Stellt ein Arbeitgeber während der Auswärtstätigkeit eines Mitarbeiters diesem Mahlzeiten zur Verfügung, für die der Sachbezugswert angesetzt werden muss, ist der Großbuchstabe "M" im Lohnkonto aufzuzeichnen. In der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung muss er ebenfalls bescheinigt werden.

Auswärtstätigkeit bedeutet in diesem Zusammenhang

  • während einer beruflichen Tätigkeit
  • außerhalb der Wohnung und 
  • der ersten Tätigkeitsstätte oder
  • im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung.

Die Pflicht zur Aufzeichnung und Bescheinigung gilt unabhängig von der Anzahl der bereitgestellten Mahlzeiten pro Kalenderjahr. Es kommt auch nicht darauf an, ob die Besteuerung der Mahlzeiten ausgeschlossen ist oder ob die Mahlzeiten pauschal oder individuell besteuert wurden (BMF-Schreiben v. 24.10.2014 zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts).

Übergangsregelung bis Ende 2018

Seitdem die Aufzeichnungspflicht 2014 eingeführt wurde, galt eine immer wieder verlängerte - und vom Betriebsstättenfinanzamt abhängige - Ausnahme- beziehungsweise Übergangsregelung. Diese Regelung ist jetzt abgelaufen: und zwar endgültig zum 31. Dezember 2018.

Seit dem 1. Januar 2019 muss die Kennzeichnung "M" eingetragen werden.

In welchen Fällen ist die Kennzeichnung "M" im Lohnkonto nicht erforderlich?

Für Mahlzeiten,

  • die vom Arbeitgeber gewährt werden und
  • die keinen Arbeitslohn darstellen oder
  • die mehr als 60 Euro kosten (Sachbezugswert ist dann nicht anzusetzen),

muss die Kennzeichnung "M" im Lohnkonto und in der Lohnsteuerbescheinigung nicht angegeben werden.

Wann müssen die Sachbezugswerte angesetzt werden?

Arbeitstägliche Mahlzeiten

Die Sachbezugswerte müssen angesetzt werden, wenn die Mahlzeiten

  • durch eine Kantine oder Gaststätte bereitgestellt werden, die vom Arbeitgeber selbst betrieben wird.
  • in einer Einrichtung bereitgestellt werden, die zwar vom Arbeitgeber nicht selbst betrieben wird, für die er aber Barzuschüsse oder andere Verbilligungen vertraglich vereinbart hat.

Zahlt der Mitarbeiter einen geringeren Brutto-Preis als der entsprechende Sachbezugswert, ist ein geldwerter Vorteil als Arbeitslohn zu erfassen.

Essensgutscheine

Gibt ein Arbeitgeber an die Mitarbeiter Essensmarken, -gutscheine oder -schecks aus, muss die entsprechende Mahlzeit mit dem Sachbezugswert bewertet werden. Und zwar, wenn

  • tatsächlich eine Mahlzeit abgegeben wird,
  • für jede Mahlzeit nur ein Essensgutschein täglich in Anspruch genommen wird und wenn
  • der Verrechnungswert des Essensgutscheins den Sachbezugswert um maximal 3,10 Euro überschreitet. Für 2019 bedeutet das: Der Gutschein darf maximal 6,40 Euro wert sein.

Im BMF-Schreiben vom 24. Februar 2016 nimmt das Bundesfinanzministerium (BMF) außerdem Bezug auf die Verwendung von elektronischen Essensgutscheinen.

Auswärtstätigkeiten

Die Sachbezugswerte gelten auch für Mahlzeiten, die einem Mitarbeiter während einer beruflichen Auswärtstätigkeit zur Verfügung gestellt werden - vorausgesetzt, die Mahlzeit kostet nicht mehr als 60 Euro.

Die Besteuerung als Arbeitslohn ist ausgeschlossen, wenn der Mitarbeiter für die Auswärtstätigkeit auch eine Verpflegungspauschale geltend machen würde: nämlich bei einer über-achtstündigen Abwesenheit und bei mehrtägigen Reisen. Der Sachbezugswert kann nur angesetzt werden, wenn die Auswärtstätigkeit eintägig ist und unter acht Stunden dauert.

Wie hoch sind die Sachbezugswerte für 2019?

Die aktuellen Sachbezugswerte finden Sie im TK-Firmenkundenportal .