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Sofort­mel­dungen ab 2026: Ände­rungen in den Bran­chen

Viele Unternehmen sind immer wieder (und häufig saisonbedingt) auf der Suche nach Hilfskräften - und stellen gern auch mal spontan ein. Dabei müssen Arbeitgeber jedoch aufpassen: Für Aushilfskräfte in bestimmten Branchen sind Sofortmeldungen fällig, sonst kann es schnell teuer werden.

Besteht für einen Wirtschaftsbereich ein erhöhtes Risiko für Schwarzarbeit, gelten besondere Regeln bei der Einstellung neuer Kräfte. Arbeitgeber müssen bei Beschäftigungsbeginn noch vor der eigentlichen Anmeldung eine Sofortmeldung bei der Krankenkasse abgeben.

Für welche Branchen gilt die Sofortmeldepflicht?

Die Sofortmeldepflicht gilt unter anderem für diese Branchen:

  • Schaustellergewerbe
  • Gaststättengewerbe
  • Hotels und Pensionen
  • Baugewerbe
  • Speditions-, Transport- und Logistikunternehmen
  • alle Sparten der Personenbeförderung (Bahn- und Busbetriebe, Taxiunternehmen oder Berg- und Seilbahnen)
  • Gebäudereinigungsgewerbe
  • alle Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen beteiligen
  • Wach- und Sicherheitsgewerbe
  • Friseurgewerbe
  • Kosmetikgewerbe
  • plattformbasierte Lieferdienste

Wichtig: Für Zeitarbeitsunternehmen gilt keine Sofortmeldepflicht.

Branchenkatalog 2026 geändert

Mit dem Gesetz zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung (SchwarzArbMoDiG) wurde der Branchenkatalog ab 1. Januar 2026 angepasst.

Nicht mehr sofortmeldepflichtig: Die Forstwirtschaft und das Fleischerhandwerk sind von der Sofortmeldepflicht ausgenommen.

Neu hinzu kamen das Friseur- und das Kosmetikgewerbe sowie plattformbasierte Lieferdienste.

Tipp: Eine vollständige Aufzählung der Branchen, rechtliche Grundlagen und viele weitere Hinweise finden Sie bei TK-Lex unter dem Stichwort " Sofortmeldung ".

Für wen brauche ich eine Sofortmeldung?

Die Sofortmeldung gilt für alle Beschäftigten - unabhängig davon, ob sie geringfügig oder kurzfristig beschäftigt sind oder ob sie als Aushilfe eingestellt wurden.

Bis wann muss die Sofortmeldung abgegeben werden?

Die Sofortmeldung müssen Sie spätestens bis zur Aufnahme der Beschäftigung abgeben. Fängt eine Person beispielsweise am 15. April um 8 Uhr morgens bei Ihrem Unternehmen an, muss die Sofortmeldung spätestens bis zum 15. April um 8 Uhr übermittelt werden.

Was enthält die Sofortmeldung?

Die Sofortmeldung muss diese Daten enthalten:

  • Vorname(n) und Nachname
  • Versicherungsnummer
  • Betriebsnummer des Arbeitgebers
  • Tag der Beschäftigungsaufnahme

Ist die Versicherungsnummer der neu eingestellten Person zum Zeitpunkt der Sofortmeldung nicht bekannt, sind diese zusätzlichen Angaben erforderlich:

  • die für die Vergabe einer Versicherungsnummer erforderlichen Daten (Tag und Ort der Geburt, Anschrift)
  • ggf. die Europäische Versicherungsnummer

Die ermittelte oder neu vergebene Versicherungsnummer wird dem Arbeitgeber direkt von der DSRV (Datenstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund) im elektronischen Datenaustausch zurückgemeldet.

Wohin schicke ich die Sofortmeldung?

Die Sofortmeldung schicken Sie direkt an die Datenstelle der Rentenversicherung. Nutzen Sie hierfür den Abgabegrund 20.

Wie kann ich die Meldung senden, wenn ich kein Lohnabrechnungsprogramm habe?

Sie können Sofortmeldungen auch über das SV-Meldeportal versenden, wenn Sie kein geeignetes Entgeltabrechnungsprogramm haben. Mehr dazu finden Sie auf unserer Themenseite zum SV-Meldeportal .

Sofortmeldung im Minijob

Auch bei Minijobs senden Sie die Sofortmeldung zusammen mit den persönlichen Daten und dem Abgabegrund 20 direkt an die Datenstelle der Rentenversicherung. Dies gilt für alle Beschäftigten, die geringfügig oder kurzfristig beschäftigt sind (Personengruppen 109 oder 110). 

Wo wird die Sofortmeldung gespeichert?

Die Deutsche Rentenversicherung speichert die Sofortmeldungen in einer zentralen Datei. Bei Prüfungen greifen die Hauptzollämter online auf diese Daten zu und können so sofort feststellen, ob alle Beschäftigten angemeldet wurden. 

Was passiert, wenn Arbeitgeber die Sofortmeldung vergessen?

Wird bei einer Prüfung eine Person angetroffen, für die keine Sofortmeldung gespeichert wurde, kann es teuer werden. Denn geben Sie die Sofortmeldung zu spät oder gar nicht ab, gilt dies als Ordnungswidrigkeit. Hierfür drohen bei einer Prüfung durch den Zoll Bußgelder von bis zu 25.000 Euro. 

Sie sind nicht sicher, ob in Ihrem Fall die Sofortmeldepflicht gilt?

Dann entscheidet die Einzugsstelle. Bei versicherungspflichtigen Beschäftigungen ist das die zuständige Krankenkasse. Bei geringfügig Beschäftigten wenden Sie sich bitte an die Minijob-Zentrale.

Wo finde ich weitere Informationen zu Sofortmeldungen?

Die Datenstelle der Rentenversicherung informiert auf ihrer Seite ausführlich über die Sofortmeldungen. Dort finden Sie neben aktuellen Hinweisen auch einen umfangreichen FAQ-Katalog mit häufig gestellten Arbeitgeberfragen, unter anderem auch zu Fehler- und Rückmeldungen.