Häufige Fragen zu sv.net und zur maschinellen Datenübermittlung

Wie funktioniert die maschinelle Datenübermittlung? Hier finden Sie die wichtigsten Antworten.

 

Was ist die maschinelle Datenübermittlung?

Damit Sie Daten nicht per Post an die Sozialversicherung schicken müssen, haben die Spitzenverbände verbindliche Regelungen für eine elektronische Datenübermittlung getroffen. Diese wurden in den gemeinsamen Grundsätzen zur Datenübermittlung festgehalten.

 

In diesen Richtlinien erfahren Sie zum Beispiel,

  • wo Sie die Versicherungsnummer Ihres Arbeitnehmers finden,
  • wie Sie die Tätigkeit oder die Beitragsgruppe verschlüsseln müssen,
  • welche Regelungen es bei geringfügig oder unständig Beschäftigten gibt und
  • was die einzelnen Datensätze beinhalten müssen.

Darüber hinaus haben die Spitzenverbände in einem weiteren Rundschreiben festgelegt, welche Entgeltabrechnungsprogramme Sie nutzen können, um die Daten an die Träger der Sozialversicherung zu melden. Darin wird auch beschrieben, wie diese Daten dann weiter verarbeitet werden.

 

Für Mitarbeiter, die in einem berufsständischen Versorgungswerk versichert sind, müssen Sie Daten an eine der Annahmestellen der berufsständischen Versorgungseinrichtungen melden. Dafür gibt es ein besonderes Rundschreiben.

 

Wo finde ich die Gemeinsamen Grundsätze für die Datenerfassung und Datenübermittlung zur Sozialversicherung?

Der Spitzenverband der Krankenkassen (GKV-Spitzenverband), die Deutsche Rentenversicherung (DRV), die Bundesagentur für Arbeit (BA) sowie die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) haben für die Erstattung der Meldungen zur Sozialversicherung gemeinsame Grundsätze aufgestellt.

 

Wir stellen Ihnen die aktuelle Fassung der "Gemeinsamen Grundsätze für die Datenerfassung und Datenübermittlung zur Sozialversicherung nach § 28b Abs. 2 SGB IV" zur Verfügung.

 

Gemeinsame Grundsätze zur Datenübermittlung ab 1. Januar 2016 (PDF, 300 KB, nicht barrierefrei)

 

Wie erfahre ich, welches Entgeltabrechnungsprogramm ich nutzen kann?

Entgeltabrechnungsprogramme müssen bestimmten Anforderungen genügen, damit Sie sie für die Meldungen zur Sozialversicherung nutzen können. Informieren Sie sich hier über die Prüfkriterien.

 

Gemeinsame Grundsätze vom 21. Oktober 2015 in der seit 1. Juli 2016 gültigen Fassung (PDF, 48 KB, nicht barrierefrei)

 

Wo finde ich die Gemeinsamen Grundsätze für die Übermittlung von Beitragsnachweisen?

Der Spitzenverband der Krankenkassen (GKV-Spitzenverband), die Deutsche Rentenversicherung (DRV), die Bundesagentur für Arbeit (BA) sowie die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) haben für die Übermittlung der Beitragsnachweise gemeinsame Grundsätze aufgestellt.

 

Wir stellen Ihnen die "Gemeinsamen Grundsätze zum Aufbau der Datensätze für die Übermittlung von Beitragsnachweisen durch Datenübertragung nach § 28b Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 SGB IV" zur Verfügung.

 

 

Entgeltabrechnung mit sv.net

Meldungen und Beitragsnachweise ausfüllen und online an die Annahmestelle schicken - das geht ganz einfach mit den Anwendungen zur Entgeltabrechnung "sv.net/standard" und "sv.net/comfort". Die Eingabemasken von sv.net sind dafür genauso aufgebaut wie der amtliche Vordruck.

 

Was ist sv.net und was kann es?

