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Lohn- und Gehaltsunterlagen für die Sozialversicherung

Wie müssen die Lohn- und Gehaltsunterlagen beschaffen sein?

Wie müssen die Lohn- und Gehaltsunterlagen beschaffen sein?

Der Gesetzgeber stellt an die Unterlagen bestimmte Mindestanforderungen, die Arbeitgeber beachten müssen. Dazu gehören zum Beispiel die Trennung nach Kalenderjahren oder das betriebliche Ordnungsmerkmal.

03.06.2026

Die Lohn- und Gehaltsunterlagen müssen Sie formal

nach Kalenderjahren trennen,

in deutscher Sprache führen,

innerhalb Deutschlands führen,

durch ein betriebliches Ordnungsmerkmal verbinden, wenn sie aus mehreren Teilen bestehen, zum Beispiel durch die Personalnummer.

Außerdem müssen die Lohn- und Gehaltsunterlagen bestimmte inhaltliche Vorgaben erfüllen.

Häufige Fragen

Arbeitgeber melden Beschäftigte bei der neuen Krankenkasse per Datenübermittlung an. Die Meldung über die Bestätigung der Mitgliedschaft erhalten sie dann von der neuen Krankenkasse auf dem gleichen Weg. Die Mitgliedsbescheinigung per Post ist seit dem 1. Januar 2021 entfallen.

Lohn- und Gehaltsunterlagen müssen mindestens die Personalien, Angaben zur Beschäftigung, Angaben zum Entgelt und zur Versicherungsfreiheit sowie den Beitragsschlüssel enthalten.

Vollständige Antwort

Die Lohn- und Gehaltsunterlagen müssen bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres aufbewahrt werden. Für das Steuerrecht gelten längere Aufbewahrungsfristen. Nähere Informationen hierzu erhalten Sie von Ihrem Finanzamt.

In der sogenannten Krankenkassenliste führen Sie zum Beispiel Ihre Beschäftigten, die Beiträge, das Arbeitsentgelt, die Sozialversicherungstage und den Beitragsgruppenschlüssel auf.

Vollständige Antwort

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