Aufbewahrungsfristen: Was Sie 2026 entsorgen können

Das Finanzamt gibt beispielsweise Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren vor. Für andere Unterlagen gelten andere Fristen. Was kann ab 2026 also weg?

Steuerlich relevante Unterlagen

Viele steuerlich relevante Unterlagen können Sie ab 1. Januar 2026 entsorgen. Dabei gilt der folgende Grundsatz: Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen in die Unterlage gemacht wurden oder in dem die Unterlage erstellt wurde.

Bei laufenden Prüfungen wie Betriebs-, Umsatz- oder Lohnsteuerprüfungen dürfen die Unterlagen auch nicht weggeworfen werden, wenn die Aufbewahrungsfrist eigentlich abgelaufen wäre. Genauso ist es bei steuerstrafrechtlichen oder bußgeldrechtlichen Ermittlungen oder bei Rechtsbehelfs- oder Klageverfahren.

Aufbewahrungsfrist 10 Jahre

Der letzte Eintrag in den Unterlagen erfolgte 2015. Zu den Unterlagen, die Sie 2026 entsorgen können, gehören dann zum Beispiel:

Jahresabschlüsse

Kontoauszüge

Jahresbilanzen

Inventare

Kassenberichte

Aufbewahrungsfrist 8 Jahre

Der letzte Eintrag in den Unterlagen erfolgte 2017. Zu den Unterlagen, die Sie 2026 entsorgen können, gehören dann zum Beispiel:

Buchungsbelege wie Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Kassenzettel, Lieferscheine

Lohnunterlagen, die auch für die betriebliche Gewinnermittlung von Bedeutung sind, z.B. Lohnlisten und Lohnsteuerunterlagen, Unterlagen zu langfristigen Arbeitszeitkonten

Hinweis: Im Zweifel ist es sinnvoll, die Unterlagen 10 Jahre aufzubewahren, dann sind Sie auf der sicheren Seite.

Aufbewahrungsfrist 6 Jahre

Der letzte Eintrag in den Unterlagen erfolgte 2019. Zu den Unterlagen, die Sie 2026 entsorgen können, gehören dann zum Beispiel:

Geschäftsbriefe

Versicherungspolicen nach Ablauf

Verträge

Mahnungen

Mindestlohngesetz: Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten

Arbeitgeber müssen dokumentieren, dass sie den gesetzlichen Mindestlohn einhalten. Die Unterlagen, die nötig sind, damit der Arbeitgeber nachweisen kann, dass er die Mindestlohnbestimmungen einhält, müssen über die gesamte Beschäftigungsdauer, mindestens aber für die Dauer von zwei Jahren, bereitgehalten werden ( § 17 MiLoG ).

Lebenslange Aufbewahrung: Was Sie niemals wegwerfen sollten

Bestimmte Unterlagen sollten Privatpersonen unbegrenzt aufbewahren. Dazu gehören:

Unterlagen zur Rentenberechnung sowie die dazu gehörenden Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsunterlagen

ärztliche Gutachten

Ausbildungsurkunden

Abschlusszeugnisse

Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden, Taufscheine

Sie wollen es genauer wissen?

Rechtliche Hintergründe, ausführliche Erklärungen sowie die Auflistung, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen, finden Sie unter dem Stichwort

Aufbewahrungspflicht

in TK-Lex.