Mit sv.net stellen wir Ihnen ein elektronisches Programm zur Verfügung, das Ihnen die Abgabe von Meldungen und Beitragsnachweisen für Ihre Arbeitnehmer so einfach wie möglich macht. Sie können damit nicht nur Daten für Versicherte der TK abgeben, sondern auch für Versicherte anderer Krankenkassen.

 

Entwickelt wurde das Programm von der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung, (ITSG) im Auftrag der Spitzenverbände der Krankenkassen. Die ITSG ist auch Anbieterin des Programms.

 

Für wen ist sv.net interessant?

Zielgruppe von sv.net sind hauptsächlich Arbeitgeber mit wenigen Mitarbeitern. Aber auch große Unternehmen, Lohnabrechnungsdienstleister und Steuerberater greifen vermehrt auf sv.net zurück.

 

Wenn Sie Ihre Daten bereits im Datenaustausch übermitteln, können Sie sv.net für Einzelfälle nutzen. Vor allem, wenn Sie Meldungen für frühere, abgeschlossene Jahre erstellen müssen, die Ihr Abrechnungsprogramm nicht mehr erzeugt.

 

Welche Version von sv.net sollten Sie wählen?

Aktuell gibt es zwei Varianten von sv.net, die unterschiedlich genutzt werden können: sv.net/standard und sv.net/comfort (Nachfolgeanwendung von sv.net/classic) haben seit 3. Juli 2017 den gleichen Leistungsumfang.

 

sv.net/standard für Einzelfälle

sv.net/standard ist eine browserbasierte Web-Anwendung und hat sv.net/online ersetzt.

 

Das Design, die Benutzeroberfläche und die Benutzerführung wurden verbessert und an die heutigen Standards angepasst. Zusätzlich ist der Leistungsumfang erweitert worden.

 

Wer nur selten eine Sozialversicherungsmeldung, oder einen Beitragsnachweis, etc. abzugeben hat, für den ist die Variante sv.net/standard die Richtige. Dazu ist keine Programminstallation erforderlich, lediglich ein Internetbrowser muss vorhanden sein. Bei dieser Version können Sie die Stammdaten nicht abspeichern.

 

sv.net/comfort für die häufige Nutzung

Seit dem 3. Juli 2017 wurde sv.net/classic Schritt für Schritt durch sv.net/comfort ersetzt. Die Software wurde grundlegend optimiert, und eine geänderte Benutzerverwaltung bietet mehr Sicherheit. Gleichzeitig wurde der Leistungsumfang der beiden Varianten angeglichen.

 

Installation von sv.net/comfort: Einfach die Software herunterladen und einrichten.

 

Der Vorteil von sv.net/comfort: Die Daten Ihrer Beschäftigten werden auf Ihrem PC in einer Stammdatenbank vorgehalten. Bei weiteren Meldungen werden diese Stammdaten vorgeblendet - Sie müssen sie nicht erneut eingeben.

 

Hat sv.net Schlüsselverzeichnisse?

Beide Versionen liefern Ihnen alle relevanten Schlüsselverzeichnisse mit, vor allem

  • den Tätigkeitsschlüssel der Bundesanstalt für Arbeit,
  • den Beitragsgruppenschlüssel,
  • den Personengruppenschlüssel und
  • die Meldegründe.

Prüft sv.net meine Eingaben?

sv.net prüft Ihre Eingaben automatisch und gibt Ihnen einen Hinweis, wenn Daten fehlen oder unplausibel sind. Diese Prüfungen sind ebenso umfangreich wie die Prüfungen bei Datenübermittlungsprogrammen, die nach der Datenerfassungs- und Datenübermittlungsverordnung DEÜV zugelassen sind.

 

Wie übermittelt sv.net die Daten?

Ihre Daten gelangen über das Internet an die Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG). Die ITSG ist die zentrale Annahmestelle für Ihre Daten. Sie leitet die Daten verschlüsselt an die Annahmestellen bei den Spitzenverbänden der Krankenkassen weiter, wo diese dann verarbeitet werden.

