Arbeitgeber führen Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge bei der Entgeltabrechnung an die jeweils zuständigen Stellen ab. Wie sieht es aus, wenn ein Arbeitgeber nachträgliche Korrekturen durchführen möchte?

Sozialversicherung: Frist beachten

Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, fehlende Sozialversicherungsbeiträge nachzuentrichten. Das betrifft sowohl die Arbeitgeber- als auch die Arbeitnehmeranteile. Dabei darf ein unterbliebener Beitragsabzug der Arbeitnehmeranteile nur bei den drei nächsten Entgeltabrechnungen nachgeholt werden.

Steuer: Berichtigung nur bis Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung

Der Arbeitgeber muss die elektronische Lohnsteuerbescheinigung bei Beendigung des Dienstverhältnisses oder nach Ablauf des Kalenderjahres ans Finanzamt übermitteln. Sie muss spätestens bis zum letzten Tag im Februar des folgenden Jahres übermittelt sein.

Der Arbeitgeber ist berechtigt, bei der jeweils nächstfolgenden Lohnzahlung bisher noch nicht erhobene Lohnsteuer nachträglich einzubehalten. 

Nach Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung ist eine Korrektur des Lohnsteuerabzugs durch den Arbeitgeber grundsätzlich nicht mehr möglich.

Haftungsbefreiende Anzeige beim Finanzamt einreichen

Arbeitgeber müssen Fälle, in denen sie die Lohnsteuer nicht nachträglich einbehalten können, unverzüglich dem Betriebsstättenfinanzamt anzeigen (sogenannte haftungsbefreiende Anzeige im Sinne des § 41c Absatz 4 EStG), damit das Finanzamt die zu wenig erhobene Lohnsteuer vom Arbeitnehmer nachfordern kann.

Wurde zu viel Lohnsteuer einbehalten, kann der Arbeitnehmer sich diese im Rahmen einer Einkommensteuerveranlagung "zurückholen".

Korrektur der Entgeltabrechnung: Beispiel

Dazu ein konkretes Beispiel: Ein Firmen-PKW, den der Arbeitnehmer auch für private Fahrten nutzen darf, wird bei der Entgeltabrechnung mit 350 Euro monatlich berücksichtigt. Bei einer internen Überprüfung vor der Entgeltabrechnung Mai 2022 wird festgestellt, dass für diesen Arbeitnehmer seit Juli 2021 wegen eines Fahrzeugwechsels monatlich 450 Euro als geldwerter Vorteil maßgebend sind.

Die Abführung der Sozialversicherungsbeiträge ist ab Juli 2021 zu berichtigen. Dabei darf der Arbeitgeber bei der Entgeltabrechnung für Mai 2022 nur noch den unterbliebenen Beitragsabzug für die Monate April, März und Februar 2022 nachholen. Für die Monate davor übernimmt der Arbeitgeber auch die Arbeitnehmeranteile an den Sozialversicherungsbeiträgen.

Lohnsteuerlich müssen die Entgeltabrechnungen ab Januar 2022 berichtigt werden. Der Arbeitgeber kann die daraus resultierende höhere Lohnsteuer vom Arbeitslohn des Arbeitnehmers einbehalten.

Die für 2021 bereits an das Finanzamt übermittelte Lohnsteuerbescheinigung ist ausschließlich hinsichtlich der steuerpflichtigen Einkünfte des Arbeitnehmers zu berichtigen und dem Finanzamt erneut zu übermitteln. Der Lohnsteuerabzug darf nicht korrigiert werden. Stattdessen zeigt der Arbeitgeber den unterbliebenen Lohnsteuerabzug für 2021 dem Finanzamt mit einer haftungsbefreienden Anzeige an.