Reform des Nach­weis­ge­setzes - wie war das noch­mal?

Das Nachweisgesetz (NachwG) gibt es bereits seit 1995. Es legt fest, dass Arbeitgeber dazu verpflichtet sind, die wesentlichen Bedingungen von Arbeitsverträgen schriftlich niederzulegen - auch wenn nur ein mündlicher Vertrag oder eine mündliche Vereinbarung geschlossen wurden. Da es für Verstöße dagegen keine Sanktionen vorsah, wurde es in der Praxis kaum beachtet. 

Nachdem die EU jedoch eine neue EU-Arbeitsbedingungsrichtlinie erlassen hat (EU-Richtlinie 2019/1152 über transparente und verlässliche Arbeitsbedingungen), wurde das Nachweisgesetz im Rahmen der nationalen Umsetzung der EU-Arbeitsrichtlinie überarbeitet und verschärft. 

Ab wann gilt das Nachweisgesetz?  

Die neuen Regeln und Informationspflichten für Arbeitgeber gelten seit dem 1. August 2022 bei allen Neueinstellungen, sofern die Beschäftigten keinen detaillierten Arbeitsvertrag erhalten. 

Für welche Arbeitsverträge gilt das NachwG? 

Es bezieht sich auf alle Arbeitsverträge von Beschäftigten. Auch die von kurzfristigen Aushilfen, geringfügigen Beschäftigungen, Auszubildenden und Praktikanten, soweit diese Anspruch auf den Mindestlohn haben, sowie Leiharbeitnehmer. 

Es gilt nicht für Werkverträge, selbstständige (freie) Mitarbeiter und freie Handelsvertreter. 

Sind mündliche Arbeitsverträge noch möglich? 

Mündliche Arbeitsverträge sind weiterhin zulässig. Allerdings sind alle Arbeitgeber in Deutschland ausnahmslos dazu verpflichtet, sämtliche wesentlichen Arbeitsvertragsinhalte detailliert und verständlich schriftlich niederzulegen; die erweiterten Informations- und Dokumentationspflichten gemäß § 2 NachwG sind zu beachten.  

Der Vertrag muss vom Arbeitgeber unterschrieben und dem Beschäftigten ausgehändigt werden. Das entspricht der Schriftform nach § 126 BGB .  

Die Dokumentations- und Informationspflichten des Arbeitgebers haben zur Folge, dass sich mündliche Arbeitsverträge für Arbeitgeber kaum noch lohnen. Die schriftliche Niederlegung bedeutet einen so hohen Aufwand, dass sich von vornherein ein schriftlicher Arbeitsvertrag anbietet. 

Geht das auch per Mail? 

Wichtig: Die Schriftform ist für Arbeitgeber Pflicht, die digitale Form ist in diesem Zusammenhang gesetzlich ausnahmslos ausgeschlossen. 

Welche Infos müssen schriftlich festgehalten werden? 

Der Informationspflicht unterliegen beispielsweise die folgenden Tatsachen: 

• Angaben zum Arbeitgeber 
• Infos zur Tätigkeit selbst, zu ihrem Beginn und einer eventuellen Probezeit 
• Befristete Verträge: Angaben zur Befristungsdauer. Befristete Verträge müssen jedoch gemäß § 14 TzBfG sowieso grundsätzlich schriftlich abgeschlossen werden. 
• Arbeitsentgelt: Höhe und Zusammensetzung. Auch die Fälligkeit und die Art der Auszahlung gehören in den Vertrag 
• Arbeitszeit sowie Infos zu Ruhepausen (bisher eher unüblich) 
• Schichtsysteme und Schichtrhythmus sowie die Voraussetzungen für Schichtänderungen 
• Überstunden: inwiefern sie angeordnet werden können, welche Voraussetzungen gelten und wie sie vergütet werden 
• Arbeit auf Abruf 
• Arbeitsort 
• Urlaub 
• Kündigung des Arbeitsverhältnisses, deren Schriftformerfordernis und gegebenenfalls einzuhaltende Fristen 
• Ansprüche auf Fortbildungsmaßnahmen  
• Betriebliche Altersversorgung (bAV) 

Reichen Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen, um die Informationspflicht zu erfüllen? 