 

sv.net/standard

Bei sv.net/standard geben Sie die Daten im Browserfenster ein und damit direkt auf dem Server der ITSG. Ist alles korrekt, erhalten Sie von der ITSG automatisch ein PDF, das die empfangenen Daten bestätigt. Sie können das PDF speichern und/oder als Beleg für Ihre Unterlagen und für den Beschäftigten ausdrucken. Mit der Registriernummer der ITSG auf dem PDF können Sie jederzeit den Weg der Meldung nachvollziehen.

 

Es ist nicht erforderlich, die ausgedruckten Belege an die Krankenkasse zu senden. Die Daten hat die zuständige Krankenkasse bereits durch die Datenübertragung erhalten.

 

sv.net/comfort

Bei sv.net/comfort geben Sie die Daten in der Anwendung ein und speichern sie dort. Dafür müssen Sie nicht ans Internet angeschlossen sein, sie können die Daten auch zunächst offline eingeben. Nachdem Sie die Stammdaten einmal zu Beginn eingegeben haben, blendet das Programm die Daten bei weiteren Eingaben automatisch vor.

 

sv.net/comfort wandelt Ihre Meldedaten in Datensätze um und fasst sie für jede zuständige Krankenkasse in einem Datenpaket zusammen. Das läuft automatisch im Hintergrund ab. Haben Sie alle Daten eingegeben, schicken Sie die fertigen Datenpakete über das Internet per Knopfdruck an die ITSG.

 

Updates von sv.net/comfort, zum Beispiel bei rechtlichen Änderungen, erhalten Sie zeitnah als Download über die Webseite der ITSG.

 

Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein?

Damit Sie sv.net/standard oder sv.net/comfort nutzen können, sind einige technische Voraussetzungen nötig.

 

sv.net/standard

  • Internet-Anschluss
  • Internet-Browser der aktuellen Generation, der das Sicherheitsprotokoll TLS in der Version 1.0 unterstützt
  • gültiges E-Mail-Postfach
  • Standard-Drucker
  • PDF-Reader

sv.net/comfort

Die technischen Voraussetzungen für den Betrieb von sv.net/comfort finden Sie in einer Produktbeschreibung.

 

Wie wird die Datensicherheit bei sv.net gewährleistet?

Mit sv.net können Sie personenbezogene Daten sicher über das Internet versenden. Die Daten sind verschlüsselt und vor dem Zugriff unbefugter Dritter geschützt. Zu diesem Zweck werden die Daten über eine sichere Verbindung mit einer 128bit-Verschlüsselung geleitet. Solch eine Verbindung wird auch beim Online-Banking genutzt.

 

Die zentrale Datenannahmestelle leitet die Daten verschlüsselt an die Annahmestellen der einzelnen Kassenarten weiter. Die Datenannahmestelle der TK ist der Verband der Ersatzkassen (VdEK). Der VdEK teilt die Daten auf und sendet sie, ebenfalls verschlüsselt, den einzelnen Ersatzkassen zu, also auch der TK. Erst hier werden die Daten wieder entschlüsselt.

 

Wie erhalten Firmen die Daten?

Das Arbeitgeberverfahren (alle Module) sind Abrufverfahren, d.h. alle Rückmeldungen der Krankenkassen müssen vom Arbeitgeber spätestens alle 7 Tage abgerufen werden. Ansonsten gehen die Daten verloren.

