Wie man Home­of­fice recht­lich und orga­ni­sa­to­risch richtig umsetzt

Unternehmen müssen auch ihre Mitarbeitenden im Homeoffice auf rechtliche Regelungen wie Ruhepausen, Höchstarbeitszeit und das Sonn- und Feiertagsarbeitsverbot hinweisen. Doch es gibt noch mehr Regeln, die Arbeitgeber beachten müssen. Das Institut für Betriebliche Gesundheitsberatung (IFBG) hat einen Überblick zusammengestellt:

Arbeitsschutz und Gefährdungsbeurteilung fürs Homeoffice

Damit Arbeitgeber ihren Pflichten auch beim Homeoffice nachkommen, sollten sie zu Beginn einer entsprechenden Arbeitsvereinbarung eine Wohnungsbegehung durchführen. Diese kann auch eine Fachkraft für Arbeitssicherheit oder ein Betriebsarzt vornehmen. 

Ist die Begehung nicht möglich, sollte der Arbeitgeber die Beschäftigten telefonisch befragen, um mögliche Gefährdungen und Belastungen im Rahmen einer Gefährdungsbeurteilung zu ermitteln. 

Die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) regelt, wie die Gefährdungsbeurteilung und die Unterweisung der Mitarbeitenden im Homeoffice zu erfolgen hat:

• Mögliche Gefährdungen können körperlicher, virtueller oder psychischer Art sein und sich gegenseitig begünstigen.
• Obwohl Bildschirmarbeitsplätze tendenziell als belastungsarm eingestuft werden, treten häufig Beschwerden am Bewegungsapparat auf - insbesondere im Nacken- und Rückenbereich. Dies kann auf Faktoren wie eine einseitige und starre Körperhaltung, auf Bewegungsmangel oder unzureichende Arbeitsmittel zurückgeführt werden.
• Auch an die Augen und das Sehvermögen von Beschäftigten an Bildschirmarbeitsplätzen werden hohe Anforderungen gestellt. Ungenügende Möglichkeiten zum Blickwechsel, schlechte Lichtverhältnisse und der - im Homeoffice oftmals verwendete - zu kleine Laptop-Bildschirm führen zu einer erhöhten Beanspruchung der Augen. Brennende, tränende und juckende Augen sowie Kopfschmerzen und eine Beeinträchtigung des Sehvermögens können die Folge sein.
• Psychische Belastungen können vielfältigen Ursprungs sein. Im Homeoffice wirken einige Einflüsse von außen. So können Belastungen zum Beispiel durch den Arbeitsinhalt, die neue und ungewohnte Arbeitsumgebung oder durch einen Mangel an sozialen Beziehungen entstehen.

Grundsätzlich kann im Homeoffice die Arbeitszeit von Beschäftigten nicht oder nur schwer ermittelt und vom Arbeitgeber kontrolliert werden. Vor allem im Hinblick auf die Pflichten des Arbeitgebers, die aus dem Arbeitszeitgesetz  (ArbZG) hervorgehen, ist dies problematisch. 

Laut  §§ 3-5 ArbZG darf die tägliche Arbeitszeit grundsätzlich acht Stunden nicht überschreiten, Ruhepausen von mindestens 30 Minuten müssen eingehalten werden und nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit müssen mindestens elf Stunden Ruhezeit folgen. An Sonn- und gesetzlichen Feiertagen dürfen Arbeitnehmer - bis auf einige Ausnahmen - nicht beschäftigt werden ( § 9 ArbZG ). 

Aus diesem Grund sollten Arbeitgeber mit ihren Beschäftigten vertragliche Vereinbarungen zur Erfassung der Arbeitszeit schließen, sodass die Dokumentation der Arbeitszeit durch die Mitarbeitenden selbst erfolgt.

Wie müssen Arbeitsplätze im Homeoffice gestaltet sein?

Die Arbeitsstättenverordnung enthält konkrete Vorgaben und Richtlinien zur Einrichtung von Arbeitsplätzen. Diese gelten für Arbeitsplätze im Unternehmen genauso wie für selbsteingerichtete (Bildschirm-) Arbeitsplätze im Homeoffice. Vor allem sollten hierbei die Grundsätze der Ergonomie berücksichtigt werden. Auch die benötigten Arbeitsmittel, wie Tisch, Stuhl, technische Geräte oder die Arbeitsumgebung (Platzbedarf, Klima, Beleuchtung, Lärm) sollten während einer Wohnungsbegehung vom Arbeitgeber genauer betrachtet werden.

Die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) als größter Träger der gesetzlichen Unfallversicherung in Deutschland hat zur Gestaltung des Homeoffice-Arbeitsplatzes folgende Tipps parat:

Monitor

Der Monitor sollte so ausgerichtet sein, dass man entspannt und leicht von oben auf ihn sehen kann. 50 bis 70 Zentimeter Sehabstand sollten eingehalten werden. Fenster und Lichtquellen sollten sich nicht spiegeln, und Tageslicht kommt am besten von der Seite, da Gegenlicht die Augen anstrengen kann.