Hinweise auf kollektivrechtliche Regelungen wie Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen können die Informationspflicht des Arbeitgebers ersetzen. Sie müssen dem Beschäftigten aber zugänglich gemacht werden, zum Beispiel als Aushang oder in einem Intranet. Wenn die gesetzliche Regelung (zum Beispiel bei Urlaub oder Kündigung) maßgebend ist, kann man auch auf den Gesetzestext verweisen. 

Wann müssen die Informationen dem Beschäftigten zur Verfügung stehen? 

Neue Arbeitsverträge 

Alle Informationen zum Arbeitsentgelt sowie zur Arbeitszeit müssen dem Beschäftigten spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung vorliegen.  

Informationen zu Beginn, Dauer, Ort und Art der Beschäftigung sowie zu Arbeitszeit, Überstunden, Probezeit und Urlaub müssen dem Arbeitnehmer spätestens am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beschäftigungsbeginn vorliegen.  

Alle weniger bedeutsamen Informationen wie Fortbildungsanspruch, Hinweise aus Tarifverträgen und so weiter müssen dem Arbeitnehmer spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Arbeitsbeginn vorliegen.  

Werden wesentliche Vertragsbedingungen geändert, müssen sie spätestens an dem Tag, an dem sie wirksam werden, schriftlich niedergelegt und ausgehändigt werden.  

Bestehende Arbeitsverträge - Übergangsregelung 

Bei Arbeitsverhältnissen, die schon vor dem 1. August 2022 bestanden haben, gibt es in § 5 NachwG eine Übergangsregelung. Auf Verlangen der Beschäftigten muss der Arbeitgeber innerhalb von sieben Tagen nach Zugang der Aufforderung alle relevanten Angaben zum Inhalt des Arbeitsverhältnisses schriftlich aushändigen. Wichtig zu wissen: Diese Informationspflicht besteht nur bei ausdrücklicher Aufforderung durch die Beschäftigten. 

Dazu gehören Angaben zu: 

• Name und Anschrift der Vertragsparteien, 
• Beginn des Arbeitsverhältnisses, 
• Dauer der Probezeit, 
• bei befristeten Arbeitsverhältnissen: Dauer und Enddatum, 
• Arbeitsort, 
• Tätigkeitsbeschreibung, 
• Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts, 
• Arbeitszeit, 
• Regelungen zur Arbeit auf Abruf sowie 
• die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden. 

Weitere Angaben sind innerhalb eines Monats niederzulegen. 

Hat das NachwG auch Auswirkungen auf Entsendungen? 

Bei einem Auslandseinsatz, der länger als vier Wochen dauert, gelten zusätzliche Informationspflichten. Dabei wird unterschieden, ob die Beschäftigung in einem EU-Mitgliedsstaat erfolgt oder nicht.  

Generell müssen zusätzlich folgende Informationen niedergelegt werden: 

• In welchem Land (oder Ländern) der Auslandeinsatz erfolgen soll 
• Die geplante Dauer der Auslandstätigkeit 
• Die Währung, in der die Entlohnung erfolgen soll 
• Eventuelle zusätzliche Geld- oder Sachleistungen, insbesondere Entsendezulagen und zu erstattende Reise-, Verpflegungs- und Unterbringungskosten 
• Angaben zur Rückkehr 

Bei einem Arbeitseinsatz in einem EU-Mitgliedstaat müssen weitere Informationen schriftlich niedergelegt werden. Dazu gehören: 

• Die Entlohnung, auf die der Arbeitnehmer im EU-Mitgliedstaat Anspruch hat 
• Ein Link zu der einzigen offiziellen nationalen Website vom Binnenmarkt-Informationssystem der EU im Sinne der IMI-Verordnung 

Folgen bei Verstößen gegen das Nachweisgesetz 

Verstöße gegen die Vorgaben des NachwG gelten seit dem 1. August 2022 als Ordnungswidrigkeit und können pro Arbeitsverhältnis ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro nach sich ziehen. 

Weiterlesen 

Den kompletten Text des Nachweisgesetzes können Sie bei TK-Lex nachschlagen. Dort finden Sie auch einen Überblick , die Regelungen im Detail, rechtliche Hintergründe und die Auswirkungen des NachwG.