 

Entspricht sv.net der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO)?

sv.net erfüllt die Bedingungen der Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV) und ist ein zugelassenes, systemgeprüftes Programm. Für seine Nutzung gilt (vorrangig) die DEÜV. Das EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) wird jedoch, soweit von der oben genannten Vorschrift nicht betroffen, eingehalten. Der Datenschutzbeauftragte der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) gibt dazu die folgende Auskunft:

 

"Alle mit sv.net erstellten Meldungen (Sozialversicherungsmeldungen, Sofortmeldungen, Beitragsnachweise usw.) werden vom System des Arbeitgebers oder des von ihm beauftragten Dienstleistungspartners verschlüsselt an die sv.net-Clearingstelle bei der ITSG übermittelt, diese wiederum leitet die Daten an die Datenannahmestellen der Sozialversicherungsträger weiter. Die Meldeinhalte werden von der ITSG weder gelesen, noch geprüft oder in irgendeiner Form verwertet."

 

Bestätigung der Konformität nach der EU-DSGVO

Eine Bestätigung der Konformität nach der EU-DSGVO können Sie sich als PDF (PDF, 126 KB, nicht barrierefrei) herunterladen. Soll die Bestätigung direkt an Ihr Unternehmen gerichtet sein, können Sie ein solches Schreiben bei der ITSG erhalten: kontakt@itsg.de.

 

Normal- und Premium-Version: Welchen Leistungsumfang sollte ich wählen?

Künftig wird zwischen Normal-Nutzern und Premium-Nutzern unterschieden. Eine detaillierte Aufstellung finden Sie auf der Internetseite der ITSG.

 

Normal-Nutzer

Normal-Nutzer haben einen eingeschränkten Funktionsumfang. Sie können mittels sv.net/comfort oder sv.net/standard ausschließlich Meldungen für die registrierte Betriebsnummer abgeben. Auch können für diese Betriebsnummer nur maximal 100 Meldungen pro Kalenderjahr abgegeben werden. Dies ist für einen Großteil der sv.net-Benutzer erfahrungsgemäß aber völlig ausreichend.

 

Premium-Nutzer

Seit Juli 2017 gibt es für sv.net/comfort und für sv.net/standard jeweils eine kostenpflichtige Premiumvariante für Viel-Nutzer. Hintergrund ist die stark zunehmende Nutzung der Produktvarianten durch Anwender mit kommerzieller Ausrichtung oder durch große Arbeitgeber, die sv.net für die Abgabe von massenhaften Meldungen nutzen.

 

Diesen Anwendergruppen steht sv.net natürlich weiterhin zur Verfügung. Sie werden aber an den Kosten für die Bereitstellung des erweiterten Funktionsumfangs beteiligt.

 

Dieser beinhaltet:

  • Es können mehr als 100 Meldungen im Kalenderjahr abgegeben werden.
  • Das Programm kann von mehr als einem Anwender genutzt werden.
  • Es können Meldungen für mehrere Betriebsnummern abgegeben werden.

Wie melde ich mich für sv.net an?

Normal-Nutzer

Bei der ersten Nutzung von sv.net müssen Sie sich einmalig authentifizieren. Dazu geben Sie die Betriebsnummer der Arbeitsagentur sowie Ihre Firmenstammdaten an. Es findet ein Abgleich mit den bei der Bundesagentur für Arbeit gespeicherten Daten statt.

 

Premium-Nutzer

Für die Nutzung der kostenpflichtigen Premiumfunktionalität ist es für den Anwender erforderlich, sich für die erweiterte Premiumvariante freischalten zu lassen.

 

Die Premiumregistrierung steht seit dem 3. Juli 2017 in sv.net/comfort und sv.net/standard zur Verfügung. Sie erfordert die Legitimierung der Betriebsnummer durch einen vom Unternehmen festgelegten Ansprechpartner. Für die Legitimierung muss ein Betriebsnummernnachweis elektronisch an die ITSG übermittelt werden, außerdem die unterzeichnete Handlungsvollmacht oder der Lichtbildausweis eines Handlungsbevollmächtigten. Eine entsprechende Vorlage für die Handlungsvollmacht steht Ihnen in der Anwendung selbst zur Verfügung.

