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Nach­träg­liche Korrektur der Entgel­tab­rech­nung: Wann Arbeit­geber Beiträge nach­for­dern dürfen

Bei Betriebsprüfungen wird immer wieder festgestellt, dass Sozialversicherungsbeiträge nachgefordert werden müssen. Allerdings ist der Einbehalt des Arbeitnehmeranteils nachträglich nur sehr begrenzt möglich.

Bei Betriebsprüfungen kann es dazu kommen, dass Sozialversicherungsbeiträge nicht oder zu wenig gezahlt wurden. Dies wiederum führt zu Beitragsnachforderungen. Nicht immer liegt dabei die gesamte Beitragslast beim Arbeitgeber. In begrenztem Umfang ist auch ein nachträglicher Einbehalt der Arbeitnehmeranteile möglich.

Für welche Zeiträume dürfen Arbeitnehmeranteile rückwirkend einbehalten werden?

Grundsätzlich können Arbeitgeber die Arbeitnehmeranteile für die letzten drei abgerechneten Entgeltabrechnungszeiträume nachträglich einbehalten. Wird also z. B. bei der Lohnabrechnung für den September festgestellt, dass zu wenig Beiträge entrichtet wurden, können mit der September-Abrechnung noch die Arbeitnehmeranteile für die Monate August, Juli und Juni einbehalten werden. Darüber hinaus ist der nachträgliche Einbehalt nur in sehr eng begrenztem Rahmen möglich.

In welchen Fällen dürfen auch länger zurückliegende Beiträge nachgefordert werden?

Das ist nur möglich, wenn die Beitragszahlung ohne Schuld des Arbeitgebers unterblieben ist, ein bloßes Versehen reicht nicht aus. Ein Arbeitgeberverschulden liegt bereits vor, wenn er sich bei der Beurteilung der Versicherungs- und Beitragspflicht nicht sicher ist und sich keine Auskunft von den Einzugsstellen holt. Kein Verschulden liegt dagegen vor, wenn er eine falsche Auskunft vom Versicherungsträger erhält oder wenn seine Beschäftigten falsche oder unvollständige Angaben - zum Beispiel im Personalfragebogen - machen und damit ihre Mitwirkungspflichten verletzen.

Was dürfen Arbeitgeber bei Verletzung der Mitwirkungspflichten nachfordern?

Bei vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Verletzung der Mitwirkungspflicht durch Beschäftigte besteht für den Arbeitgeber ein Rückforderungsrecht auch außerhalb der Entgeltabrechnung. Das ist selbst bei einem beendeten Beschäftigungsverhältnis noch zulässig.

Wie ist es, wenn Arbeitsentgelt nachgezahlt wird?

Wenn Arbeitsentgelt nachgezahlt werden muss, zum Beispiel weil eine tarifvertragliche Gehaltserhöhung rückwirkend greift, handelt sich nicht um unterbliebene Abzüge. Das gilt unabhängig davon, aus welchem Grund die Nachzahlung erfolgt. Für die zurückliegende Zeit wird der Beitrag so nachgezahlt, als wäre das erhöhte Arbeitsentgelt pünktlich ausgezahlt worden. Dabei können auch die Arbeitnehmeranteile so einbehalten werden, wie es bei rechtzeitiger Zahlung erfolgt wäre.

Gelten für Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuer unterschiedliche Rückforderungsfristen?

Ja, mehr dazu erfahren Sie in unserem Artikel:

Weitere Informationen: Beitragsberechnung