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Bei Neuein­stel­lun­gen: Versi­che­rungs­nummer und Kran­ken­kasse ermit­teln

Sie kennen die Rentenversicherungsnummer von neuen Beschäftigten nicht? Oder Sie wissen nicht, wo der- oder diejenige krankenversichert ist? Beides rufen Sie einfach über das Meldeverfahren ab. Hier finden Sie, wie's geht.

Den Beginn einer neuen versicherungspflichtigen Beschäftigung müssen Sie mit der Gehaltsabrechnung melden - spätestens jedoch 6 Wochen nach Beschäftigungsbeginn. Ein häufig vorkommendes Problem ist dabei: Die neu beschäftigte Person kennt die eigene Rentenversicherungsnummer nicht. Oder es fehlt noch die Info über die zuständige Krankenkasse. 

Abruf der Renten-/Sozialversicherungsnummer vor der DEÜV-Meldung

Bevor Arbeitgeber eine DEÜV-Anmeldung erstellen, müssen sie das elektronische Verfahren zur Abfrage der Rentenversicherungsnummer bei der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) nutzen. Das geht entweder über ein Entgeltabrechnungsprogramm oder über eine maschinelle Ausfüllhilfe wie dem SV-Meldeportal.

Die Abfrage der Nummer erfolgt mit dem Datensatz Versicherungsnummernabfrage bei der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV).

Rückmeldung erfolgt digital 

In der Regel meldet Ihnen die Datenstelle bereits nach kurzer Zeit die Versicherungsnummer elektronisch zurück. Anschließend können Sie die Anmeldung an die Einzugsstelle übermitteln. 

Sozialversicherungsausweis muss nicht mehr vorgelegt werden

Da die technischen Voraussetzungen für den automatischen Abruf der Versicherungsnummer geschaffen wurden, gibt es für den Sozialversicherungsausweis keine Vorlagepflicht mehr.

Es gibt noch gar keine Rentenversicherungsnummer?  

Wurde von der Rentenversicherung noch keine Versicherungsnummer vergeben, wird Ihnen dies zurückgemeldet. Dann erfassen Sie die notwendigen Daten zur Beantragung der Nummer in der Anmeldung. Dafür nutzen Sie das Feld "Wenn keine Versicherungsnummer angegeben werden kann". Diese Angaben sind nötig:

  • Geburtsname
  • Geburtsort
  • Geschlecht: Neben "M" für männlich und "W" für weiblich sind auch die Angaben "X" für unbestimmt und "D" für divers zulässig.
  • Staatsangehörigkeit

Geburtsort und Geburtsland

Der Geburtsort ist eine Pflichtangabe. Das Geburtsland tragen Sie mit dem Staatsangehörigkeitsschlüssel ein. 

Tipp: Eine Übersicht über die möglichen Schlüssel finden Sie am Ende unseres Beratungsblatts. Dort haben wir außerdem alle Meldegründe und die wichtigen Infos zum Thema Meldungen zusammengefasst:

Welche Krankenkasse ist zuständig? In Ausnahmefällen ist Abfrage möglich

Wenn Sie von Ihrem Neuzugang keine, nur unvollständige oder sogar falsche Angaben über die zuständige Krankenkasse erhalten haben, können Sie die Mitgliedschaft im Ausnahmefall abfragen.

Sie nehmen die "Abfrage Mitgliedschaft Krankenkasse" über Ihr Entgeltabrechnungsprogramm oder eine Ausfüllhilfe wie das SV-Meldeportal vor. Die Abfrage geht dann an den GKV-Spitzenverband. In die Abfrage tragen Sie ausschließlich die Versicherungsnummer der betroffenen Person ein. 

Anschließend bekommen Sie die Rückmeldung "Angabe Mitgliedschaft Krankenkasse" zurück:

  • Mitgliedschaft bei einer Krankenkasse ermittelt = "1" inklusive Betriebsnummer der Krankenkasse
  • keine Mitgliedschaft bei einer Krankenkasse ermittelt = "2"

Hinweise: 

  • Wenn keine Mitgliedschaft übermittelt wird, müssen Sie die zuständige Krankenkasse selbst weiter ermitteln.
  • Die Rückmeldung des GKV-Spitzenverbandes ersetzt nicht die elektronische Mitgliedsbestätigung der Krankenkasse nach § 175 Abs. 3 Satz 3 SGB V .

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