 

Sobald die Registrierung gestartet wurde und sobald die erforderlichen Unterlagen vorliegen, wird der Vorgang bei der ITSG bearbeitet. Nach erfolgreicher Prüfung der Dokumente und nach Rechnungsstellung steht der erweiterte Leistungsumfang der Premiumfunktionen zur Verfügung. Wir empfehlen, bereits heute einen Ansprechpartner zu benennen, der die Administration übernimmt und Ihre Nutzer verwaltet.

 

Wo bekomme ich Hilfe bei technischen Fragen zu sv.net?

Für technische Probleme mit dem Programm sv.net hat die ITSG eine Hotline eingerichtet:

 

Technische sv.net-Hotline:

Tel. Telefonnummer:061 04 - 947 36-402

Mo bis Do: 8:30 Uhr bis 12:30 Uhr und 13:30 Uhr bis 17:00 Uhr
Fr: 8:30 Uhr bis 14 Uhr

Sie können technische Anfragen per E-Mail an die ITSG richten. Eine Eingabemöglichkeit finden Sie hier.

 

Was kostet sv.net?

 

Normal-Nutzer

Die kostenfreie Nutzung von sv.net/standard und sv.net/comfort bleibt grundsätzlich erhalten, wird aber im Leistungsumfang begrenzt (siehe "Welchen Leistungsumfang sollte ich wählen?"

 

Premium-Nutzer

Die Laufzeit der Premiummitgliedschaft beträgt drei Jahre und verlängert sich automatisch um weitere drei Jahre, wenn der Zugang nicht rechtzeitig gekündigt wird. Die Kosten für die erstmalige dreijährige Mitgliedschaft belaufen sich auf insgesamt 60 Euro (36 Euro Nutzungsgebühr + 24 Euro Registrierungsgebühr zzgl. Umsatzsteuer). Die Kosten für die Verlängerung betragen 36 Euro zzgl. Umsatzsteuer.

 

Wie logge ich mich bei sv.net/standard und sv.net/comfort ein?

Loggen Sie sich hier bei sv.net/standard ein oder laden Sie sv.net/comfort herunter.

 

sv.net/standard

Um sv.net/standard nutzen zu können, müssen Sie sich lediglich online registrieren. Eine Bestellung oder Installation ist nicht nötig. Bei der erstmaligen Nutzung von sv.net/standard identifizieren Sie sich mit Ihrer Betriebsnummer. Bei späteren Eingaben reichen Ihr Benutzername und Ihr Passwort aus.

 

Zugang zu sv.net/standard

 

sv.net/comfort

sv.net/comfort können Sie hier direkt bei der ITSG herunterladen. Der Download von sv.net/comfort ist seit dem 3. Juli 2017 möglich.

 

Jetzt herunterladen

 

 

Meldungen zu Entgeltersatzleistungen

Für die Übermittlung der Daten ist der "Datenaustausch Entgeltersatzleistungen" (DTA EEL) für die Arbeitgeber und Sozialversicherungsträger verpflichtend vorgeschrieben.

 

Können Meldungen zu Entgeltersatzleistungen noch in Papierform übermittelt werden?

Die Meldungen zu den Entgeltersatzleistungen sind ausschließlich im Verfahren "DTA EEL" - und nicht mehr in Papierform - zu übermitteln.

 

Ausgenommen sind Einzelfälle für die Gewährung von Krankengeld bei Spende von Organen oder Geweben oder von Pflegeunterstützungsgeld, in denen ein elektronisches Meldeverfahren nicht wirtschaftlich durchzuführen ist.

 

Welche Version des DTA EEL muss ich verwenden?

Mit der Einführung der neuen Version des Verfahrens "DTA EEL" (Version 9.0) zum 1. Januar 2018 wurde das bisherige Datenaustauschverfahren überarbeitet. Der Datensatz ist ab diesem Zeitpunkt ausschließlich in der Version 9 zu verwenden, und zwar auch für Nachweiszeiträume vor dem 1. Januar 2018. Alle vorherigen Datensatz-Versionen dürfen seit 2018 nicht mehr verwendet werden.

