zur Seite. Steht solch ein aktuelles Gespräch an, sollte die Führungskraft darauf achten, den Mitarbeiter nicht zu "überfallen". Die Frage: "Ich möchte Ihnen gerne Feedback geben, passt das gerade für Sie?", ist ein besserer Einstieg, als direkt zu sagen: "Herr/Frau XY, ich muss dringend mit Ihnen reden."

 

Auch Feedback außer der Reihe und ohne Anlass

Generell ist es wichtig, mit Mitarbeitern zu reden und ihnen Rückmeldung zu geben. Doch dies beschränkt sich nicht nur auf ein klärendes Gespräch alle paar Wochen oder Monate. "Vielmehr sollte man eine offene Gesprächskultur im Unternehmen entwickeln", sagt der Geschäftsführer der Unternehmensberatung HR Evolution, Joachim Fischer. "Bei kritischen Themen sollte man niemals bis zum nächsten Feedback-Termin warten, sondern die Angelegenheit sehr zeitnah klären", sagt der Diplom-Psychologe. "Eine gute Führungskraft steht mit ihren Mitarbeitern in einem permanenten Feedback-Prozess", sagt auch Unternehmensberater Klaus-Dieter Schulz. Nur mit aktuellem Bezug zum Tagesgeschäft könnten die Mitarbeiter auch Einsicht in bestimmte Themen gewinnen.

 

Inhalte eines Mitarbeitergesprächs

Folgende Punkte können in einem Gespräch auf der Agenda stehen:

 

  • Stand der Zusammenarbeit unter fachlichen und zwischenmenschlichen Aspekten
  • Definition der Arbeitsaufgabe
  • Arbeitsbedingungen
  • Möglichkeiten der beruflichen Weiterentwicklung
  • Eventuell feste Zielvereinbarungen

 

Wie oft sollte das Gespräch stattfinden? 

Ein Mitarbeitergespräch sollte regelmäßig geführt werden. Die Meinungen von Experten gehen hier allerdings auseinander. Während viele das halbjährliche oder das jährliche Gespräch für ausreichend halten, sieht Unternehmensberater Schulz die Angelegenheit differenzierter: "Speziell als neuer Chef sollte man ungefähr einmal im Monat individuelles Feedback geben." Dieses muss nicht zwangsläufig immer unter vier Augen geschehen. Gerade bei Teamprojekten sollte auch das Team als Ganzes eine Rückmeldung bekommen.

 

Nach Ansicht von Schulz sollten auch Vorgesetzte, die schon länger im Amt sind, wesentlich öfter mit ihren Mitarbeitern Feedback-Gespräche führen. Eine pauschale Aussage sei schwer zu treffen, allein schon durch die betrieblich bedingten Unterschiede bei Mitarbeiterzahl und Arbeitsrhythmus. "Man sollte eher projekt- als zeitbezogen planen", sagt Schulz. So müssen Chef und Mitarbeiter vor Projektbeginn die Zielvorstellungen klar definieren und während der dann folgenden Arbeitsphase die Fortschritte besprechen sowie Probleme beseitigen. Nach Fertigstellung des Projekts müssen sie gemeinsam das Ergebnis analysieren.

 

Wichtig ist zudem, dass sich die Feedback-Kultur im Unternehmen erst einmal entwickeln muss. "Man sollte vom ersten Feedback-Gespräch nicht zu viel erwarten", sagt Stephan Teuber, Geschäftsführer der Loquenz Unternehmensberatung und Vizepräsident des Bundesverbandes deutscher Unternehmensberater. Mitarbeiter seien allgemein anfangs meist eher zurückhaltend, ein fruchtbares Gespräch entwickle sich erst bei den folgenden Unterhaltungen. Besonders eine kritische Rückmeldung des Angestellten braucht laut Teuber etwas mehr Zeit. Das entsprechende Vertrauen zum Vorgesetzten müsse erst aufgebaut werden. Seien die entsprechenden Voraussetzungen gegeben, könne das Feedbackgespräch ein gutes Instrument zur Unternehmensführung sein, meint Teuber.

 

Unter vier Augen

Leistungs- und verhaltensbedingte Mitarbeitergespräche müssen immer unter vier Augen stattfinden. Alle Themen rund um die persönliche Lebensführung, Fehlzeiten oder psychische Belastungen müssen nach Angaben der Experten ebenfalls im Zwiegespräch beredet werden. Andernfalls wird sich der Betriebsrat einschalten.

 

Der Termin sollte zwei bis drei Wochen vor dem Gespräch festgelegt werden. So bleibt den Beteiligten ausreichend Zeit, sich sorgfältig darauf vorzubereiten. Das Treffen sollte an einem neutralen Ort stattfinden. Das Büro des Chefs ist eher ungeeignet, weist es doch auf bestehende Hierarchiebeziehungen hin. Ein Konferenzraum ist also die bessere Wahl.

