Wenn der Arbeitgeber die Kinderbetreuungskosten übernimmt

Wann sind die Zuschüsse steuer- und sozialversicherungsfrei?

Wenn Arbeitgeber Leistungen zur Kinderbetreuung erbringen, sind diese steuer- und sozialversicherungsfrei - und zwar, wenn diese Bedingungen erfüllt sind:

Es handelt sich um die Unterbringung und Betreuung inkl. Unterkunft und Verpflegung

von nicht schulpflichtigen Kindern

in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen und

die Leistung wird zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt ( § 3 Nr. 33 EStG ).

Es gilt: Sofern die Voraussetzungen vorliegen, dass Kinderbetreuungskosten lohnsteuerfrei sind, sind diese auch nicht dem sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt zuzurechnen (§ 1 Abs. 1 Nr. 1 SvEV ).

Gibt es eine Obergrenze für die Zuschüsse?

Im Gegensatz zur Steuererklärung, in der der Abzug von Kinderbetreuungskosten begrenzt ist ( § 10 Abs. 1 Nr. 5 EStG ) gibt es für die Steuerfreiheit von Arbeitgeberzuschüssen grundsätzlich keine Obergrenzen. Damit können z. B. auch hohe Kosten für die Kinderbetreuung in exklusiven privat organisierten Einrichtungen in voller Höhe steuerfrei erstattet werden.

Wichtig zu wissen: Allerdings können nur die tatsächlichen Aufwendungen der Beschäftigten lohnsteuerfrei gezahlt werden. Überzahlungen sind steuerpflichtig.

Begünstigt werden dabei Sachleistungen wie z. B. betriebseigene Kindergärten und Geldleistungen wie z. B. Zuschüsse zu Kita-Gebühren.

Vergleichbare Einrichtungen sind Schulkindergärten, Kindertagesstätten, Kinderkrippen, Tagesmütter, Wochenmütter und Ganztagespflegestellen.

Was ist mit Zuschüssen zur Betreuung im eigenen Haushalt oder für Beförderung?

Aufwendungen für die Betreuung des Kindes im eigenen Haushalt (z. B. durch Haushilfen oder Familienangehörige), können nicht steuerfrei vom Arbeitgeber ersetzt werden. Auch Arbeitgeberleistungen zum Unterricht eines Kindes sind nicht steuerfrei. Das Gleiche gilt für Leistungen, die nicht unmittelbar der Betreuung eines Kindes dienen, wie zum Beispiel die Beförderung zwischen Wohnung und Kindergarten ( R 3.33 Abs. 2 LStR ).

Können Barzuschüsse zu Kinderbetreuungskosten abgabenfrei sein?

Bei Barzuschüssen des Arbeitgebers ist die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit nur dann gegeben, wenn der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin dem Arbeitgeber die zweckentsprechende Verwendung nachgewiesen hat. Arbeitgeber müssen diese Nachweise im Original als Belege zum Lohnkonto aufbewahren ( R 3.33 Abs. 4 Sätze 2 und 3 LStR ).

Ist die Umwandlung von Arbeitslohn abgabenfrei?

Weitere Voraussetzung für die Steuer- und Beitragsfreiheit ist, dass die Zuschüsse zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden.

Die Umwandlung von arbeitsrechtlich geschuldetem Arbeitslohn in einen Kindergartenzuschuss führt nicht zur Steuer- und Beitragsfreiheit.

Welchen Einfluss hat die Schulpflicht der Kinder?

Steuerfreie Arbeitgeberleistungen sind nur möglich, wenn die Kinder noch nicht schulpflichtig sind. Das ist der Fall, wenn sie noch nicht eingeschult sind ( R 3.33 Abs. 3 LStR ).

Damit können die Kindergartenzuschüsse in den Ländern mit "späten Sommerferien" auch in den Monaten August und gegebenenfalls September (bis zum Tag der Einschulung ohne weiteres steuerfrei ausgezahlt werden.

Müssen Beschäftigte die Zuschüsse in der Steuererklärung berücksichtigen?

Eventuell sollten Sie Ihre Mitarbeitenden darauf hinweisen, dass die Arbeitgeberzuschüsse Einfluss auf die Steuererklärung haben.

Der Abzug von Sonderausgaben und damit auch von Kinderbetreuungskosten in der Steuererklärung setzt nämlich Aufwendungen voraus, die für die betroffene Person tatsächlich eine wirtschaftliche Belastung darstellen. Nach der Rechtsprechung müssen deshalb die als Sonderausgaben abziehbaren Kinderbetreuungskosten um steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse gekürzt werden (BFH-Beschluss v. 14.04.2021, Az. III R 30/20)

TK-Lex; BFH