Als Arbeitgeber müssen Sie sich den Sozialversicherungsausweis oder das entsprechende Schreiben zu Beginn einer Beschäftigung vorlegen lassen.

Jeder Bundesbürger erhält in der Regel bei der Aufnahme einer sozialversicherungspflichtigen Arbeit (seit 2005 bereits bei Geburt) eine zwölfstellige Rentenversicherungsnummer fürs ganze Leben. Sie ändert sich nie und bescheinigt die Zugehörigkeit zur Rentenversicherung. 

Ist die Rentenversicherungsnummer nicht vorhanden, wird die Nummer vergeben, wenn Sie einen Mitarbeiter erstmalig bei der Sozialversicherung anmelden. Früher bekam jeder Arbeitnehmer dann den Sozialversicherungsausweis zugeschickt. Auf ihm standen unter anderem die Versicherungsnummer, der vollständige Name und der Geburtsname. Seit Januar 2011 ist der Ausweis in früherer Form entfallen. Ein Schreiben des Rentenversicherungsträgers mit den entsprechenden Angaben ersetzt ihn.

Der Sozialversicherungsausweis sollte helfen, die Schwarzarbeit zu bekämpfen und den Missbrauch von Sozialleistungen erschweren. Daher muss jeder Mitarbeiter zu Beginn einer Beschäftigung den Ausweis oder das Schreiben vorlegen. Durch den seit 1. Januar 2017 auf dem Sozialversicherungsausweis vorhandenen maschinenlesbaren Code können die Ausweisdaten sicher in die Entgeltabrechnung übernommen werden.

Besteht eine Mit­füh­rungs­pflicht?

In einigen Branchen müssen die Beschäftigten ständig ein Dokument bei sich führen, mit dem sie sich gegenüber dem Zoll ausweisen können. Früher war das der Sozialversicherungsausweis. Heute reicht ein Personalausweis, Pass, Passersatz oder Ausweisersatz. Dieses Dokument müssen sie auf Verlangen dem Zoll vorlegen. Als Arbeitgeber müssen Sie nachweisen können, dass Sie Ihre Mitarbeiter schriftlich darauf hingewiesen haben, dass sie ein solches Dokument bei der Arbeit bei sich tragen müssen. 

Das gilt für folgende Branchen: 

  • Baugewerbe
  • Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
  • Personenbeförderungsgewerbe
  • Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe
  • Schaustellergewerbe
  • Unternehmen der Forstwirtschaft
  • Gebäudereinigungsgewerbe
  • Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
  • Fleischwirtschaft

Wie kann man einen neuen Ausweis be­an­tra­gen?

Haben sich personenbezogene Daten geändert, ist der Ausweis verloren gegangen oder nicht mehr brauchbar, stellt der Rentenversicherungsträger  einen neuen Ausweis aus. Dafür muss der Beschäftigte bei seiner Krankenkasse einen Antrag stellen - ein Anruf genügt in der Regel. Die Krankenkasse nimmt die Daten auf und leitet sie an den Rentenversicherungsträger weiter. Den TK-Firmenkundenservice erreichen Sie unter der Telefonnummer: 040-460 66 10 20.

Der neue Ausweis beziehungsweise das Schreiben des Rentenversicherungsträgers wird dem Beschäftigten direkt zugeschickt. Die Bearbeitung kann mehrere Wochen in Anspruch nehmen. Bitte haben Sie daher etwas Geduld.