Melde­ver­fahren zur Eltern­zeit

Damit die Krankenkassen Arbeitgeber nicht anschreiben und um fehlende Angaben bitten müssen, gibt es seit 2024 das Meldeverfahren zur Elternzeit.

Was ist Bestandteil des Meldeverfahrens zur Elternzeit?

Die Kassen sollen prüfen können, 

• inwiefern die Mitgliedschaft in der gesetzlichen Krankenkasse weiter besteht (§ 192 Abs. 1 Nr. 2 SGB V) und
• wie hoch die Beiträge von freiwillig versicherten Mitarbeitenden ausfallen.

Dafür müssen Arbeitgeber den Beginn und das Ende einer Elternzeit an die zuständige Krankenkasse melden (§ 28a Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 u. 4a SGB IV i. V. m. § 12 Abs. 6 DEÜV).

Bei geringfügig beschäftigten und bei privat versicherten Mitarbeitenden entfällt die Meldepflicht.

Wie werden die Meldungen ausgefüllt?

Die Abgabegründe entsprechen den bestehenden Abgabegründen für An- und Abmeldungen.

Abgabegrund 17: Beginn-Meldung

Hier wird wie bei einer Anmeldung das Beginndatum der Elternzeit eingetragen.

Das voraussichtliche oder vereinbarte Ende der Elternzeit wird hingegen nicht angegeben. Der Grund: In der Praxis verlängern oder verkürzen Eltern ihre Elternzeit häufig. So sollen unnötige Korrekturmeldungen vermieden werden.

Beginn-Meldungen geben Sie immer zur nächsten Entgeltabrechnung ab oder innerhalb von sechs Wochen nach Beginn der Elternzeit (§ 12 Abs. 6 Satz 3 DEÜV).

Abgabegrund 37: Ende-Meldung

Die Ende-Meldung mit dem Ende-Datum ist fällig, wenn die Elternzeit tatsächlich beendet ist. Sie ist fällig mit der nächsten Entgeltabrechnung oder innerhalb von sechs Wochen nach Ende der Elternzeit (§ 12 Abs. 6 Satz 3 DEÜV).

Was ist, wenn Beschäftigte während der Elternzeit bei ihrem Arbeitgeber arbeiten?

Die aktuellen Elternzeitregelungen machen es möglich: Eltern können bei ihrem Arbeitgeber vorübergehend in Teilzeit arbeiten, während sie in Elternzeit sind. In solchen Fällen müssen Arbeitgeber eine Ende-Meldung für die Elternzeit abgeben. Dann endet der Zeitraum am Tag, bevor die Beschäftigung aufgenommen wird.

Sobald die Teilzeitbeschäftigung endet und die Elternzeit wieder oder erneut greift, wird eine Beginn-Meldung fällig.

Beides ist nicht erforderlich, wenn die vorübergehende Beschäftigung nur geringfügig ist.

Was ist, wenn Mitarbeitende während der Elternzeit die Krankenkasse wechseln?

Wenn Beschäftigte während der Elternzeit ihre Krankenkasse wechseln, muss der Arbeitgeber die neue Krankenkasse informieren. Dafür gibt er eine Beginn-Meldung an die neue Kasse ab. Eine Ende-Meldung an die vorherige Kasse ist nicht nötig.

Was ist, wenn ein Beschäftigungsverhältnis während der Elternzeit endet?  

Endet die Beschäftigung während der Elternzeit, gibt der Arbeitgeber eine Ende-Meldung mit dem Datum des Beschäftigungsendes ab.

Und wenn die Elternzeit schon vor 2024 begonnen hat - wie gehen Arbeitgeber dann vor?

Für alle Zeiträume der Elternzeit, die vor dem 1. Januar 2024 begonnen haben, gibt es eine besondere Regelung: Für diese Fälle müssen keine Ende-Meldungen abgegeben werden. Es ist auch keine Ende-Meldung nötig, wenn die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bei ihrem Arbeitgeber während der Elternzeit in Teilzeit arbeiten.

Die neue Meldepflicht entsteht erstmalig bei Elternzeiten, die ab dem 1. Januar 2024 beginnen.

Elternzeit über mehrere Jahre

Dauert die Elternzeit mehrere Jahre, können Krankenkassen weiterhin nach Elternzeiträumen fragen, wenn die grundsätzliche Höchstdauer der Elternzeit überschritten ist. Aktuell liegt die Höchstdauer bei drei Jahren pro Kind.

Wie war das Verfahren bis Ende 2023?

Bis Ende 2023 haben Arbeitgeber beim Beginn einer Elternzeit Unterbrechungsmeldungen geschickt. Diese haben den Krankenkassen zwar geholfen, den Beginn einer Elternzeit zu erkennen, allerdings fehlten ihnen regelmäßig Informationen zum Ende der Elternzeit.

Denn wenn die Elternzeit endet und die Person ihre Beschäftigung wieder aufnimmt, entstand beim Arbeitgeber dafür keine gesonderte Meldepflicht. Das führte dazu, dass Krankenkassen erst mit erheblicher zeitlicher Verzögerung von der Änderung erfuhren, nämlich bei der nächsten Entgeltmeldung. 

Das betraf nicht nur die Elternzeiten von Müttern, sondern auch die von Vätern oder Großeltern oder weiteren Personen (in Härtefällen können Verwandte bis zum dritten Grad und deren Ehe- oder Lebenspartner Elternzeit nehmen).

Eine weitere Gruppe, bei der oft Unklarheit bestand, waren freiwillig gesetzlich versicherte Mitarbeitende, wenn diese ihrer Mitteilungspflicht nicht oder unvollständig nachkamen.

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Eine umfassende Übersicht über sozialversicherungs-, arbeits- und steuerrechtliche Regelungen rund um die Elternzeit finden Sie bei TK-Lex.

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