Wie muss die Beitragsabrechnung dokumentiert werden?

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Lohn- und Gehaltsunterlagen für die Sozialversicherung

Gibt es Vorgaben für die Dokumentation der Beitragsabrechnung?

Für die Dokumentation der Beitragsabrechnung gelten Mindestanforderungen, die zusammen die sogenannte "Krankenkassenliste" ergeben. So kann der Rentenversicherungsträger bei einer Betriebsprüfung nachvollziehen, ob Ihre Abrechnungen und der Beitragsnachweis vollständig und korrekt sind.

03.06.2026

Häufige Fragen

Arbeitgeber melden Beschäftigte bei der neuen Krankenkasse per Datenübermittlung an. Die Meldung über die Bestätigung der Mitgliedschaft erhalten sie dann von der neuen Krankenkasse auf dem gleichen Weg. Die Mitgliedsbescheinigung per Post ist seit dem 1. Januar 2021 entfallen.

Lohn- und Gehaltsunterlagen müssen mindestens die Personalien, Angaben zur Beschäftigung, Angaben zum Entgelt und zur Versicherungsfreiheit sowie den Beitragsschlüssel enthalten.

Vollständige Antwort

Die Lohn- und Gehaltsunterlagen müssen bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres aufbewahrt werden. Für das Steuerrecht gelten längere Aufbewahrungsfristen. Nähere Informationen hierzu erhalten Sie von Ihrem Finanzamt.

Der Gesetzgeber stellt an die Unterlagen bestimmte Mindestanforderungen, die Arbeitgeber beachten müssen. Dazu gehören zum Beispiel die Trennung nach Kalenderjahren oder das betriebliche Ordnungsmerkmal.

Vollständige Antwort

In der sogenannten Krankenkassenliste führen Sie zum Beispiel Ihre Beschäftigten, die Beiträge, das Arbeitsentgelt, die Sozialversicherungstage und den Beitragsgruppenschlüssel auf.

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