 

Die richtigen Fragen vorbereiten

Wer sich im Vorfeld einen entsprechenden Fragen- und Antwortenkatalog erarbeitet, kann diesen als Grundgerüst für das Mitarbeitergespräch nutzen. Folgende Punkte können als Beispielfragen genutzt und auf mögliche Änderungen und Wünsche abgeklopft werden.

 

 

Zusammenarbeit

  • Wie gut ist die Zusammenarbeit? In welchen Bereichen gibt es Probleme und Verbesserungsmöglichkeiten?
  • In welcher Form werden Kritik und Anerkennung geäußert und angenommen?
  • Wie werden mögliche Konflikte gelöst?
  • Wird die Leistung akzeptiert und anerkannt?
  • Wird der Spielraum für eigene Entscheidungen und selbstständiges Arbeiten ausgenutzt, ist er ausreichend?
  • Wie ist der Informationsfluss zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem?

 

Arbeitsaufgabe

  • Ist die Definition des Aufgabengebiets zutreffend?
  • Wo liegen die Stärken und Schwächen des Mitarbeiters bei der Bewältigung der Aufgaben?
  • Wurden die gesetzten Ziele erreicht?
  • Wo liegen mögliche Schwierigkeiten bei der Erfüllung von Aufgaben und warum gibt es sie?
  • Wo sind Verbesserungen der Arbeitsabläufe und Veränderungen der Aufgabengebiete sinnvoll?

 

Arbeitssituation

  • Stimmt das Arbeitsklima und der Umgangston zwischen Kollegen und Vorgesetzten?
  • Wie ist die Zusammenarbeit mit den Kollegen hinsichtlich Informationsfluss und gegenseitiger Unterstützung?
  • Ist die technische Ausstattung des Arbeitsplatzes ausreichend?

 

Berufliche Weiterbildung

  • Wie sieht der Mitarbeiter seine künftige Entwicklung (kurz-, mittel- und langfristig), was erwartet der Vorgesetzte?
  • Welche Leistungen und Qualifikationen sind für ein berufliches Fortkommen notwendig?
  • Wie sehen Fortbildungsmöglichkeiten und Karrierechancen aus?
  • Gibt es Perspektiven in anderen Tätigkeitsbereichen, ist ein Wechsel erwünscht?
  • Ist ein Stellenwechsel zu thematisieren?

 

Mitarbeitergespräch als Motivation

Gerade in Krisenzeiten kann ein Mitarbeitergespräch auch eine stabilisierende Wirkung haben. "So zeigt die Führungskraft, dass sie transparent ist und ergebnisorientiert mit den Mitarbeitern in die Zukunft geht", sagt Experte Fischer.

 

Grundsätzlich sollte das Mitarbeitergespräch vom Chef ausgehen. Ein Lob für positive Leistungen gibt es viel zu selten. Dabei ist es enorm wichtig, dass der Vorgesetzte dem Mitarbeiter zeigt, wie er sich dessen Soll-Leistung vorstellt. "Man muss dabei möglichst exakt loben, was derjenige besonders gut gemacht hat", sagt Teuber. Ein einfaches "Gut gemacht, Herr/Frau XY" reiche da nicht. Der Chef solle hervorheben, was Herr/Frau XY gut gemacht hat. "So weiß der Mitarbeiter genau, wie er sich zu verhalten hat", sagt Teuber. 

 

Ablauf des Feedbackgesprächs

Der Vorgesetzte sollte das Gespräch nie mit Kritik beginnen. Der Mitarbeiter muss behutsam an die Thematik herangeführt werden. Die Unterhaltung sollte mit einer positiven Rückmeldung beginnen. Einige Betriebe praktizieren auch die sogenannte Sandwich-Technik. Also eine kritische Bemerkung, die in zwei Schmeicheleien verpackt wird.

 

Die Gesprächsthemen müssen immer überschaubar bleiben. „Man sollte nie mehr als drei Punkte behandeln", sagt Experte Schulz. Schließlich müsse der Arbeitnehmer die Informationen ja auch verarbeiten können. Nach dem Gespräch sollte der Chef immer nachfragen, wie es dem Mitarbeiter nun mit dieser Rückmeldung geht und ihm die Möglichkeit geben, dazu Stellung zu beziehen und seine Gedanken mitzuteilen. "Man muss Anteilnahme und Einfühlungsvermögen leben und zeigen. Der Angestellte darf nicht alleine mit der Kritik gelassen werden", sagt Schulz.

 

Konkrete Zielvereinbarungen treffen

Am Ende eines Mitarbeitergesprächs muss immer der Blick in die Zukunft stehen. Die Gesprächsteilnehmer müssen sich fragen, wie sie nun mit den erarbeiteten Informationen umgehen und was künftig anders laufen muss. Dabei kann als Teil des Gesprächs eine Zielvereinbarung zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter hilfreich sein. Hier gilt: Je konkreter die Ziele formuliert werden, desto besser lassen sich Erfolg oder Misserfolg künftig messen. Es ist sinnvoll, die Zielvereinbarungen schriftlich festzuhalten. So können sie beim nächsten Mitarbeitergespräch konkret angesprochen und beurteilt werden.