 

Welche ist die richtige Datenannahmestelle?

Die Datenannahmestellen bei den gesetzlichen Krankenkassen fungieren für alle elektronischen Meldungen als Annahme- und Weiterleitungsstellen.

 

Die Daten übermitteln Sie an die Datenannahmestelle, bei der der Arbeitnehmer gesetzlich krankenversichert ist.

 

Sofern keine Mitgliedschaft in einer gesetzlichen Krankenkasse besteht, zum Beispiel bei privat versicherten Arbeitnehmern, übermitteln Sie die Meldung an eine Datenannahmestelle einer gesetzlichen Krankenkasse, die Sie selbst auswählen.

 

Was müssen die Meldungen beinhalten?

Neben den persönlichen Daten des Arbeitnehmers sind weitere Informationen an die Sozialversicherungsträger zu übermitteln. Dazu zählen zum Beispiel die Rentenversicherungsnummer oder die Betriebsnummer des Arbeitgebers. Alle benötigten Daten können Sie der Anlage 1 der Gemeinsamen Grundsätze zum DTA EEL entnehmen.

 

Zum Befüllen einzelner Datenfelder ist die Angabe von Schlüsselzahlen notwendig, die in der Anlage 2 der Gemeinsamen Grundsätze zum DTA EEL aufgeführt werden. Mehr zum Thema finden Sie auch bei TK-Lex.

 

Wie kann ich Vorerkrankungen abfragen?

Mit Version 9 wurde der Prozess zur Anfrage von Vorerkrankungszeiten erneut verändert.

 

Die Vorerkrankungsanfrage ("ABGABEGRUND = 41") darf nur bei Krankenkassen und ausschließlich für gesetzlich Krankenversicherte erfolgen. Die Anfrage ist außerdem nur dann zulässig, wenn

  • für die aktuelle Arbeitsunfähigkeit ein Nachweis vorliegt,
  • in den letzten 6 Monaten vor Beginn der aktuellen Arbeitsunfähigkeit mindestens eine bescheinigte potentielle Vorerkrankung in Bezug auf die aktuelle Arbeitsunfähigkeit beim Arbeitgeber vorliegt und
  • die kumulierten Zeiten der anzufragenden Arbeitsunfähigkeiten mit der aktuellen Arbeitsunfähigkeit zum Zeitpunkt der Meldung mindestens 30 Tage umfassen.

Werden im Entgeltabrechnungssystem die Fehlzeiten mit einem offenen Ende verwaltet, müssen Sie die Arbeitsunfähigkeit zur Prüfung der Frist mit der Dauer von einer Woche ab dem Tagesdatum beurteilen.

 

Wann erfrage ich das Ende der Entgeltersatzleistung?

Sie dürfen das Ende der Entgeltersatzleistung ("ABGABEGRUND = 42") beim Sozialversicherungsträger nur erfragen, wenn Sie diese Information benötigen, um eine Überzahlung von Arbeitsentgelt zu vermeiden oder damit Sie eine Meldung zur Sozialversicherung erstellen können.

 

In einigen Fällen erfolgt die Übermittlung ohne vorherige Anfrage eines Arbeitgebers:

  • Hat der Sozialversicherungsträger das Ende der Entgeltersatzleistung wegen Ablauf der Leistungsdauer (Aussteuerung) ermittelt und dem Versicherten mitgeteilt, übermittelt er dieses Datum außerdem an den Arbeitgeber per Datenaustausch - ohne vorherige Anfrage.
  • Stellt die Krankenkasse einen verlängerten Anspruch auf Mutterschaftsgeld fest, übermittelt sie die Daten an den Arbeitgeber per Datenaustausch - ebenfalls ohne vorherige Anforderung.