Sie entsenden in die USA? Kein Problem! Das Wich­tigste zu jedem Land in unserer Serie

In unserer Serie zum Thema Entsendung stellen wir Ihnen dieses Mal die USA vor. Wir geben Ihnen hilfreiche Tipps, wenn Sie Ihre Mitarbeitenden dorthin entsenden möchten.

Die Vereinigten Staaten von Amerika waren 2022 neben China einer der wichtigsten Handelspartner Deutschlands. Deutsche Unternehmen gelten mit circa 885.000 Arbeitsplätzen als drittgrößter ausländischer Arbeitgeber in den USA. 

Entsprechend rücken Mitarbeiterentsendungen immer mehr in den Fokus. Doch welche Vorschriften gelten für die Beantragung eines Visums? Und was ist sozialversicherungsrechtlich zu beachten? Wir haben für Sie einen Überblick über die wichtigsten Regelungen, Informationsquellen und Fachbegriffe zusammengestellt.

Visumfreie Anreise für kurze Besuche

In der Regel dürfen deutsche Bürger im Rahmen des Visa Waiver Programs visumfrei in die USA reisen. Bedingung: Man hält sich höchstens 90 Tage dort auf und kommt aus geschäftlichen oder touristischen Gründen (als "Besucher").

Über das Electronic System for Travel Authorization (ESTA), ein elektronisches Reisegenehmigungssystem, können Reisende im Vorfeld einen Online-Antrag dafür stellen. Das Bewerbungsformular finden Sie auf der Internetseite des Department of Homeland Security. 

Für die vereinfachte Einreiseerlaubnis über das ESTA-Verfahren benötigen Reisende einen elektronischen Reisepass (ePass). Außerdem gelten Beschränkungen für jene, die nach dem 1. März 2011 die Länder Syrien, Irak, Iran, Sudan, Libyen, Jemen oder Somalia bereist haben.

Wichtig: Der Antrag für das ESTA-Verfahren sollte spätestens 72 Stunden vor Abflug vorliegen. Ohne eine im Vorfeld beantragte Einreisegenehmigung kann der Flug voraussichtlich nicht angetreten werden. 

Visakategorien bei Entsendungen

Bei Entsendungen kommt die visumfreie Einreise häufig nicht in Frage. Dann ist die Wahl des geeigneten Visums von großer Bedeutung, da es verschiedene Arten von Visa gibt. Die jeweiligen Visa-Kategorien und Bedingungen sind auf der Website der US-Regierung aufgeführt. 

Für Arbeitgeber ist es empfehlenswert, sich rechtzeitig um das richtige Visum zu kümmern. Dabei können sie sich an den diesen Faktoren orientieren:

  • Dauer der Entsendung
  • Qualifikation der Mitarbeitenden
  • Zukünftige Aufgaben in den USA
  • Staatsangehörigkeit des Unternehmens und der angestellten Person
  • Dauer der Unternehmenszugehörigkeit sowie die vertragliche Bindung zum Unternehmen
  • Größe und Tätigkeitsschwerpunkt des Unternehmens
  • Anzahl der zu entsendenden Mitarbeitenden.

Folgende Visa-Kategorien gibt es:

B-Visum mit Sonderregelung

Diese Regelung erlaubt die Einreise von Personen mit speziellem Know-how, beispielsweise für die Montage, Wartung oder Einarbeitung rund um Maschinen, die aus Deutschland stammen.

L-Visum

Bei der Versetzung von Mitarbeitenden innerhalb einer Firmengruppe kommt das L-Visum zum Einsatz.

E-Visum

Visa der E-Kategorie werden auch Handelsvisa (Treaty Trader Visa) genannt. E-Visa sind unternehmensgebunden und ermöglichen die Arbeitsaufnahme in einem US-Unternehmen. Sie sind unbegrenzt verlängerbar und kommen für Angestellte und für Selbstständige in Frage. Darüber hinaus gelten weitere Voraussetzungen.

H-B1-Visum

Für Angestellte, die einen Beruf mit hoch spezialisierter Fachkenntnis ausüben, ist die Beantragung eines H-B1-Visums möglich. Hierfür bedarf es den Nachweis eines akademischen Abschlusses und entsprechender Arbeitserfahrung. Diese Arbeitserlaubnis ist allerdings stark limitiert und unterliegt strengsten Kriterien.

Sozialversicherung

Deutschland hat mit den USA ein Sozialversicherungsabkommen in der Rentenversicherung abgeschlossen. Durch das Abkommen wird vermieden, dass Personen, die im jeweils anderen Staat arbeiten, in das dortige Sozialversicherungssystem wechseln oder doppelt Beiträge zahlen müssen. 

Da das Sozialversicherungsabkommen zwischen Deutschland und den USA allerdings nur für die Rentenversicherung gilt, können in den nicht erfassten Zweigen zusätzlich Beiträge im Beschäftigungsstaat fällig werden.

Fragebogen zur Entsendung

Bei Entsendungen in die USA können deutsche Rechtsvorschriften weiterhin gelten, wenn die Bedingungen der Ausstrahlung erfüllt sind. Um dies zu prüfen, senden Sie den ausgefüllten Fragebogen D/USA 101 an den zuständigen Sozialversicherungsträger. Den Fragebogen stellt die DVKA (Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung - Ausland) zur Verfügung.

Gilt deutsches Recht nicht, zum Beispiel weil die Bedingungen der Ausstrahlung nicht erfüllt sind, kann eine zusätzliche Absicherung in Deutschland sinnvoll sein - beispielsweise über eine freiwillige Weiterversicherung in den Zweigen der deutschen Sozialversicherung.

Ansprechpartner und Links

Im Folgenden finden Sie eine Auswahl offizieller deutscher und US-amerikanischer Seiten, die Ihnen zusätzliche Informationen über die USA und Tipps rund um den US-Aufenthalt liefern. 

  • Die diplomatischen Vertretungen der USA in Deutschland stellen in Berlin, Frankfurt und München Nicht-Einwanderungsvisa aus. Wer dort vorspricht, darf weder Mobiltelefone noch USB-Sticks oder Codeschlüssel mit in die Botschaft nehmen. Es ist ratsam, im Vorfeld unbedingt auf der Internetseite die Liste der verbotenen Gegenstände nachzulesen.
  • Auf der Website des Business Visa Center wird das Visaantragsverfahren für in den USA ansässige Firmen erklärt, die Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner in die USA einladen möchten.
  • Deutsche Vertretungen in den USA: Die Seite germany.info ist eine gemeinsame Publikation des Pressereferats der Deutschen Botschaft Washington, des Deutschlandzentrums und der acht deutschen Generalkonsulate in den USA.