Haltung am Arbeitstisch

Da im Homeoffice in den wenigsten Fällen ein höhenverstellbarer Tisch vorhanden ist, sollte man vermehrt aufstehen und ein paar Schritte gehen. Während des Sitzens sollten die Schultern entspannt sein. Die Oberarme sind idealerweise locker und bilden mit den Unterarmen einen rechten Winkel, genauso wie die Ober- und Unterschenkel. Die Unterarme sollten waagerecht auf dem Tisch aufliegen und die Füße ganzflächig auf dem Boden stehen.

Arbeitsstuhl

Um den Rücken zu schonen, sollte man die gesamte Sitzfläche des Stuhls nutzen, nicht nur die Stuhlkante. Ebenso empfiehlt sich, die Sitzposition und Haltung des Öfteren zu verändern. Ein ergonomischer Stuhl mit unterstützender Rückenlehne sowie Armlehnen erhöht den Sitzkomfort.

Umfeld

Auch für die richtige Atmosphäre sollte man sorgen. Ein eigenes Arbeitszimmer eignet sich als Homeoffice-Arbeitsplatz am besten. Für frische Luft und Tageslicht sollte stets gesorgt werden. Als Lärmschutz eignen sich Teppiche, da sie Geräusche schlucken und gleichzeitig für eine Wohlfühlatmosphäre sorgen.

Wie sind Beschäftigte im Homeoffice unfallversichert?

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Homeoffice sind laut § 2 (1) SGB VII  grundsätzlich genauso gesetzlich unfallversichert wie Beschäftigte im Betrieb. Der Unfallversicherungsträger sichert Beschäftigte somit gegen Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten sowie die daraus resultierenden Folgen ab. Das gilt für alle Tätigkeiten, die im Zusammenhang mit der Arbeitsaufgabe stehen. Eingeschlossen sind dabei der Raum, der für die Arbeit genutzt wird, und der Weg zu technischen Geräten wie zum Beispiel dem Drucker, wenn dieser in einem anderen Raum steht. 

Wird der Arbeitsplatz an sonnigen Tagen auf den Balkon oder in den Garten verlegt, so sind die Mitarbeitenden nur bei der ausgeführten Arbeit selbst unfallversichert. Verletzt sich der Beschäftigte auf dem Weg nach draußen, greift der Unfallversicherungsschutz nicht. Dies sind dann Gefahren der Privatwohnung und des Umfelds. 

Auch nicht gesetzlich unfallversichert ist der Weg in die Küche oder der zur Haustür, um zum Beispiel ein Päckchen anzunehmen. 

Direkte Wege zur Arbeitsstätte hin und zurück sind hingegen versichert, allerdings nur sofern sie nicht für private Erledigungen unterbrochen werden. 

Aktuelle Fälle zeigen, dass es hier gewisse Grauzonen gibt. Laut Bundessozialgericht besteht ein Arbeitsunfall dann, wenn im Moment des Unfalls ein sachlicher Zusammenhang zur Tätigkeit besteht. So wurde auch ein Unfall anerkannt, der zwar auf der Kellertreppe einer Arbeitnehmerin geschah; sie war aber zu diesem Zeitpunkt auf dem Weg in ihren Homeoffice-Arbeitsraum, um ein Telefonat mit dem Geschäftsführer zu führen.

Welche Datenschutzregeln gelten fürs Homeoffice?

Auch im Homeoffice ist die Verarbeitung personenbezogener Daten nur dann zulässig, wenn sie die gesetzlichen Grundlagen des Bundesdatenschutzgesetzes ( BDSG ) einhält. Der Arbeitgeber trägt laut  § 9 BDSG die datenschutzrechtliche Verantwortung und ist dazu verpflichtet, seine Beschäftigten zur Einhaltung der Gesetze und betriebsinternen Regelungen anzuhalten. Arbeitnehmer sind im Gegenzug dazu verpflichtet, alle bestehenden Regularien einzuhalten.

Das Missbrauchsrisiko im Umgang mit personenbezogenen Daten sollte generell vorab eingestuft werden, bevor im Einzelfall entschieden wird, ob und in welchem Umfang ein Homeoffice-Arbeitsplatz oder mobiles Arbeiten in Frage kommen. Arbeitgeber können Homeoffice-Arbeitsplätze kontrollieren und somit etwaige Risiken geringhalten. 

Beim mobilen Arbeiten an öffentlichen Stätten, wie etwa im Zug oder am Flughafen, müssen Beschäftigte darauf achten, dass Bildschirm und Tastatur des mobilen Endgeräts nicht von Passanten oder Überwachungskameras eingesehen werden können. Auch das Mithören von vertraulichen, den Betrieb betreffenden Telefongesprächen sollte nicht möglich sein. Wer öffentliche Netzwerkzugänge nutzt (zum Beispiel WiFi am Flughafen), sollte auf interne Datenordner nur über ein Virtual Private Network (VPN) zugreifen. 

Unternehmen sollten ihre Mitarbeitenden daher laufend schulen, um einen datenschutzgerechten Umgang mit mobilen Geräten zu gewährleisten.

Videomitschnitt: Gut informiert im TK-Webinar

Was genau ist eigentlich ein Homeoffice und welche Voraussetzungen hat das Arbeiten von Zuhause aus? Neben den arbeitsrechtlichen Besonderheiten erhalten Sie im Webinar-Video einen Überblick über die Regelungen der Sozialversicherung und des Lohnsteuerrechts.

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