Was ist in der Krankenkassenliste zu dokumentieren?

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Lohn- und Gehaltsunterlagen für die Sozialversicherung

Was muss ich in der "Krankenkassenliste" für die Beitragsabrechnung dokumentieren?

In der sogenannten Krankenkassenliste führen Sie zum Beispiel Ihre Beschäftigten, die Beiträge, das Arbeitsentgelt, die Sozialversicherungstage und den Beitragsgruppenschlüssel auf.

03.06.2026

In der Krankenkassenliste führen Sie Ihre Beschäftigten getrennt nach der Kasse auf, bei der sie versichert sind. Die Aufstellung erfolgt nach dem Abrechnungszeitraum - also in der Regel monatlich.

Summieren Sie die Beiträge aller bei einer Krankenkasse versicherten Beschäftigen getrennt nach Beitragsgruppen. Daraus bilden Sie eine Gesamtsumme. Berichtigungen und Stornierungen kennzeichnen Sie gesondert.

In die Krankenkassenliste müssen Sie außerdem folgende Daten aufnehmen:

Familienname und Vornamen

gegebenenfalls das betriebliche Ordnungsmerkmal

das beitragspflichtige Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze in der Rentenversicherung

den Beitragsgruppenschlüssel

die Sozialversicherungstage

den Gesamtsozialversicherungsbeitrag, also die Summe des Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteils, getrennt nach Beitragsgruppen

das Kurzarbeitergeld und das fiktive Arbeitsentgelt sowie die darauf entfallenden Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung

Häufige Fragen

Arbeitgeber melden Beschäftigte bei der neuen Krankenkasse per Datenübermittlung an. Die Meldung über die Bestätigung der Mitgliedschaft erhalten sie dann von der neuen Krankenkasse auf dem gleichen Weg. Die Mitgliedsbescheinigung per Post ist seit dem 1. Januar 2021 entfallen.

Lohn- und Gehaltsunterlagen müssen mindestens die Personalien, Angaben zur Beschäftigung, Angaben zum Entgelt und zur Versicherungsfreiheit sowie den Beitragsschlüssel enthalten.

Vollständige Antwort

Die Lohn- und Gehaltsunterlagen müssen bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres aufbewahrt werden. Für das Steuerrecht gelten längere Aufbewahrungsfristen. Nähere Informationen hierzu erhalten Sie von Ihrem Finanzamt.

Der Gesetzgeber stellt an die Unterlagen bestimmte Mindestanforderungen, die Arbeitgeber beachten müssen. Dazu gehören zum Beispiel die Trennung nach Kalenderjahren oder das betriebliche Ordnungsmerkmal.

Vollständige Antwort

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